Адаптация сотрудников на новом рабочем месте

Понятие адаптации

Адаптация — взаимное приспособление работника и организации, основывающееся на постепенном привыкании сотрудника к новым психофизиологическим, профессиональным, социальным и организационно-экономическим условиям. Управление этим процессом позволяет снизить потери организации, возникающие из-за текучести кадров, неудовлетворительной производительности и низкого качества труда.

Процедура адаптации позволяет сотруднику быстрее войти в должность, уменьшить количество возможных ошибок, сформировать позитивный образ компании, минимизировать дискомфорт первых дней работы, а также оценить уровень его квалификации и потенциала во время испытательного срока.

Таким образом, процедура адаптации позволяет работнику быстрее приспособиться к рабочему месту.

В понятии «адаптация» выделяют три аспекта: профессиональный, социально-психологический и социально-организационный. Успешному приспособлению способствует тесное взаимодействие сотрудника с дирекцией по персоналу и его непосредственным руководителем, причем первая в большей степени отвечает за организационную и социально-психологическую адаптацию, а второй — за профессиональную и социально-психологическую.

Под социально-организационной адаптацией понимают привыкание сотрудника к новым условиям — административно-правовым, социально-экономическим, управленческим. Он вникает в организационную структуру компании, осознает свою роль в ней. Адаптационную беседу проводит специалист по персоналу: новичка знакомят с руководителями подразделений, с регламентирующей документацией. На этом этапе оснащается рабочее место, оформляются пропуск и банковская карта.

Таким образом, социально-организационная адаптация позволяет работнику ознакомиться с организационной структурой предприятия.

Профессиональная адаптация — это активное освоение работником операций, действий в соответствии с должностными обязанностями, технологическим процессом, нормами труда. Происходит приспособление к требованиям профессии с помощью имеющихся специальных знаний и умений. Непосредственный руководитель обучает сотрудника новым навыкам, определяет способы контроля за его деятельностью на протяжении испытательного срока, разрабатывает тестовые задания для проверки полученных в этот период знаний. Кроме того, он выявляет и устраняет проблемы и оказывает необходимую помощь. Профессиональная адаптация подразумевает быстрое освоение знаний и навыков, приобретение опыта для максимально эффективной работы с помощью непосредственного руководителя.

Социально-психологическая адаптация — это вхождение новичка в трудовой коллектив, приобщение к корпоративной культуре. Устанавливаются межличностные связи с сослуживцами и, осваиваются и принимаются ценности и групповые нормы поведения. Служба персонала знакомит работника с отделами компании, их основными функциями, задачами, местом расположения, руководителями, а также помогает наладить отношения с другими сотрудниками. Глава структурного подразделения и непосредственный руководитель знакомят работника с сотрудниками отдела, помогают в установлении отношений с персоналом других отделов, а при необходимости — всей организации, а также мотивируют, поддерживают и помогают решать поставленные задачи, развивают его профессиональные навыки.

Таким образом, профессиональная адаптация используется для приобретения необходимых навыков и знаний в области занимаемой деятельности работниками для эффективного осуществления трудовой деятельности. Социально-психологическая адаптация направлена на установление межличностных связей внутри коллектива между работниками предприятия.

Успешная адаптация сотрудника к должности и организации предполагает:

• — максимально быстрое достижение им рабочих показателей;
• — привыкание к коллективу;
• — освоение основных требований корпоративной культуры и правил поведения;
• — уменьшение стартовых издержек компании;
• — снижение тревожности и неуверенности, испытываемых новичком;
• — сокращение текучести кадров;
• — экономию времени непосредственного руководителя и сослуживцев;
• — развитие у нового сотрудника позитивного отношения к обязанностям, содействие появлению у него реальных ожиданий, удовлетворенности работой.

Учитывая влияние этого процесса на эффективность труда и экономические показатели компании в целом, необходимо вовлечь в его разработку и реализацию руководителей подразделений, ответственных лиц (наставника), директора или менеджера по персоналу. Их коллективная деятельность поможет сделать процедуру адаптации целостной и эффективной.

Таким образом, для успешной и целостной адаптации «новичков» необходимо коллективное привлечение ответственных лиц.

Безусловно, важна информированность новичка о компании, принятых в ней правилах, ценностях, истории создания, клиентах и оказываемых услугах. Сотрудник быстрее вольется в коллектив, если подробно познакомится с этими сведениями. На адаптацию к неформальной стороне общения оказывают влияние: руководитель — человек, оценивающий работу и поведение персонала; коллектив — коллеги с уже сложившейся системой отношений, скрепленной традициями, сплетнями, ссорами и привязанностями; сама компания — общая для всех работников среда с едиными правилами и нормами поведения, отличающими эту компанию от других. Важно передать пришедшему в компанию ощущение причастности к общему, объединившему этих людей делу. В любом случае новичку необходимо понять нормы поведения и принципы общения, на которых строится бизнес, а именно:

• а) систему иерархии. В каждой организации могут быть и неавторитетные руководители, и неформальные лидеры, и «кандидаты на увольнение», и «свои люди» ;
• б) прописанные и реальные полномочия, зоны ответственности. Заметим, что нередко инструкция и жизнь не совпадают. Следует изучить документы, закрепляющие уровень ответственности по занятой должности и регламентирующие повседневную деятельность;
• в) данные:
  • — об организации, ее планах, продуктах, клиентах, конкурентах;
  • — о системе оплаты труда, льготах и причинах поощрений;
  • — о системе оценки показателей работы персонала;
  • — о возможностях профессионального развития и карьерного роста.

