Организация закупочной деятельности

Организация закупочной деятельности

Важными проблемами закупочной деятельности являются: определение оптимального числа поставщиков, поиск потенциальных поставщиков и выбор оптимального, наиболее квалифицированного из них. Организация может работать с единственным поставщиком. Этот вариант обеспечивает следующие преимущества:

• — стремление добиться прочных взаимоотношений;
• — ценовые скидки при размещении крупных заказов;
• — более легкие коммуникации и процедуры для регулярно размещаемых заказов;
• — меньший диапазон отклонений в характеристиках материалов и их поставках.

Обычно организации взаимодействуют с несколькими поставщиками одного и того же материала. Преимущества использования нескольких источников материалов заключаются в следующем:

• — конкуренция между поставщиками, приводящая к снижению цен;
• — снижение вероятности сбоев в поставке;
• — обеспечение доступа к большему объему информации;
• — более легкое удовлетворение меняющегося спроса.

В логистике существует положение, что плохой поставщик может вызвать гораздо больше проблем, чем плохие материалы. Поэтому в большинстве организаций имеется база данных компетентных надежных поставщиков. Однако, для нового продукта зачастую требуются и новые поставщики. Выбор поставщиков конкретного вида материальных ресурсов включает следующие действия: поиск потенциальных поставщиков, анализ выявленных поставщиков, оценку результатов работы с выбранными поставщиками и установление их рейтинга.

В процессе поиска потенциальных поставщиков логистический менеджер может использовать следующие способы:

• 1. Изучение рекламных материалов в СМИ, Интернет и фирменных каталогах.
• 2. Посещение выставок и ярмарок, торговых представительств, конгрессов и семинаров для установления прямых контактов.
• 3. Объявление конкурса (тендера).
• 4. Письменные переговоры между поставщиком и потребителем.
• 5. Опрос общественного мнения (банки, торговые организации, аналитические и информационные агентства, государственные органы надзора). поставщик закупка тендер складирование

Поступающая информация позволяет провести анализ поставщиков на основании специальных критериев, позволяющих осуществить отбор приемлемых поставщиков. Количество критериев может варьироваться от одного до несколько десятков. Все зависит от стратегических и тактических целей организации, которая сама определяет эти критерии. К числу важнейших критериев выбора поставщика относятся: цена и качество поставляемых материалов, условия и сервис, то есть надежность и стабильность поставок. Эти факторы влияют на прибыль производителя (потребителя). Кроме них, в анализе используют следующие параметры поставщика:

• — время выполнения заказа и его стабильность;
• — доля своевременных поставок и доля продукции, имеющейся в запасе;
• — возможности складирования и экспедирования продукции;
• — удобство размещения заказа и коммуникации;
• — техническая спецификация и спецификация качества;
• — прошлый опыт взаимодействия с поставщиком.

При получении одинаковых критериев у нескольких поставщиков и для получения наиболее выгодных условий поставок, могут использоваться дополнительные критерии:

• — финансовые условия
• — способность поставщика предоставлять рассрочку платежа и ценовые скидки;
• — дислокация (близость поставщика), послепродажное обслуживание и обучение пользователей;
• — обеспечение оборудования запасными частями, возврат некондиционных товаров;
• — наличие у поставщика резервных мощностей и складских помещений;
• — конкурентоспособность и уровень используемой техники и технологии;
• — уровень организации управления качеством продукции у поставщика;
• — финансовая устойчивость поставщика, подтвержденная независимым аудитором;
• — имидж (репутация) поставщика в глазах общественности, его доброжелательность, способность к сотрудничеству и длительным партнерским отношениям;
• — уровень риска и отсутствие негативного влияния на окружающую среду;
• — уровень квалификации сотрудников, их социальный статус, психологический климат в коллективе и риск забастовок у поставщика.

Одной и наиболее эффективных форм выбора оптимального поставщика являются конкурсные торги (тендеры). Они проводятся с целью покупки большой партии МР или заключения долгосрочного контракта на поставку. Поставщики, желающие принять участие в конкурсе, направляют пакет предложений по поставке МР в тендерный комитет, который рассматривает эти предложения на закрытом заседании. После его завершения объявляется победитель конкурсных торгов, получающий контракт на поставку. Им признается участник, представивший наиболее выгодные условия поставки.

При выборе источника закупки (поставщика) следует также помнить о виде транспорта и перевозчике, если согласно договору обязанность доставки не возлагается на поставщика. В результате анализа потенциальных поставщиков формируется перечень конкретных поставщиков, с которыми проводится работа по заключению договорных отношений. Список поставщиков обычно составляется по каждому конкретному виду поставляемых материалов. После этого остается установить контакт с соответствующими предприятиями и получить от них предложения по цене и срокам поставки. Большинство организаций проводит мониторинг деятельности своих поставщиков. Это называется рейтингом поставщиков. Для расчета рейтинга поставщика на основе результатов его предыдущей работы разрабатывается специальная шкала оценок, в которой указывается значимость критериев в порядке убывания, удельный вес критерия с позиции потребителя и оценка значимости критерия с позиции поставщика по 10-балльной шкале. Итоговая оценка критерия потребителем представляет собой произведение предыдущих двух оценок. Рейтинг поставщика — это сумма оценок каждого критерия потребителем (табл. 1).

Таблица 1. Определение рейтинга поставщика.

Рейтинги рассчитываются для разных поставщиков, сравниваются и выбирается оптимальный поставщик, имеющий максимальный рейтинг.

Важным фактором является лояльность поставщика, обеспечивающая добрые отношения между поставщиком и покупателем (организацией). Специалисты по логистике утверждают, что «ни одна компания не может выйти на мировой уровень, если она регулярно не оценивает уровень удовлетворения своих ключевых поставщиков и пытается постоянно улучшать отношения с ними» .