Анализ и оценка эффективности системы контроля в контрольно-организационном отделе Администрации ГО Первоуральск

Цель моего исследования заключается в том, чтобы проанализировать теоретические и методологические аспекты системы контроля в организации, а также выявить ее эффективность на примере Администрации ГО Первоуральск. Для более полного исследования данной темы были проведены анализ и оценка эффективности системы контроля в контрольно-организационном отделе администрации ГО Первоуральск.

Данный отдел осуществляет контроль за исполнением правовых актов и документоведению Администрации городского округа Первоуральск является структурным подразделением Администрации городского округа Первоуральск. Правовую основу отдела составляют Конституция российской Федерации и Свердловской области, муниципальные правовые акты, а также настоящее Положение.

Контрольно-организационный отдел выполняет ряд задач: обеспечение организации делопроизводства и документоведения в Администрации городского округа Первоуральск; организационное и информационное обеспечение деятельности Администрации городского округа Первоуральск, Главы Администрации городского округа Первоуральск при рассмотрении письменных и устных обращений граждан; организационно-техническая подготовка аппаратных совещаний, ведение протокола, а также совершенствование форм и методов работы по современному и качественному разрешению обращений граждан, соблюдению их законных прав и интересов.

Основными функциями контрольно-организационного отдела является организация делопроизводства и документирования в Администрации городского округа Первоуральск, разрабатывает и внедряет мероприятия по рациональной деятельности делопроизводства, документирования и контроля, осуществляет методическое руководство работой по внедрению делопроизводства в отделах, комитетах и управлениях городского округа Первоуральск, в сельских территориальных управлениях. В соответствии с установленными правилами и инструкцией по делопроизводству принимает, регистрирует и передает по назначению входящую корреспонденцию, а также внутреннюю документацию администрации, ведет электронную базу данных, контролирует своевременное рассмотрение, прохождение и исполнение ее, отправляет исходящую корреспонденцию. Составляет проект номенклатуры дел отдела по работе с обращениями граждан, контролю исполнения правовых актов и документоведению и предоставляет его на утверждение в установленном порядке, формирует в дела документы в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

Осуществляет контроль за соблюдением правил владения делопроизводства в отделах, комитетах и управлениях Администрации городского округа Первоуральск, а также осуществляет контроль за соблюдением сроков исполнения нормативных актов Главы городского округа и входящей корреспонденции.

Принимает меры по оптимизации документооборота, вносит по этим вопросам предложения Главе городского округа. Осуществляет контроль по качеству и срокам исполнения и прохождения соответствующей информации или документации, принятых решений по обращению граждан.

Специалист, занимающийся вопросами регулирования потока документов, должен хорошо знать функции структурных подразделений и распределение обязанностей между исполнителями. Он должен руководствоваться классификатором вопросов деятельности с указанием исполнений по каждому вопросу.

Специалист по контролю за выполнением документов должен обладать определенными навыками:

• — знание работы и понимание того, что требуется от сотрудника;
• — высокое качество выполнения работы;
• — решение поставленных задач;
• — доброжелательные отношения с коллегами по работе;
• — своевременный ответ на запросы руководителей;
• — проявление инициативы и способность быстро адаптироваться к изменениям;
• — мотивация к труду, стремление работать;
• — опрятность, аккуратность в личном и рабочем отношении;
• — презентабельность в личном и рабочем плане;
• — пунктуальность и присутствие на рабочем месте;
• — соблюдение правил техники безопасности;
• — умение установить хорошие отношения с посетителями.

Для эффективной системы контроля в Администрации ГО Первоуральск, контроль должен быть оперативным, гласным и объективным. Он должен выполняет не карательные функции. Контроль есть форма проявления внимания к труду работника, фактор мотивации его трудовой деятельности. Контроль должен быть целесообразным.

Исследуя систему контроля в Администрации ГО Первоуральск, я пришла к такому выводу: негативное отношение к функции контроля уходит в прошлое. К контрольным мероприятиям начинают относиться не с позиции кары, а с позиции современного и качественного выполнения в срок документов органов государственной власти и органов местного самоуправления.

Практика показала мне, что в Администрации ГО Первоуральск постепенно начинает меняться отношение к организации контроля, то есть на местах стали больше уделять внимания вопросам контроля.

Однако процесс отработки и налаживания механизма контроля не во всех организациях закончился, тоже и касается Администрации ГО Первоуральск. Поэтому опыт тех муниципальных образований, где имеются наработки в области организации контроля за выполнением документов, представляет интерес и требует своего освещения.