Документирование процедуры увольнения сотрудника

Технологическая цепочка прекращения действия трудового договора с работником (его увольнения) может быть представлена в обобщенном виде следующим образом:

• — составление инициативного документа об увольнении: заявления работника (при увольнении по собственной инициативе) или докладной записки руководителя структурного подразделения или руководителя кадровой службы (при увольнении по окончании срока действия трудового договора или по инициативе работодателя);
• — передача работником заявления руководителю структурного подразделения для визирования и направления в кадровую службу;
• — передача заявления или докладной записки в кадровую службу;
• — ознакомление с докладной запиской работника; проставление им росписи ознакомления;
• — проведение с увольняющимся по собственной инициативе работником собеседования в кадровой службе с целью выяснения причины увольнения и нового места работы;
• — составление при увольнении по инициативе работодателя служебной записки на имя первого руководителя организации с обоснованием причины увольнения и применяемой при увольнении статьи Трудового кодекса;
• — передача заявления, докладной записки и при необходимости — служебной записки первому руководителю организации или его заместителю для принятия решения;
• — принятие первым руководителем решения по увольнению работника, нанесение резолюции на заявление или докладной записке;
• — при увольнении по инициативе работодателя составление в кадровой службе обращения в профсоюзный орган с просьбой рассмотреть вопрос о согласии на увольнении работника; подписание обращения первым руководителем организации;
• — получение кадровой службой от профсоюзного органа выписки из протокола или решения о согласии на увольнении работника;
• — прием от работника всех числящихся за ним материальных ценностей, документов, дел, инструментов и приборов, в необходимых случаях — составление соответствующего акта приема; заполнение обходного листа;
• — составление сотрудником кадровой службы унифицированной или традиционной индивидуальной формы приказа о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником (формы № Т-8 или Т-8а); распечатка бумажного экземпляра приказа; при необходимости — согласование черновика приказа с руководством организации и структурного подразделения, профсоюзным органом;
• — визирование приказа, подписание приказа руководством организации; ознакомление работника с приказом; выдача по его просьбе заверенной копии приказа (распоряжения);
• — внесение необходимой записи в дополнение к личному листку по учету кадров в личном деле работника;
• — внесение необходимой записи об увольнении и выдаче трудовой книжки в личную карточку;
• — внесение необходимых отметок в табель рабочего времени и расчета заработной платы и бухгалтерские документы;
• — сдача работником в кадровую службу удостоверения или пропуска для входа в здание организации;
• — получение гражданином расчета по заработной плате и трудовой книжки; роспись за получение трудовой книжки.

Процедура увольнения, освобождения от должности по собственной инициативе, соглашению сторон, в связи в переводом в другую организацию, переходом на выборную должность и других подобных случаях включает в себя составление заявления и приказа о прекращении действия трудового договора (унифицированной формы № Т-8 или Т-8а).

Работник пишет заявление, которое оформляется в качестве самостоятельного документа.

В заявлении и приказе (распоряжении) указывается причина увольнения и дата окончания работы. В отдельных случаях для ускорения процедуры увольнения к заявлению прилагаются документы, подтверждающие причину увольнения: учебного заведения, справка медицинского учреждения и т. д. Срок предупреждения об увольнении исчисляется с даты, следующей за днем подачи заявления об увольнении.

Согласно Трудовому кодексу РФ увольнение может осуществляться:

• — по инициативе работника;
• — по инициативе работодателя;
• — по соглашению сторон.

В каждой из статей ТК РФ в части увольнения существует конкретное разъяснение причин увольнение, например: «по собственному желанию», «в связи с окончанием действия трудового договора», «в связи с несоответствием занимаемой должности» и т. д.

Традиционный текстовый приказ об увольнении часто входит в качестве пункта в сложный приказ по личному составу. Пункт формулируется следующим образом: обозначение распорядительного действия (освободить, уволить), фамилия, имя, отчество, должность (профессия, специальность), место работы, дата увольнения, причина и номер статьи по Трудовому кодексу. В основании указываются: вид инициативного документа и его дата и дата других документов, сопровождавших процедуру увольнения (заявление, контракт, решение профсоюзного органа и т. п.).

Стабильность кадрового состава организации наравне с другими серьезными преимуществами является важнейшим условием успешной защиты конфиденциальной информации. Миграция специалистов — самый трудноконтролируемый канал утраты информации. Вместе с тем полностью избежать увольнений сотрудников не представляется возможным.