Средства электронного общения

В последнее десятилетие или два развитие технологии преобразовало способы вербального общения людей во время работы. В частности, три вида технологии произвели революцию в организационном общении — видеотерминалы, электронная почта и голосовые сообщения.

Видеотерминалы. В современном офисе видеотерминал (VDT), подсоединенный к компьютеру, заменил беспорядочные кипы бумаг на столах служащих. Несмотря на то что компьютеры намного повысили производительность офисной работы, в их использовании существуют и скрытые издержки. Офисные работники вынуждены выполнять свою работу, сидя весь день перед экраном монитора, и лишены возможности общения с людьми, особенно если их рабочее место — маленькое пространство, отгороженное высокими перегородками.

Когда контакт между менеджерами и подчиненными ограничен, возможности личных контактов для решения проблем могут быть потеряны. Возникает парадоксальная ситуация: та самая технология, которая заставляет людей быть более квалифицированными и эффективными часто делает межличностное сотрудничество ненужным, усиливая чувство отчужденности, которое может подорвать морально-психологический климат в коллективе и, таким образом, косвенно повлиять негативным образом па эффективность организации.

Электронная почта (e-mail). Одним из важных технических достижений в последние годы стало использование электронной почты (чаще называемой e-mail) — системы, в которой люди используют персональный компьютер для того, чтобы посылать и получать информацию. Электронная передача сообщений представляет собой революцию в общении в том смысле, что она позволяет передавать информацию очень быстро и одновременно рассылать одинаковую информацию практически неограниченному количеству адресатов, находящихся в разных местах, но всей планете. Однако при этом неизбежно будут потеряны глубина и богатство общения. В настоящее время общение через e-mail стало довольно рутинным, обыденным делом, а сетевые службы (провайдеры) делают возможным использование этого средства коммуникации людям, обладающим даже простым недорогим компьютером.

Голосовая почта. Электронная почта обладает массой преимуществ, но у нее есть один существенный недостаток: с ее помощью нельзя передавать личные сообщения голосом. Эту функцию выполняет другая технология, известная как звуковая передача сообщений или голосовая почта. Системы передачи голосовой информации используют компьютеры для того, чтобы преобразовать человеческую речь в цифровую информацию (файл), сохраняемую на жестком диске для повтора в любое время при нажатии кнопки телефона.

Тщательно проведенные исследования показали, что в корпорациях 76% всех деловых звонков не являются срочными и не требуют немедленного ответа, мгновенных действий, а 56% всех звонков включают лишь одностороннее общение (т.е. посредством их либо предают, либо получают информацию), именно поэтому звуковые сообщения широко используются в практике управления. Звуковые сообщения позволяют людям избежать ненужных затрат времени для «дозвонов» или необходимости переводить сообщения в письменную форму. К тому же они экономят время служащих и деньги компании, так как количество абонируемых коммуникационных канатов можно сократить.

Однако электронные средства коммуникации создают и относительно новые проблемы, в частности, проблему несанкционированного доступа к информации, базам данных. Такой доступ могут пытаться осуществить как злоумышленники, так и службы или отделы соответствующего профиля по указанию руководства корпорации. Наконец, существуют и государственные службы, которые могут быть заинтересованы в сборе электронной информации. Если несанкционированный доступ третьих лиц, равно как и государственных служб карается законодательством Российской Федерации, то в компаниях руководство вольно самостоятельно решать, кто и в какой мере допускается к любой информации, циркулирующей внутри корпорации.