Подготовка к служебной командировке

По мере развития деловых связей поток командировок возрастает. Командировки нередко связаны с большими затратами времени и средств.

А потому первое условие, которое надо соблюсти, готовясь отправиться в поездку, — тщательно продумать следующие моменты:

• 1. Так ли уж необходима эта поездка с точки зрения времени, которое будет затрачено на нее?
• 2. Если действительно необходимо вступить в контакт с тем или иным человеком, можно ли это сделать другими средствами, а именно:
  • — пригласить его приехать;
  • — послать в командировку кого-нибудь из своих подчиненных;
  • — решить вопросы по телефону, видеосвязи или электронной почте.

Безусловно, есть поездки, без которых при всем желании нельзя обойтись. Они нужны, важны и обязательны. Поэтому необходимо поговорить об эффективной организации таких поездок.

Планирование любой поездки — вещь крайне полезная, дающая возможность предусмотреть все до мелочей: место проживания, вид транспорта, маршрут, дополнительные удобства в поездке, багаж и т. д. Чем лучше подготовлена поездка, тем меньше усилий и нервов она будет стоить. Проще это будет сделать, составив следующий перечень вопросов:

• 1. Вопросы (дела), которые нужно решить до отъезда.
• 2. Основные вопросы (дела), которые нужно решить (сделать) в командировке. Можно предварительно составить план предстоящих бесед, а также письменно сформулировать темы для обсуждения.
• 3. Перечень того, что нужно взять с собой.
• 4. Перечень личных атрибутов поездки.

Стержневое задание командировки, как правило, связано с необходимостью решения какого-то вопроса, с подписанием какого-либо документа. Тут могут быть полезны несколько советов по ведению деловых переговоров:

• — Вести разговор в русле интересов организации, в которую командированы, и должности лица, с которым разговариваете.
• — Постарайтесь не создавать своей проблемой дополнительных трудностей другим людям.
• — Выдерживать корректный, доброжелательный тон, говорить негромко и спокойно.
• — Иметь при себе документальное подкрепление в виде деловых писем, проектов документов, ссылок на директивные и периодические документы и пр.
• — В служебном разговоре пагубна категоричность, нужно вслушиваться в аргументы собеседника, проявить самокритичность при обоснованиях и встречных замечаниях.
• — Получаемую в ходе беседы информацию нужно зафиксировать. После беседы обязательно проанализировать свое поведение и результаты переговоров Резник С. Д., Соколов С. Н., Удалов Ф. Е., Бондаренко В. В. Персональный менеджмент: Учебник Под общ. ред. Проф. С. Д. Резника. 2-е изд., перераб. и доп. — М: ИНФРА-М, 2004. — 622 с.