Порядок оформления документов при уходе в отпуск

На предприятии ООО «ОСК» сотруднику предоставляется основной оплачиваемый ежегодный отпуск в количестве 28 календарных дней. На ежегодный оплачиваемый отпуск имеют право все категории сотрудников.

Право на ежегодный оплачиваемый отпуск возникает по истечении 6 месяцев непрерывной работы сотрудника в организации. Соответственно, стаж труда по прежнему месту работы никакого значения не имеет, даже при условии, что человек устроился в организацию в порядке перевода. В то же время реорганизация организации (слияние, присоединение, разделение, выделение, преобразование) отпускной стаж не прерывает. Дело в том, что в данный стаж сотрудника, который дает ему право на ежегодный отпуск, как правило, определяют по табелю учета рабочего времени. Согласно статье 121 Трудового кодекса в этот стаж включают время:

• — фактической работы;
• — сохранения места работы (в том числе время ежегодного оплачиваемого отпуска, нерабочие праздничные дни, выходные дни и другие дни отдыха, периоды направления сотрудника на повышение квалификации с отрывом от производства, дни нетрудоспособности сотрудника в результате болезни);
• — вынужденного прогула при незаконном увольнении или отстранении от работы и последующем восстановлении;
• — отстранения сотрудника от работы, если он не прошел обязательный медосмотр не по своей вине;
• — отпусков без сохранения зарплаты, предоставленных по заявлению сотрудника, продолжительность которых не превышает 14 календарных дней в течение рабочего года. Рабочий год — это 12 месяцев с момента поступления человека на работу на основании трудового договора.

При предоставлении дополнительных оплачиваемых отпусков сотрудникам, работающим в опасных или вредных условиях труда, учитывают лишь то время, которое отработано в этих условиях. Соответственно, продолжительность дополнительного отпуска определяют пропорционально этому времени.

При определении отпускного стажа не учитывают периоды:

• — отсутствия сотрудника на работе без уважительных причин;
• — отстранения сотрудника от работы по причинам, указанным в статье 76 Трудового кодекса (появление на работе в состоянии опьянения, не прохождение обучения в области охраны труда, выявление медицинских противопоказаний для выполнения работы и т. д.);
• — отпуска по уходу за ребенком до достижения им трех лет.

Кроме того, отпуск продлевают на дни временной нетрудоспособности сотрудника, если его болезнь наступила в период отпуска. В этой ситуации по согласованию с работником отпуск может быть перенесен на другое время. Переносу подлежит не весь отпуск, а только его часть (то есть те дни, когда сотрудник болел). Часть отпуска не должна быть меньше 14 дней.

График отпусков используется для отражения данных о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников подразделений организации на календарный год по месяцам от текущего момента. График отпусков заверяется подписью руководителя кадровой службы и утверждается руководителем предприятия данной организации об очередности предоставления оплачиваемых отпусков. График отпусков обязателен к исполнению как для работодателя, так и для работника.

О начала отпуска сотрудник должен быть извещен под роспись не позднее чем за 2 недели до его начала.

Заявление на отпуск оформляется в произвольной форме, заполняется работником от руки.

Заявление о предоставлении отпуска содержит те же реквизиты, что и в обычном кадровом заявлении:

• — наименование вида документа;
• — дата заявления;
• — адресат (кому адресуется);
• — отправитель (от кого направляется);
• — текст, указанием необходимого периода отпуска, и причин;
• — подпись работника.

Сотрудник может написать обычное заявление на отпуск, то есть без указания причин, почему ему нужно пойти не по утвержденному графику. Если руководитель это заявление на отпуск одобрит, нарушения трудового законодательства не произойдет. В график отпусков в качестве основания предоставления отпуска будет занесено заявление работника и приказ о предоставлении отпуска.

На основе заявления на отпуск составляется приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику. Важно, что если сотрудник внезапно изменит планируемое время отпуска, бухгалтерия может не успеть в срок рассчитать отпускные. Поэтому необходимо предупреждать работников, особенно особую категорию льготников, чтобы сообщали время отдыха заранее. Отпуск предоставляется на основании Приказа о предоставлении отпуска сотруднику. (Унифицированные формы №Т-6 и №Т-6а), оформленного в соответствии с Графиком отпусков (Унифицированная форма №Т-7). Приказ о предоставлении отпуска работнику по форме №Т-6 применяется для оформления и учета отпусков, предоставляемых работнику в соответствии с законодательством, коллективным договором, локальными нормативными актами организации, трудовым договором (контрактом). Код формы по ОКУД 301 005. Составляется работником кадровой службы или уполномоченным лицом, подписываются руководителем организации или уполномоченным им лицом, объявляются работнику под расписку. На основании приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска делаются отметки в личной карточке (форма №Т-2 или №Т-2ГС), лицевом счете (форма №Т-54 или №Т-54а) и производится расчет заработной платы, причитающейся за отпуск, по форме №Т-60 «Записка — расчет о предоставлении отпуска работнику» .

Унифицированная форма №Т-6 утверждена постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1.