Перечислить виды информационно-справочных документов

Большинство документов, создаваемых учреждениями, являются информационно-справочными.

Информационно-справочные — это совокупность документов, содержащих информацию о фактическом положении дел, служащих основанием для принятия решений, издания распорядительных документов.

Виды информационно-справочных документов:

• 1) справка;
• 2) докладная записка;
• 3) объяснительная записка;
• 4) протокол;
• 5) акт;
• 6) письма;
• 7) телеграмма, телефонограмма.

Одним из видов информационно-справочных документов является акт.

Акт — информационно-справочный документ, составляющийся группой лиц для подтверждения установленных фактов, событий.

Акт может содержать выводы, рекомендации, предложения его составителей.

Акты подлежат утверждению, если имеют контрольно-ревизионный характер, содержат рекомендации и предложения, если они не оформлены распорядительным документом.

Акт утверждается распорядительным документом или руководителем, по указанию которого составлен документ.

Текст акта состоит из двух частей: вводной; констатирующей.

В вводной части текста акта указывается основание для составления акта, перечисляются лица, составившие акт и присутствующие при этом.

Констатирующая часть текста акта содержит описание проделанной работы (сущность, характер, методы, сроки); в ней фиксируются факты, излагаются выводы, предложения составителей акта. Текст акта может быть разделен на пункты, составленные в виде таблицы. Если есть приложения, то отметка о их наличии проставляется после текста.

Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении.

С актами ревизии и обследований знакомят всех лиц, деятельности которых они касаются.

Акты составляются на общем бланке.

Формуляр акта состоит из реквизитов:

• 1) наименование министерства или ведомства;
• 2) название организации;
• 3) наименование структурного подразделения;
• 4) наименование вида документа;
• 5) дата, номер;
• 6) место издания;
• 7) заголовок;
• 8) текст;
• 9) приложения;
• 10) подписи (членов комиссии);
• 11) гриф утверждения, согласования.

Реквизиты отделяются друг от друга 1,5 — 3 интервалами.

Следующий вид информационно-справочного документа — протокол.

Протокол — документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях и т. п.

Протоколы оформляются на бланках организаций формата А4.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть текста протокола имеет постоянную и переменную информацию.

Постоянная — слова «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали». Пишутся от начала левого поля.

Переменная — инициалы и фамилии председателя, секретаря и присутствовавших. Пишется от второго положения табулятора.

Основная часть протокола строится по схеме: СЛУШАЛИ — ВЫСТУПИЛИ — ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ) — по каждому вопросу отдельно. От левого поля без знаков препинания.

Перед словом СЛУШАЛИ ставится цифра вопроса повестки дня, если вопросов несколько.

С красной строки пишут инициалы и фамилию докладчика в именительном падеже. Затем печатают содержание доклада, сообщения.

После ВЫСТУПИЛИ с красной строки пишут инициалы и фамилии выступающих в именительном падеже, затем печатают содержание доклада, сообщения.

Завершающая часть текста протокола — постановление по вопросу. Начинается словом ПОСТАНОВИЛИ. Она строится по схеме: действие — исполнитель — срок.

Протокол может фиксировать решение об утверждении какого-либо документа. Протокол подписывают председатель и секретарь. Последний редактирует текст, знакомит каждого выступавшего с записью его выступления и получает подпись.

Датой протокола является дата проведения заседания.

Формуляр протокола состоит из реквизитов:

• 1) наименование организации или ведомства (если есть);
• 2) НАЗВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ — крупно;
• 3) наименование структурного подразделения (если есть);
• 4) наименование вида документа — ПРОТОКОЛ;
• 5) дата заседания, номер (в течение календарного года);
• 6) место составления (город);
• 7) заглавие (вид коллегиальной работы и наименование коллегиального органа);
• 8) текст вводной и основной части;
• 9) подписи;
• 10) гриф утверждения, согласования (если нужно). (См. приложения 11,12).

Следующий вид информационно-справочного документа — докладная записка.

Докладная записка — документ, адресованный руководителю своей организации или в вышестоящую организацию и содержащий изложение какого-либо вопроса или факта.

По содержанию докладные записки бывают:

информационные;

отчетные (по результатам командировки и т. д.).

В зависимости от адресата докладные записки бывают: внутренние; внешние.

