Технология организации презентаций и пресс-туров

Понятие и виды презентаций

презентация связь общественность Презентация, от лат. praesentatio — первоначально означало «представление, предъявление переводного векселя лицу, обязанному совершить платёж (трассату)». Позднее смысл этого термина расширился и стал включать «общественное представление чего-либо нового, недавно появившегося, созданного, например: книги, журнала, кинофильма, телепрограммы, организации».

Итак, презентация есть представление общественности чего-то нового, с определенными целями. Яковлев И. Паблик рилейшнз в организациях.- СПб., 1995. — С.103.

Презентации бывают следующих видов:

• · презентация общественной организации (фирмы, акционерного общества, корпорации и т. п.). Целями такой презентации являются: создание имиджа фирмы среди деловых кругов, создание или воссоздание благоприятного образа фирмы, реклама имени фирмы. По сути своей такая презентация является частью рекламной кампании организации.
• · презентация товара. Цели такой презентации ясны: создание знания о новой марке, товаре или услуге на целевом рынке, ознакомление потребителей с новыми возможностями товара, расписания магазина и т. д., достижение предпочтения марке и т. п.
• · презентация проекта. Цель этого вида презентации — информирование людей о каком-либо проекте, определение обратной реакции к проекту, поиск заинтересованных в поддержке разработки и реализации проекта. Этот вид презентации наиболее требователен к форме подачи, содержанию и подготовке, так как предполагает убеждение аудитории в необходимости осуществления разработки или воплощения проекта.
• · презентация объема и содержания выполненных работ (отчет). Цель — ознакомить, предоставить определенной узкой группе людей результаты работ. Такая презентация менее требовательна к выполнению определенных правил подготовки и вполне может быть спонтанной, если необходимые данные у вас под рукой и содержатся в полном порядке.
• · презентация плана будущих работ. Такая презентация аналогична предыдущему виду презентаций, только объект здесь будущие работы организации или личности. Целями её могут являться: информирование определенного круга лиц о намеченных работах, описание намеченных работ с целью подвержения объекта презентации критическому анализу и изменению. Блэк С.

  Введение

  в паблик рилейшнз. Ростов-на-Дону: Феникс, 1998 — С.271

Невозможно приспособиться к различным ситуациям не определив типа презентации.

В зависимости от того, что нам нужно представить, презентации можно разделить по разным основаниям на несколько групп.

Презентация общественной организации (фирмы, акционерного общества, корпорации и т. п.). Целью такой презентации, прежде всего, является создание имиджа этой организации.

Презентация коммерческой организации или брэнда. Цели такой презентации ясны: создать осведомленность о марке, создание имиджа, демонстрация своих преимуществ перед конкурентами, заявить о своем существовании, основная и конечная цель увеличение прибыли.

И в тех и в других организациях могут быть внутренние и внешние презентации.

Внутренняя презентация — проводиться в рамках одной организации (один из сотрудников обращается к своим коллегам.). Они в свою очередь делятся на «восходящие (подчиненные что-либо представляют вышестоящим по служебной лестнице сотрудникам организации) и «нисходящие» (выступление руководства).

Внешняя — подается аудитории вне организации, которую представляет коммуникатор. Такая презентация требует гораздо более тщательного планирования, чем внутренняя.

Кроме того, они бывают проактивными и интерактивными:

Проактивная презентация — презентатор предвидит результат и принимает меры, чтобы его обеспечить. Все зависит от принятых ранее решений, а не от развивающейся каким-то образом ситуации. Главное действующее лицо это ведущий или выступающий. Именно такая форма предпочтительна для внешних презентаций с большой или средней аудиторией.

Интерактивная презентация — «докладчик и аудитория взаимодействуют на равных». Происходит обмен информацией. Ситуация соответственно может корректировать по ходу дела в зависимости от выдвинутых аудиторией предложений, идей, реакций. Такой тип презентации хорош для маленьких аудиторий. Паблик рилейшнз. Связи с общественностью в сфере бизнеса. М.:1999 — С. 98.

Разновидностью презентации с приглашением представителей СМИ и развёрнутой программой для них выступает пресс-тур.

При организации полномасштабного пресс-тура в регион следует продумать следующие блоки мероприятий, не забыв определить ответственных за их проведение:

• · встреча на вокзале или в аэропорту, размещение, инструктивная встреча с изложением деталей пребывания в республике, области, городе;
• · сопровождение журналистов по всему маршруту пресс-тура;
• · о питание, вечерний досуг, культурная программа;
• · встреча с представителями исполнительной и законодательной ветвей власти;
• · посещение профильных для тематики пресс-тура и наиболее интересных объектов республики, области, города; знакомство с их социально-экономическим развитием;
• · заключительная встреча, подведение итогов поездки, проводы на вокзал или в аэропорт.

Будете ли вы приглашать журналистов поодиночке, обратитесь ли за помощью в структуры Союза журналистов или PR-агентство, все равно готовьтесь ответить на следующие вопросы:

• · теми уточненная программа пресс-тура,
• · количество журналистов, которых вы можете принять в ходе пресс-тура,
• · место сбора журналистов перед отъездом,
• · транспорт и маршрут следования,
• · место и условия размещения,
• · даты и время отъезда-приезда,
• · гарантии безопасности (если речь идет о «горячем» регионе).

Если вы заказываете пресс-тур и финансируете его организацию, то вправе поставить и свои вопросы:

• · как будет осуществляться маркетинг СМИ и подбор журналистов?
• · кто сопровождает журналистов и координирует их деятельность со стороны организаторов поездки?
• · способны ли организаторы предложить дополнительное информационное обеспечение пресс-тура (подготовки распространение в широких кругах СМИ отчетных материалов о поездке, проведение пресс-конференции по итогам пресс-тура и т. д.)