Характеристика информационно-управляющей системы и документооборота на предприятии (в подразделении)

Внутреннее управление информационными потоками предприятия базируется на понятии документооборота.

Успех управленческой деятельности в значительной степени зависит от того, насколько быстро и качественно происходит обработка всей необходимой документации, движение которой осуществляется по определенным маршрутам от места составления или поступления в организацию до отправки заинтересованным организациям или сдачи на хранение в архив. Это движение документов называется документооборотом. Он должен быть организован таким образом, чтобы не было задержек и скоплений документов на рабочих местах. С этой целью в организациях необходимо разрабатывать маршруты прохождения документов и устанавливать конкретные сроки их нахождения у каждого исполнителя, осуществлять контроль за их прохождением по всем рабочим местам. Порядок движения документов можно представить следующим образом (рисунок 1.).

Рисунок 1. — Схема движения документов на предприятии.

Правильная организация работы с документами зависит от того, насколько четко разделены функции и обязанности между работниками предприятия. Точное знание своих обязанностей повышает ответственность каждого работника и исключает дублирование операций при работе с документами.

В соответствии с целью создания документы подразделяются на:

• — распорядительные (приказ, указание);
• — организационные (положение, устав, инструкция, протокол);
• — информационно-справочные (справка, докладная или объяснительная записка, акт, служебное письмо, телеграмма, телефонограмма, факсограмма, командировочное удостоверение);
• — личные (автобиография, заявление, доверенность).

В документационном обеспечении управления можно выделить три группы документов:

• — внутренние (созданные в организации и не выходящие за ее пределы) — распорядительная, справочно-информационная документация;
• — входящие (поступающие в организацию). Сюда относятся документы вышестоящих органов управления (постановления, решения, приказы, указания, инструктивно-методические письма), документы других организаций (письма, решения, акты), обращения граждан и т. д.;
• — исходящие (отправляемые в другие организации) — письма, планово-отчетная документация.

Документы распределяются в организации в соответствии с функциями подразделений и исполнителей. Эти функции закреплены в положениях о структурных подразделениях и в должностных инструкциях исполнителей.

Обработка входящих документов.

Входящие документы (т.е. вся корреспонденция, поступающая в организацию по почте, телеграфом, факсом или каким-либо иным путем) должны пройти экспедиционную обработку. Сотрудник экспедиции, прежде всего, проверяет правильность доставки корреспонденции, ее сохранность (отсутствие повреждений упаковки, полноту присланных материалов и т. д.). Вскрываются все конверты, кроме личной корреспонденции. Конверты уничтожаются, за исключением тех случаев, когда на конверте имеются пометки «конфиденциально» или «срочно», а также, если адрес отправителя, даты отправки и поступления проставлены только на конверте. Экспедиционная обработка документов должна осуществляться в день их поступления в организацию.

Порядок ведения делопроизводства в отделах, цехах и других структурных подразделениях завода определяется инструкцией по ведению делопроизводства. Ответственность за организацию и надлежащее ведение делопроизводства возлагается на работника распоряжением начальника подразделения.

Вся адресованная на завод корреспонденция поступает в канцелярию административно-хозяйственного отдела (АХО) завода. Там она регистрируется в компьютерной программе «Дело», сортируется и отправляется по назначению в цехи и отделы завода (далее подразделения) с отметкой в программе «Дело» о переадресации.

Ответственный за делопроизводство получает корреспонденцию в обработанном виде из экспедиции два раза в день. Документы сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые в соответствии с перечнем документов, не подлежащих регистрации. Учет регистрируемых документов осуществляется компьютерной программе «Дело» или по журнальной системе (что встречается все реже). Все входящие документы поступают на подпись руководителю. На входящих документах начальник цеха ставит резолюцию, кому передать данный документ для сведения или исполнения. Если следует проконтролировать движение и исполнение документов, то по указанию ответственный исполнитель ставит отметку о контроле в программе. Документы, находящиеся на исполнении запрещается подшивать в дела, пока они не исполнены. На каждом исполненном документе исполнитель должен поставить свою подпись и дату исполнения.

Копии приказов, распоряжений и других руководящих документов завода и вышестоящих органов в подразделениях регистрируются в журналах учета входящей корреспонденции, формируются в специальные дела и хранятся в течение установленного срока.

Телефонограммы, принимаются секретарем, записываются в книгу и передаются на рассмотрение начальнику подразделения. С поступившей телефонограммой исполнители, назначенные начальником цеха, знакомятся под роспись в журнале.

Для решения оперативных задач на предприятии издаются распоряжения, подписанные начальником подразделения.

Другие распорядительные документы (приказы, постановления, регламенты, технологические инструкции, стандарты) подписываются генеральным директором или уполномоченным лицом. Проекты приказов, постановлений и распоряжений могут подготавливаться подразделениями предприятия. При этом подразделения осуществляет комплексную подготовку проектов, включающую в частности:

• — глубокую проработку вопросов;
• — установление конкретных заданий с минимальными, но реальными сроками их выполнения, четкое разграничение поручений между непосредственными исполнителями;
• — тщательное редактирование документов, исключение расплывчатых формулировок;
• — согласование проекта распорядительного документа со всеми заинтересованными подразделениями завода, а в необходимых случаях и со сторонними организациями.

Подготовленный проект приказа отправляется на подпись руководителю завода.

Исходящие документы, подписанные начальником подразделения, отправляются через АХО. Корреспонденция, отправляемая из подразделения должна содержать:

• — наличие подписей, приложений, данных об исполнителе (с указанием служебного телефона);
• — правильность адресования;
• — наличие отметки «Подлежит возврату», если документ необходимо вернуть;
• — наличие на документах исходящих номеров.

Подготовленный к отправке документ регистрируется в программе, где записывается номер, дата отправления и название документа. Корреспонденция из подразделения поступает в канцелярию завода, сортируется, регистрируется и отправляется по назначению. Ответственность за правильную доставку корреспонденции возлагается на заведующего канцелярией.

Документы, находящиеся в подразделении формируются в дела согласно номенклатуре дел, утвержденной начальником подразделения, и хранятся до передачи в заводской архив в цехе. Законченные делопроизводством дела в течение одного года остаются в цехе для текущей работы, после чего передаются в заводской архив.