Закупочная логистика в компании

Каждый крупный магазин имеет структуру (или, по крайней мере, должностное лицо), организующую логистический процесс закупок. В Торговом Доме «Библио-Глобус» — это коммерческая служба, деятельность которой строится на основе философии Торговый Дом «Библио-Глобус» и его маркетинговой стратегии.

Основными функциями коммерческой службы являются формирование эффективных договорных взаимоотношений с поставщиками и обеспечение непрерывного пополнения и обновления ассортимента.

Формирование эффективных взаимоотношений с поставщиками, отвечающих интересам обеих сторон, — основа закупочной политики Торговый Дом «Библио-Глобус». При этом отношения с партнерами строятся в соответствии со следующими логистическими принципами:

• — общаться с поставщиками так же предупредительно и доброжелательно, как и с клиентами фирмы;
• — демонстрировать общность интересов;
• — знакомить поставщиков с задачами Торговый Дом «Библио-Глобус» и быть в курсе их деловых проблем;
• — проявлять готовность помочь в случае возникновения проблем у поставщика;
• — соблюдать принятые на себя обязательства;
• — учитывать в деловой практике интересы поставщика.

В ходе переговоров и при заключении договоров с поставщиками разъясняются основные логистические принципы их совместной работы с «Библио-Глобусом»:

• — обмен информацией (прайс-лист, перспективная информация, маркетинговые предложения) в едином электронном формате;
• — поставка товара с предварительной электронной накладной установленной формы;
• — поставка «с колес», минуя склад, на основе разработанных стандартов наличия товаров в торговом зале;
• — метод автозаказа;
• — сканирование по издательскому штриховому коду при приемке товара и оплате покупки;
• — осуществление предпродажной подготовки поставщиком: распаковка пачек, проставление розничной цены, наклейка защитных этикеток на продукцию.

В зависимости от объема и частоты поставок совместно с поставщиком разрабатывается график завоза, который помогает распределить нагрузку при приемке и ускорить поступление товаров в продажу.

Следует отметить, что еще не все поставщики понимают необходимость и преимущества использования новых технологий, хотя большинство из них перешло на электронную форму общения.

Важным направлением закупочной логистики является логистика ценообразования на книжные товары. При этом используются следующие методы работы:

• — гарантия оплаты и распространения Торговый Дом «Библио-Глобус» части тиража для получения значительной (до 30%) скидки от отпускной цены издательства;
• — предоставление поставщиком дополнительной скидки от отпускной цены на предпродажную подготовку для сохранения доступных розничных цен;
• — постоянный анализ внешнего окружения и отслеживание негативных или положительных тенденций на книжном рынке;
• — совместные усилия Торгового Дома «Библио-Глобус» и издателей по совершенствованию работы всех звеньев логистической цепи книгоиздание — книгораспространение;
• — поддержание оптимальных розничных цен. Применяются следующие виды расчетов с поставщиками: по факту поставки за высокорентабельный товар с целью получения от поставщика максимальной скидки;
• — предоплата с целью получения от поставщика максимальной скидки, а также гарантии резервирования за Торговый Дом заказанного количества.

Одной из основных обязанностей менеджеров коммерческой службы является постоянный контроль за оборачиваемостью товарных запасов.

Возврат устаревшей, а также нереализованной продукции производится группой по связям с поставщиками на основе анализа товарных запасов. Ускорение товарооборачиваемости повышает эффективность использования торговых площадей и уменьшает затраты на хранение товаров.

Снижение товарных запасов достигается, в частности, путем перехода на поставку по схеме «поставщик — торговый зал».

Поступление товаров в Торговый Дом «Библио-Глобус» может осуществляться по следующим логистическим цепям:

• 1. Поставщик — склад Торговый Дом — торговый зал Торговый Дом. В данном варианте прием товара осуществляют работники склада. Книги поступают в упаковке без предпродажной подготовки.
• 2. Поставщик — торговый зал. Данный способ имеет очевидные преимущества по сравнению с предыдущим. Прием товара производится работником торгового зала с помощью лазерных сканеров по штриховому коду. Товары поступают с полной предпродажной подготовкой и в распакованном виде. Поставщик привозит заказ в установленное время в количестве так называемого «стандарта торгового зала». Информацию о требуемом количестве поставщик получает от магазина по электронной почте.

Логистическая цепь поставок «поставщик — торговый зал» имеет следующие преимущества:

• — существенно сокращается время, требуемое для поступления товаров в торговый зал, так как товары минуют логистическое звено «склад»;
• — нет необходимости создавать запасы на складе, что высвобождает складские площади, повышает оборачиваемость товаров;
• — возможно сокращение численности работников склада, что сокращает расходы.

При этом главная задача менеджера по закупкам — правильно рассчитать и проставить «стандарт торгового зала», т. е. минимальное количество экземпляров книги, которое должно находиться в торговом зале для ее бесперебойной продажи. При достижении этого порогового значения происходит автоматический заказ издания у поставщика. Стандарт должен периодически корректироваться в зависимости от колебаний спроса и других факторов. Для эффективного планирования потока товаров необходимы точные прогнозы, которые дают возможность предотвращать возникновение «узких мест» в продвижении потока книжных товаров по логистической цепочке. Задача прогнозирования — предсказать ассортиментные (сколько и чего) и временные (когда) параметры спроса для планирования на их основе закупочной деятельности.

Информация является ключевым инструментом совершенствования бизнес-процессов в закупочной логистике. Необходимо добиваться того, чтобы между поставщиком, Торговый Дом «Библио-Глобус» и его покупателями была прямая информационная связь, обеспечивающая обмен данными. Использование информационных сетей привело бы к сокращению времени на оформление заказа и доставку товара покупателю. Чем быстрее товар пройдет все логистические звенья и операции, тем быстрее он будет продан.

Любое предприятие должно постоянно совершенствовать свою деятельность, поэтому Торговый Дом «Библио-Глобус» стремиться улучшать закупочную логистику в следующих направлениях:

• 1. Свести к минимуму заказ одних и тех же названий у разных поставщиков и одновременно, что вызывает наличие одинаковых книг с разными ценами.
• 2. Заказывать товары у поставщиков с наиболее низкими ценами.
• 3. Усилить контроль выполнения поставщиками договорных обязательств.
• 4. Совершенствовать методы изучения предложения товаров поставщиками и спроса покупателей Торговый Дом «Библио-Глобус».
• 5. Своевременно производить возврат товаров с истекшим по договору сроком реализации, тем самым высвобождая складские и торговые площади для других товаров.
• 6. Более оперативно и точно проводить списание проданных товарных единиц с остатков торгового зала.
• 7. Увеличивать количество поставщиков, работающих по логистической схеме «поставщик — торговый зал».
• 8. Улучшить поступление перспективной информации о готовящихся к выпуску и заказанных Торговый Дом книгах.
• 9. Минимизировать товарные запасы на складе и улучшить контроль за их состоянием.