Внутренние докладные записки оформляются на бланке формата А4, подписывает их автор-составитель.

Внешние докладные записки оформляются на общем бланке формата А4, подписываются руководителем организации.

Датой записки является дата её подписания.

Докладные записки составляются как по инициативе автора, так и по указанию руководства.

Цель инициативной докладной записки — побудить руководителя принять решение.

Информационные докладные записки о ходе выполнения работ представляются руководству постоянно.

Текст докладной записки делится на две части:

• 1) изложение фактов, послуживших причиной её составления;
• 2) выводы, предложения организации или должностного лица.

Формуляр внутренней докладной записки состоит из реквизитов:

• 1) наименование структурного подразделения (если есть);
• 2) наименование вида документа — докладная записка;
• 3) дата, номер;
• 4) адресат;
• 5) заголовок;
• 6) текст;
• 7) приложения;
• 8) подпись. (См. приложение 13).

Формуляр внешней докладной записки состоит из реквизитов:

• 1) наименование министерства или ведомства;
• 2) название организации;
• 3) наименование структурного подразделения (если есть);
• 4) наименование вида документа — докладная записка;
• 5) дата, номер;
• 6) место издания;
• 7) адресат;
• 8) заголовок;
• 9) текст;
• 10) приложения;
• 11) подпись.

Следующий вид информационно-справочного документа — объяснительная записка.

Объяснительная записка — документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, программы, отчета) или объясняющий причины нарушения трудовой дисциплины, невыполнения какого-либо поручения.

Объяснительные записки, являющиеся приложением к основному документу, поясняющие его, оформляются на общих бланках.

Подписывает их руководитель.

Объяснительные записки, объясняющие причины нарушения трудовой дисциплины, невыполнения какого-либо поручения, составляются отдельными работниками на стандартном листе бумаги. Подписываются составителями.

Формуляр объяснительной записки состоит из реквизитов:

• 1) наименование министерства или ведомства;
• 2) название организации;
• 3) наименование структурного подразделения (если есть);
• 4) наименование вида документа;
• 5) дата, номер;
• 6) место издания;
• 7) адресат;
• 8) заголовок;
• 9) текст;
• 10) подпись. (См. приложение 14).

Следующий вид информационно-справочного документа — справка.

Справка — документ, подтверждающий какие-либо факты или события.

Справки составляются для описания и подтверждения фактов или событий в производственной деятельности организации.

Текст справки состоит из двух частей:

в первой излагаются факты, послужившие поводом для её написания;

во второй — приводятся конкретные данные.

Выводы и предложения в справке не даются. Это и отличает её от докладной записки.

В справке фиксируют сведения определенного периода времени.

Датой справки является дата её подписания.

Справки составляются для удостоверения юридических фактов: подтверждение места работы, учебы, занимаемой должности и т. д.

При составлении справок, удостоверяющих юридические факты, используются унифицированные трафаретные бланки формата А5.

Если необходимо включить в справку сведения по нескольким вопросам, текст ее делится на разделы, количество которых определяется количеством освещаемых вопросов. Разделы должны иметь заголовок и нумерацию арабскими цифрами. Текст справки, имеющий цифровые показатели, может быть оформлен в виде таблицы.

Справки по производственной тематике составляются в двух экземплярах, один из которых направляется адресату, а второй — подшивается в дело.

Формуляр справки состоит из реквизитов:

• 1) наименование министерства или ведомства;
• 2) название организации;
• 3) наименование структурного подразделения (если есть);
• 4) наименование вида документа;
• 5) дата, номер;
• 6) место издания;
• 7) адресат;
• 8) заголовок;
• 9) текст;
• 10) подпись;
• 11) печать.

Текст справки начинается с указания фамилии, имени и отчества (в именительном падеже) работника (или иного лица — учащегося, пенсионера и т. д.), о котором сообщают сведения. (См. приложения 15, 16).

Следующий вид информационно-справочного документа — доклад.

Доклад — последовательное изложение на собрании, заседании и т. п. информации, касающейся проделанной или планируемой работы руководителем организации или другим должностным лицом работникам определенного подразделения или всей организации.

Чтобы составить хороший доклад, надо определить цель документа и правила оформления.

