Система управления или финансовая система?

Обычно управление тесно увязывают с финансовым учетом. Учет в России достаточно сложен. Первое, что необходимо сделать, приступая к автоматизации, нужно предельно конкретизировать цель. Если узкое место находится именно в сфере учета, то не имеет смысла покупать комплексную систему автоматизации. Нужно решать проблему там, где она существует, так как задачи управления торговым процессом и учета во многом противоположны. Также во многом противоположны задачи получения максимальной прибыли и уплаты наиболее правильных налогов. Поэтому в первую очередь необходимо разрешить основной конфликт. Чем необходимо заниматься: автоматизацией учета или управлением процессом продаж? В розничной торговле, к сожалению, разница между двумя этими задачами, к сожалению, сильно завуалирована. Система управления торговым залом в большей степени похожа на управление конвейером, на системы АСУ. При этом на производстве никому не придет в голову попытаться использовать финансовую систему для управления конвейером, а вот в розничной торговле это очень распространенная идея: управлять процессом торговли при помощи бухгалтерской или финансовой системы. Естественно, что результат в таком случае будет неудовлетворителен. Специалисты по управлению часто называют финансовый учет «посмертным». Он фиксирует только то, что уже произошло, состоялось и не может быть изменено. С другой стороны, финансовая система одинаково равнодушно фиксирует как прибыль, так и убытки, в то время как система управления рассчитана как раз на то, чтобы иметь прибыль и не иметь убытков. В этом огромная разница между ними.

Система управления абсолютно необходима в условиях оптимизации управления и в условиях жесткой конкуренции. Поэтому ее внедрение особенно эффективно в случае, если имеется сеть розничных магазинов. Для отдельного магазина это имеет смысл только в том случае, если он работает в условиях жесткой конкуренции. Когда конкуренции нет, то внедрение такой системы может быть преждевременным, так же как и организация новых форматов торговли, например, дисконтов, поскольку самой эффективной формой торговли является супермаркет, и до тех пор, пока нет достаточного количества супермаркетов, переходить к дисконтам нелогично.

Тем не менее, нельзя навязывать любому предприятию систему управления. Если узкое место в данный момент находится в области учета, то нужно решать именно эту задачу. Финансовая система может помочь снизить издержки, оптимизировать налогообложение. В то же время она плохо справляется с оперативным учетом: точные данные бухгалтерия имеет не ранее 20-го числа следующего месяца. Все законодательство рассчитано именно на это. А без оперативного учета не только велик риск увеличения потерь, но и вообще невозможно принимать управленческие решения.

Решение задачи автоматизации торгового предприятия может заключаться в последовательном устранении узких мест. Руководителю важно, научившись справляться с проблемами одного рода, суметь переключиться в случае необходимости на новую проблему, на новое узкое место, тормозящее развитие предприятия.