Виды контроля. 
Виды контроля, используемые в организации

Выделяют внешний и внутренний контроль. Внутренний контроль имеет место, когда его субъект и объект находятся в одной системе, внешний — в разных системах.

Внешний контроль — осуществляется администрацией организации или специальными сотрудниками — контролерами. Такой контроль основывается на том факте, что люди лучше выполняют свои обязанности если знают, что за ними наблюдает руководитель или его представитель. Это происходит по следующим причинам: См.: Гольдштейн Г. Я. Основы менеджмента: Учебное пособие, изд 2-е, дополненное и переработанное. Таганрог: Изд-во ТРТУ, 2003. — 119 с.

• · по результатам контроля происходит оценка деятельности сотрудников и связанные с ней поощрения, наказания и продвижения по службе;
• · постоянный контроль говорит о том, что данной сфере деятельности руководство придает особое значение, следовательно, необходимо проявлять хотя бы показное усердие, чтобы выделится на фоне остальных;
• · итоги контроля обычно обсуждаются в коллективе и многие стараются работать лучше, чтобы прославиться, то есть удовлетворить свое честолюбие.

Эффективность внешнего контроля зависит от ряда обстоятельств:

• · должно быть предусмотрено, что есть те, кто ничего не делая, пытается создать видимость активной и добросовестной работы. Обычно это делается с помощью манипулирования показателями. Особенно часто это происходит, если отсутствуют четко определенные нормативы работы, а результат не проходит рыночную оценку потребителем;
• · цели, которые ставятся перед работниками в системе внешнего контроля, должны быть достаточно труднодостижимыми;
• · по итогам внешнего контроля обязательно должно следовать поощрение или наказание.

Для обеспечения этих условий, система внешнего контроля должна быть тотальной, требует больших материальных и трудовых затрат. При усложняющейся деятельности организации она становится все более экономически и трудоемко невыполнимой. См.: Герчикова И. Н. Менеджмент: Учебник. 3-е изд. — М.: ЮНИТИ, 2001. — 234с.

Внутренний контроль — исполнители сами следят за своей работой, ее результатами и вносят при необходимости корректировки собственной деятельности. Его главная задача — вовремя обнаружить проблему и найти пути ее решения, а не поймать кого-либо и наказать. В таких условиях люди трудятся легко и свободно, принимают активное участие в формулировке целей своей деятельности и контролируют процесс их достижения.

Условиями внедрения самоконтроля является: См.: Кабушкин Н. И. Основы менеджмента, — Мн.: Новое знание, 2002. — 135 с.

• · групповые формы работ и принятия решений;
• · здоровый морально — психологический климат в коллективе;
• · демократический стиль руководства.

Выбор соотношения внутреннего и внешнего контроля зависит от:

• 1. От стиля управления организацией.
• 2. От возможности получать надежную объективную оценку результатов деятельности работников и спросить с них персонально за выполненные задания. Если это возможно, преобладает внешний контроль.
• 3. От характера подчиненных.
• 4. От микроклимата в коллективе.
• 5. От принятой системы вознаграждений. Индивидуальная — внешний, коллективная — внутренний.

При разработке эффективной системы внутреннего контроля руководство предприятия, как правило, преследует следующие цели:

• 1. Обеспечение надежной информацией для успешного руководства предприятием и принятием эффективных управленческих решений. Например, при появлении фактов уменьшения спроса на производимую продукцию необходимо своевременно обеспечить руководство информацией о причинах падения спроса для принятия управленческих решений о способах учета пожеланий покупателей и координации деятельности в целях снижения расходов.
• 2. Обеспечение сохранности активов, документов и регистров предприятия.

Материальные активы предприятия должны быть защищены надежной системой контроля в целях предупреждения их хищения, использования в неподобающих целях или случайного уничтожения. Серьёзной защиты и контроля требуют и неосязаемые активы (дебиторская задолженность), важные документы (договора и контракты) и регистры бухгалтерского учета (Главная книга и журналы). В связи с развитием компьютерных систем требуют должных мер к обеспечению сохранности объемы информации, хранящиеся на компьютерных носителях.

• 3. Обеспечение эффективности хозяйственной деятельности в целях избежания непроизвольных затрат во всех областях хозяйственной деятельности, а также для предотвращения неэффективного использования всех прочих ресурсов.
• 4. Обеспечение соответствия предписанным учетным принципам. Система внутреннего контроля должна обеспечить необходимую степень уверенности в том, что должностные лица и работники предприятия следуют требованиям и правилам, закрепленным внутренними документами предприятия:
  • · положениями об отделе, службе, иных подразделениях предприятия;
  • · должностными инструкциями руководителей, менеджеров и специалистов предприятия;
  • · приказом об учетной политике предприятия;
  • · приказами и распоряжениями генерального директора (директора), иных руководителей.
• 5. Обеспечение выполнения требований федеральных законов и иных правовых актов Российской Федерации и местных органов власти при осуществлении финансово-хозяйственных операций.