Цели доклада: информирование и убеждение.

Элементы доклада:

вступление (показ целей и назначения доклада);

основная часть — изложение основных фактов;

выводы (в виде положений);

рекомендации.

Текст доклада должен состоять из коротких предложений. В предложении должно быть не более 20 слов.

Следующий вид информационно-справочного документа — телеграмма.

Телеграмма — официальное сообщение, переданное по телеграфу.

Текст телеграммы должен быть кратким. Союзы, предлоги, знаки препинания в тексте опускаются.

В первой части телеграммы указываются:

отметка о категории телеграммы;

адресат;

текст;

фамилия должностного лица, подписавшего телеграмму.

Во второй части телеграммы — под чертой — указываются:

адрес и наименование организации — отправителя телеграммы;

наименование должности;

подпись лица, от имени которого телеграмма исходит;

печать;

дата. (См. приложение 17).

Следующий вид информационно-справочного документа — телефонограмма.

Телефонограмма — официальное сообщение, переданное по телефону.

Этот вид информационно-справочного документа используется для передачи срочных распоряжений, извещений в пределах телефонной связи.

При передаче телефонограммы полагается придерживаться следующих установок:

передавать только краткую, срочную информацию;

проверять правильность записи обратной связью;

текст — не более 50 слов;

не использовать трудно выговариваемые и редкие слова;

записывать в специальный гроссбух факт передачи телефонограммы.

Формуляр телефонограммы состоит из реквизитов:

• 1) наименование министерства или ведомства;
• 2) название организации-отправителя;
• 3) наименование вида документа;
• 4) дата, номер;
• 5) место составления;
• 6) адресат;
• 7) заголовок;
• 8) текст;
• 9) подпись;
• 10) должность, фамилия передавшего телефонограмму, номер телефона, время передачи;
• 11) должность, фамилия принявшего телефонограмму, номер телефона, время приема. (См. приложение 17).

Самым значительным видом информационно-справочных документов являются деловые письма.

Письмо — обобщенное название различных по содержанию документов, служащих для связи и передачи информации между адресатами.

Функции письма следующие: средство коммуникации; ретрансляции информации; уведомление о чем-либо.

Виды служебных писем:

• 1) письмо — просьба;
• 2) письмо — предложение;
• 3) письмо — претензия;
• 4) письмо — запрос;
• 5) письмо — извещение;
• 6) информационное письмо;
• 7) письмо — отказ;
• 8) письмо — напоминание;
• 9) сопроводительное письмо и т. д.

Формуляр письма состоит из реквизитов:

• 1) наименование министерства или ведомства;
• 2) название организации;
• 3) наименование структурного подразделения (если есть);
• 4) адрес организации (почтовый, телеграфный);
• 5) номер телефона, факса, телетайпа;
• 6) номер счета в банке;
• 7) дата, номер;
• 8) ссылка на индекс и дату входящего документа;
• 9) адресат;
• 10) заголовок;
• 11) текст;
• 12) приложения;
• 13) подпись;
• 14) печать;
• 15) фамилия и телефон исполнителя;
• 16) гриф ограничения доступа.

Требования к тексту письма следующие: краткость; лаконичность; последовательность; убедительность; корректность; одноаспектность; объективность; ясность.

Текст письма состоит из двух частей: вводной и основной.

В вводной части излагаются факты, послужившие поводом для его написания.

В основной части излагаются цели: просьба, предложение, отказ и т. д.

А теперь рассмотрим отдельные виды писем.

информационный справочный документ реквизит Сопроводительное письмо — документ, информирующий адресата о направлении к нему прилагаемых к письму документов, отправленных материальных ценностей.

Оно составляется лишь в том случае, когда содержит пояснения о характере исполнения или цели направления приложенного документа. Текст начинается словами: НАПРАВЛЯЕМ, ВОЗВРАЩАЕМ.

Например:

НАПРАВЛЯЕМ НА УТВЕРЖДЕНИЕ ПРОГРАММУ.

Письмо-приглашение — документ, содержащий приглашение на заседание, совещание, конференцию и т. д.

Письмо-приглашение может содержать:

полную повестку дня мероприятия;

фамилии докладчиков по вопросам повестки дня;

фамилию и телефон ответственного за проведение мероприятия;

способ проезда и другую информацию.

