Карточная система регистрации

Недостатки журнальной системы регистрации позволяет преодолеть карточная система регистрации. Преимущество карточной системы регистрации заключается в следующем:

• — регистрацией одновременно могут заниматься несколько человек;
• — карточки можно изготовить в необходимом количестве экземпляров;
• — карточки «подвижны», их можно систематизировать по различным признакам, создавая картотеки, и передавать в структурные подразделения;
• — карточная система регистрации позволяет сразу же один экземпляр карточки передавать в строковую картотеку для контроля за исполнением документа.

Преимущества карточной системы регистрации позволяет значительно поднять уровень организации документационного обеспечения управления. Расположение реквизитов в карточке определяются самой организацией и закрепляются в инструкции по делопроизводству. Регистрационные карточки изготавливают на формате А5 или А6. Для различных регистрируемых групп документов можно использовать карточки разных цветов, цветовые полосы по верхнему полю или по диагонали. Для ведения карточной системы регистрации в ручном режиме необходимо иметь тираж карточек на год и, как минимум, два карточных ящика для хранения карточек: в сроковой контрольной картотеке и справочной картотеке.

Количество заполняемых экземпляров регистрационных карточек Как правило, составляются следующие самостоятельные картотеки:

• · справочные, контрольно-справочные;
• · картотеки по предложениям, заявлениям и жалобам граждан;
• · тематические (кодификационные) картотеки к приказам, решениям и др.

Контрольно-справочные картотеки делятся на две части: по неисполненным и исполненным документам. Первая часть картотеки служит для фиксации и поиска сведений о документах в процессе их исполнения и может выполнять контрольную функцию. Карточки в ней могут систематизироваться по исполнителям, структурным подразделениям, корреспондентам, срокам исполнения документов. По мере исполнения документов карточки с проставленными на них необходимыми отметками перемещаются из первой части картотеки в соответствующие разделы и рубрики второй части. Вторая часть картотеки служит для поиска уже исполненных документов. Карточки в этой части картотеки могут систематизироваться по вопросам, корреспондентам, номенклатуре дел и т. д.

Для более полного раскрытия содержания документов создаются тематические (кодификационные) картотеки, в которых:

• · составляется отдельная карточка на каждый вопрос, предмет, содержащиеся в тексте документа, поэтому один документ, в зависимости от содержания, может быть расписан на нескольких карточках;
• · систематизируется информация в соответствии с рубриками внутрисистемного классификатора вопросов деятельности организации.

Тематические картотеки используются только в справочных целях, в качестве контрольных картотек они не применяются. Форма регистрационно-контрольной карточки и расположение в ней реквизитов могут быть определены в самой организации и записаны в инструкцию по делопроизводству. Часто используется следующая форма регистрационной карточки на формате А5 (148×210 мм) или А6 (105×148 мм):