Принципы сбора информации

Одна из важных составляющих анализа результативности бюджетных расходов — регулярный сбор информации о результатах деятельности предприятий. При этом главная задача состоит в том, чтобы определить, какую информацию и какими способами собирать.

Выбирая тот или иной метод сбора информации, следует учесть ряд параметров [9]:

• 1) Затраты. Высокие затраты могут быть основным препятствием для выбора метода сбора информации, который наиболее подходит для измерения требуемого показателя. Чтобы снизить затраты, целесообразно использовать один метод для получения сразу нескольких показателей для разных услуг;
• 2) Доступность данных. Выбирать следует такой метод сбора информации, который гарантирует, что необходимые сведения будут получены, поскольку иногда встает вопрос о получении разрешения на предоставление тех или иных данных;
• 3) Точность и надежность данных. Методы сбора информации различаются по степени точности и надежности данных, которые в результате их применения могут быть получены, поэтому в каждом конкретном случае необходимо определить, насколько важны искомые сведения. Надежность данных будет выше, если возможность манипуляции при их получении будет сведена к минимуму (сбор данных должны проводить лица, не заинтересованные в результате), а также, если будут использоваться инструменты проверки данных;
• 4) Понятность данных. Информация должна быть представлена в понятном для восприятия потенциальных пользователей виде. В частности, вопросы при проведении опроса мнения потребителей услуг должны быть понятны респондентам.

В том случае, если принимается решение об использовании нового метода сбора информации для мониторинга или реализации программы, важно провести пробный тест. Это поможет избежать проблем, которые могут быть связаны с расчетом новых показателей и т. д. Затраты на проведение пробного теста могут быть использованы для расчета затрат, необходимых для реализации всей процедуры сбора данных, а также для удаления особенно дорогостоящих показателей и замены их другими показателями.

Определить, как часто следует собирать информации, чрезвычайно важно, поскольку от этого зависит стоимость той или иной процедуры. Для расчета одних показателей и индикаторов требуется собирать информацию раз в год, для других — раз в месяц, в одном случае индикатор следует измерить до начала предоставления услуги, в другом — по истечении определенного времени после завершения программы. Поэтому решение о частоте сбора информации всякий раз принимается индивидуально.

Инвентаризация имеющейся информации во многом облегчает сбор данных и позволяет избежать дублирования при составлении новых форм отчетности.

В первую очередь следует пользоваться информацией, которая уже имеется либо которую можно легко получать на систематической основе, так как процесс сбора информации и ее анализа может быть очень дорогостоящим.

Сбор фактических значений показателей осуществляется путем организации процесса наблюдения данных, входящих в измеримые показатели. Основным объектом мониторинга являются числовые, а также нечисловые, но измеримые параметры.

При отборе показателей, характеризующих результат той или иной деятельности, следует учитывать ряд факторов:

использовать определенную процедуру сбора данных, которая необходима для получения показателя;

ориентироваться на определенный источник информации;

иметь в виду несколько составляющих эффекта;

исходить из того, что анализ целесообразно проводить в определенное время.

На отбор показателя действует оценка степени влияния на цели, задачи выражаемой данным показателем, на цель, задачу более высокого уровня. Эта оценка проводится посредством анализа причинно-следственных связей между компонентами комплекса «цели — задачи — показатели — выходы/ результаты» как по цепочке формализации («по горизонтали»), так и по уровням иерархии («по вертикали»).

Одновременно производится выявление недостаточности или избыточности данных, то есть излишних, малоинформативных, мало поддающихся управлению показателей, или, наоборот, выявление целей, задач, процессов, плохо или недостаточно отражаемых имеющимися показателями.

Большую роль в информационном обеспечении управления по результатам и бюджетирования, ориентированного на результаты играет нормативная база.

Следует отметить, что процесс бюджетирования должен быть стандартизирован с помощью бюджетных форм, инструкций и процедур, которые систематизируются в положении о бюджетировании и положениях о конкретных бюджетах. Составным элементом регламентов по бюджетированию является бюджетная политика или сопутствующий раздел в управленческой учетной политике.