Например:

ПРИГЛАШАЕМ ВАС НА ЗАСЕДАНИЕ.

Информационное письмо — документ, в котором сообщается о каких-либо фактах или мероприятиях, пропагандируются деятельность организаций, продукция.

Рекламное письмо — документ, содержащий описание рекламируемых услуг, товаров.

Цель письма — побудить воспользоваться предложенными услугами, заказать товар.

Текст рекламного письма должен содержать полную, четкую, конкретную информацию.

Письмо-извещение — документ, являющийся ответом на запрос.

Письмо-извещение составляется для конкретного адресата, начинается словами: «Ставим Вас в известность. «.

Письмо-подтверждение — документ, уведомляющий отправителя о получении документов, ценностей, подтверждающий факты, действия.

Направление письма-подтверждения относится к обязательной части деловых отношений.

Письмо-подтверждение начинается словами: ПОДТВЕРЖДАЕМ УСЛОВИЯ ПОСТАВКИ.

Письмо-напоминание — документ, сообщающий о приближении, ускорении, истечении срока исполнения какого-либо действия. (См. приложение 18).

Письмо-напоминание направляется адресату тогда, когда не удается получить ответ с помощью личного контакта или телефонных переговоров.

Например:

НАПОМИНАЕМ, ЧТО СРОК АРЕНДЫ ЗАЛА ИСТЕКАЕТ 16.02.98.

Гарантийное письмо — документ, в котором гарантируется оплата выполненной работы или предоставление чего-либо (работы, помещения и т. д.).

В гарантийном письме организация-адресат берет на себя определенные обязательства, поэтому такое письмо имеет правовую нагрузку.

Например:

ПРОСИМ ИЗГОТОВИТЬ И ВЫСЛАТЬ КОМПЛЕКТ МЕБЕЛИ. ОПЛАТУ ГАРАНТИРУЕМ.

Такие письма подписывает директор и главный бухгалтер предприятия. (См. приложение 19).

Письмо-претензия — документ, в котором указываются требования, предъявляемые автором претензии, основания требований.

Письмо-претензия подписывается руководителем организации и визируется главным бухгалтером.

Пример письма-претензии см. в приложении 20.

Письмо-ответ — документ, являющийся реакцией и обусловленный содержанием инициативного документа.

Ответа требуют письма-запросы, просьбы, обращения, требования, предложения, претензии.

Письмо-ответ должно содержать ссылку на индекс и дату инициативного письма. В тексте излагается решение, принятое по инициативному документу:

принятие предложения;

отказ от предложения;

выполнение просьбы;

ответ на запрос.

Ответ должен быть изложен в конкретной, четкой форме.

Отказ должен быть убедительно аргументирован.

Письмо иностранному партнеру должно иметь четкую структуру.

Структура письма иностранному партнеру:

• 1) эмблема и наименование фирмы (возможно указание рода деятельности);
• 2) адрес фирмы (почтовый, телеграфный, номера телефона (ов), факса, название банка, адреса представительств и филиалов);
• 3) номер документа в цифровой или буквенной форме;
• 4) дата в буквенно-цифровой форме;
• 5) адрес получателя;
• 6) вступительное обращение;
• 7) заголовок;
• 8) текст;
• 9) заключительная формула вежливости;
• 10) личная подпись автора письма;
• 11) ниже подписи — её расшифровка;
• 12) на следующей строке — должность лица, подписавшего документ.

Факс — документ, полученный с помощью специального аппарата (телефакса) по телефонным каналам связи.

Факс всегда будет являться копией переданного документа.

Оформление факса осуществляется аналогично оформлению делового письма.

Дополнительными данными, которые проставляет сам аппарат, являются:

указание (код) отправителя;

дата и время передачи;

длительность передачи;

номер телефакса, с которого передана информация;

количество страниц.

Если полученные факсы имеют важную информацию и предназначены для длительного пользования, их необходимо скопировать, так как факсовая бумага недолговечна.

В дорогих факсимильных аппаратах при использовании обычной бумаги копирование не обязательно. (См. приложение 21).

Модем — средство передачи информации с помощью электронной почты между двумя адресатами — пользователями ПК.

Документы, полученные с помощью модема, всегда будут являться копией переданного документа.