Контроль в системе менеджмента

Понятие и этапы контроля. Информационная сторона контроля

Понятие и этапы контроля. Целью контроля, с одной стороны, является выявление слабых мест и ошибок в процессе производства и управления, своевременное их исправление и недопущение повторения. С другой стороны, обеспечение соответствия между намеченными планами и проводимыми мероприятиями.

Объектом контроля являются средства и предметы труда, персонал, производственные и управленческие процессы. Для осуществления контроля необходимо:

• 1. Наличие планов, поскольку невозможно определить эффективность чьей-либо деятельности, если неизвестны ее цели;
• 2. Наличие организационной структуры, так как для осуществления контроля необходимо знать, кто отвечает за данный участок работы, и если возникают проблемы — знать, кто должен нести ответственность.

Процесс контроля имеет следующие этапы.

• 1. Установление нормативов, которые должны удовлетворять следующим требованиям:
  • — возможность проверки,
  • — измеримость.
• 2. Определение эффективности деятельности путем сопоставления нормативов с действительностью. Следует учитывать, что чем дальше от непосредственного производственного процесса находится исполнитель, тем труднее установить нормативы, и тем больше необходимость в контроле.
• 3. Корректировка отклонений от планов и нормативов. Она может осуществляться посредством пересмотра или модификации целей и планов, перераспределения или уточнения заданий, выделения дополнительного персонала или других ресурсов, совершенствования систем подбора, стимулирования и обучения кадров, увольнения сотрудников.

Информационная сторона контроля. С информационной точки зрения контроль можно представить в виде следующей схемы с обратной связью (Рис. 5.1).

Рисунок 5.1 — Схема контроля с обратной связью При этом обратная связь выполняет две основные функции:

• 1. обнаружение ошибок при движении к цели;
• 2. инициирование корректирующих воздействий.

Требования, предъявляемые к системе контроля:

• 1. соответствие планам;
• 2. соответствие уровню руководителя;
• 3. соответствие личным качествам руководителя;
• 4. эффективность, достигаемая за счет предоставления руководителю информации об отклонениях в контролируемом процессе;
• 5. объективность, достигаемая за счет того, что контроль опирается на измеримые критерии и нормативы;
• 6. гибкость системы контроля, она не должна давать сбои при измерении планов и нормативов;
• 7. экономичность — контроль должен окупать затраты на него.

Эффективность и экономичность системы контроля достигаются за счет определения и контроля критических точек контролируемого процесса, которые представляют собой либо ограничивающие факторы, позволяющие оценивать расход ресурсов, либо параметры, лучше других отражающие ход выполнения плана. Это дает возможность руководителю контролировать большее количество подчиненных, т. е. расширять диапазон управления.