Если сведения о перечисленных аспектах были предоставлены еще на этапе собеседования, в начале работы в компании необходимо уточнить и подтвердить полученную информацию.

Таким образом, осознание норм поведения и принципов общения в коллективе позволяют работнику пройти адаптивный процесс наиболее эффективно.

Процесс адаптации можно считать законченным, если:

• — работа не вызывает у сотрудника чувства напряжения, страха, неуверенности, стала привычной для него;
• — он овладел необходимым объемом знаний и навыков;
• — поведение новичка отвечает требованиям его должности и руководителя;
• — его профессиональные показатели устраивают непосредственного руководителя (соответствуют установленным нормативам);
• — у работника выражено желание совершенствоваться в профессии, с которой он связывает свое будущее;
• — трудовой вклад и его оценка со стороны организации вызывают у сотрудника чувство удовлетворения;
• — достижения в профессиональной деятельности он связывает с жизненным успехом.

Немаловажным фактом в процессе адаптации играет профессиональная пригодность к занимаемой должности.

Психологическая пригодность к профессии — это свойство личности, о котором можно судить по двум критериям: успешному овладению профессией и степенью удовлетворения человека своим трудом. Оба этих критерия относительны, а порой субъективны. Тем не менее, только эти критерии позволяют подойти к психологической характеристике профессиональной пригодности.

Поскольку профессиональная пригодность есть свойство личности, как и другие личностные свойства, профпригодность формируется в процессе учебно-профессиональной и трудовой деятельности (5).

Таким образом, немаловажную роль при приеме работника играет его профпригодность к занимаемой должности.

Поэтому важным фактором при определении профессиональной пригодности сотрудника является установление испытательного срока (1).

Одна из целей управления испытательным сроком — вовремя прекратить его, если новичок явно не справляется с задачами. С этой целью специалист службы персонала проводит собеседование с работником и его наставниками не реже чем раз в две недели. По результатам этих встреч может быть принято решение о досрочной отмене испытательного срока и зачислении сотрудника в штат.

В соответствии с ТК РФ можно уволить работника, если он не прошел испытательный срок (1). Вы исключите судебные последствия, если процесс адаптации правильно организован, результаты этапов фиксируются и протоколируются.

Процедура введения в должность не регулируется никакими правовыми нормами, и предложенная система носит рекомендательный характер. В каждой компании вопросы внедрения, разработки и механизма адаптации персонала решаются индивидуально (28).

Таким образом, установление испытательного срока позволяет определить профпргодность работника и в случае несоответствия занимаемой должности уволить его без судебных последствий.

В крупных (и некоторых средних) структурированных компаниях создаются целые системы адаптации. Как правило, они включают следующие элементы:

• — основополагающий документ об адаптации — Порядок или Положение, где прописаны все связанные с этим моменты;
• — закрепление за новичками куратора или наставника. Им может стать лишь тот, кто хочет и способен передавать опыт, знания, информацию. Кураторство — более широкое понятие, чем наставничество. Как правило, кураторы не только профессионально адаптируют новичков, но и (в отличие от наставников) показывают «неформальную» сторону компании, нюансы, важные в плане социальной адаптации. При этом фирма поощряет наставников и кураторов (материально или нематериально), развивает, отправляя на различные тренинги, поддерживает;
• — адаптационный тренинг для новичков. Его цель — дать полную информацию о компании (миссия, ценности, цели, стратегия) и основных событиях ближайшего будущего, сформировать представление об особенностях корпоративной культуры, снять стресс первых дней, повысить уровень лояльности к компании, увеличить вовлеченность;
• — памятка новичку. Чтобы куратору, наставнику или руководителю не тратить время на рассказы об одном и том же, разрабатывается описание первых шагов в компании: к кому обратиться по тому или иному вопросу, как настроить необходимые для работы программы, как заказать допуски к тем или иным приложениям, «что делать, если…» и пр.;
• — план адаптации;
• — стажировка в аналогичных подразделениях — возможность перенять опыт. Обычно это практикуется, когда куратор не работает в той же должности, что новичок, когда компания имеет разветвленную сеть с похожими подразделениями или когда новичку придется взаимодействовать со многими сотрудниками;
• — подведение итогов адаптации (испытательного срока) с обменом мнениями и обратной связью;
• — постоянный пересмотр и совершенствование подхода к адаптации.

В более мелком бизнесе тоже часто используются перечисленные элементы, но менее системно, менее единообразно. Не очень распространено в семейных и мелких структурах кураторство. В них, как правило, царит атмосфера поддержки и взаимовыручки либо установлены четкие правила, специфические, исторически сложившиеся законы. Иногда предполагается, что новичок через какое-то время сам все прочувствует, поймет, заметит, иногда кого-то из опытных, авторитетных работников просят объяснить все нюансы. Тут работает система «свой — чужой». «Если мы тебя приняли, значит, ты — наш человек». Максимум, обычно предусмотренный в таких структурах, — профессиональное обучение и ознакомление с продуктом. Информацию о том, как и что неформально принято, человек получит постепенно. Адаптация происходит «кусками», задачу освоения территории и информации приходится решать в основном самостоятельно (27).

Таким образом, разработанные на предприятиях целые комплексы мер по улучшению адаптивных способностей работников позволяют эффективно внедрять новые кадры без особого ущерба производственному процессу.