Экспертиза ценности документов

Экспертизой ценности документов называется изучение документов на основе принципов и критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для хранения. Важнейшим справочным носителем при работе по экспертизе ценности документов служат утвержденные Росархивом перечни документов.

Существует два вида перечней:

• — перечни документов с указанием сроков хранения;
• — перечни документов, подлежащих передаче на государственное хранение.

Экспертиза ценности проводится при:

• — составлении номенклатуры дел;
• — формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам;
• — подготовке дел к последующему хранению;
• — подготовке дел к передаче из организации на хранение в государственный архив.

Принципы и критерии ценности документов

Ценность документов определяется по основным принципам историзма, всесторонности и комплексности оценки документов и в соответствии с комплексно применяемыми критериями: происхождения, содержания и внешних особенностей документов, юридической силы и физического состояния документов.

К критериям происхождения относятся:

• — роль и место организации (лица) в системе государственного управления или конкретной отрасли, значимость выполняемой ей функцией;
• — время и место образования документа.

К критериям содержания (основного критерия) относятся:

• — значимость события, отражающего в документе;
• — значение содержащейся в документе информации, ее повторение в других документах, целевое назначение;
• — вид и разновидность документа.

К критериям внешних особенностей документов относятся:

• — юридическая достоверность документа (наличие подписей, дат, печатей);
• — наличие резолюции;
• — особенности передачи текста;
• — особенности материальной основы документа;
• — особенности физического состояния документа.

Критерий юридической силы документа взаимосвязан с критерием подлинности, так как юридическую силу имеют только правильно оформленные документы. В некоторых случаях юридической силой обладают вторые и последующие экземпляры документа (договоры, акты), копии документов об образовании, актов гражданского состояния и выписки из документов, но при условии правильного оформления состава удостоверения.

Критерий физического состояния документа применяется в случаях наличия поврежденных документов, поэтому является вспомогательным.