Обоснование выбора системы «ДЕЛО»

Функциональные возможности Данный программный продукт предназначен для управления любыми типами документов предприятий и организаций различного профиля. В частности система «ДЕЛО» позволяет:

• 1. Организовать как четкое ведение всей внутренней документации предприятия, так и переписки со сторонними организациями (приказы, распоряжения, служебные записки, переписка с подрядчиками и заказчиками, претензионная переписка и т. п.)
• 2. Автоматизировать ведение договорного делопроизводства (ведение шаблонов договоров, регистрация договоров, дополнительных соглашений, актов и прочих договорных документов), планировать и контролировать работу сотрудников по договорным документам.
• 3. Обеспечить контроль исполнения поручений руководства (устные поручения, поручения с планерок, протоколы совещаний и т. п.), проводить анализ исполнительской дисциплины.
• 4. Выполнять оперативное электронное согласование документов (документы на оплату, отгрузку, внутренние заявки и т. п.), проводить разработку договоров, приказов и других документов в электронном виде.
• 5. Для организаций, работающих с гражданами, система дает возможность наладить прием и обработку обращений граждан, включая аналитику по и контроль сроков исполнения решений по обращениям. Данные возможности, направленные на повышение качества оказания публичных гос. услуг и услуг населению, особенно важны государственным и муниципальным организациям, предприятиям сферы ЖКХ и социального обеспечения.
• 6. Экономить более 30% непродуктивно используемого рабочего времени руководителей и сотрудников, за счет облегчения поиска документов и информации.
• 7. Следить за движением и возвратом копий/оригиналов документов, исключить утерю важных документов и информации.

Эффект от внедрения Эффект от внедрения системы складывается из следующих составляющих:

• — За счет использования документов внутри предприятия в электронном виде резко сокращается объем бумажного документопотока и снижаются затраты на копирование документов.
• — Сокращение объема бумажного документооборота снижает затраты на архивное хранение документов.
• — Сокращение срока согласования документов и доведения документов до исполнителей за счет оперативной доставки электронных копий повышает оперативность принятия решений и снижает инертность предприятия.
• — Обеспечение четкого контроля за исполнением и движением документов позволяет повысить исполнительскую дисциплину и сократить сроки исполнения документов, поручений и решений.
• — Автоматическая генерация аналитических отчетов по документообороту и исполнительской дисциплине экономит до 20% времени сотрудников канцелярии/секретариата.
• — По оценкам специалистов предприятий, внедривших электронные системы документооборота, их использование может способствовать увеличению прибыли предприятия на 5 — 15%.
• — Внедрение в дополнение к модулю автоматизации базового документооборота опций Кадрового делопроизводства и Архивного Дела позволяет создать единое поле работы с электронными документами всех типов, обеспечивающее поддержку основных бизнес-процессов управления предприятием.

Система «ДЕЛО» — эффективное решение для автоматизации управления документами для различных категорий пользователей.

Что дает СЭД «ДЕЛО» руководству и сотрудникам организаций?

Преимущества для руководителей СЭД «ДЕЛО» дает руководителю удобный инструмент по работе со всем объемом документов, требующих его внимания. После освоения «ДЕЛО» работать с бумажными документами уже нет необходимости.

Благодаря СЭД руководитель видит актуальный перечень документов, ему удобно работать с ними, в том числе, благодаря настройке доступа к документам он может безопасно работать с конфиденциальной информацией.

Руководитель может делегировать полномочия помощникам, что дает возможность освобождения от рутинной работы. СЭД предоставляет руководителю быстрый, удобный и безопасный способ организации работы с проектами документов, с использованием ЭЦП. «ДЕЛО» делает прозрачными действия исполнителей, что дает руководителю эффективно контролировать документооборот организации.

Руководитель может через удобный web-интерфейс удаленно контролировать работу исполнителей, а так же обеспечить формирование единого информационного пространства в рамках территориально распределенной организации.

СЭД предоставляет надежную защиту информации за счет разграничения прав доступа, юридически значимого документооборота, ЭЦП и шифрования.

Преимущества для должностных лиц (исполнителей) СЭД «ДЕЛО» обеспечивает исполнителя полнофункциональным рабочим местом, в котором он не только своевременно получает и исполняет поручения, но и работает с проектами, может найти все требуемые документы, не покидая рабочего места.

СЭД «ДЕЛО» предоставляет удобное, быстро настраиваемое «Виртуальное рабочее место», с определенными правами доступа к документам, функциями оповещения о поступлении новых документов, а также о нарушении сроков исполнения документов. Позволяет легко и быстро сформировать и распечатать отчет о исполнении поручения руководства.

Электронная форма проекта документа позволяет значительно сократить сроки согласования документов. Упрощается совместная работа над проектом документа, а также имеются удобные инструменты редактирования и отслеживания изменений в документе.

Наличие расширенного поиска позволяет значительно упростить исполнителю работу с документами.

СЭД дает возможность исполнителю эффективно контролировать движение документов и осуществлять организацию хранения документов в структурных подразделениях. С помощью удаленного доступа к СЭД исполнитель может в любое время и в любом месте получить обновленную актуальную информацию о документе.

Преимущества для служб документационного обеспечения Делопроизводители получают автоматизацию знакомых задач, которые обычно ведутся в бумажных журналах с риском потерять документы или пропустить сроки исполнения. СЭД «ДЕЛО» предотвращает такие неприятные ситуации.

Система «ДЕЛО» полностью соответствует российским и международным нормативным требованиям в области делопроизводства. Она предоставляет расширенным возможности при регистрации документов. При использовании СЭД «ДЕЛО» значительно ускоряется обмен между подразделениями организации, а так же уменьшается трудоемкость ввода в систему большого числа многостраничных документов.

СЭД «ДЕЛО» предоставляет удобный способ работы с проектами документов и исполнениями поручений. Автоматические функции приема, отправки и оформления рассылки документов значительно сокращают количество выполняемых вручную рутинных операций.

Работникам ДОУ СЭД дает возможность легко отслеживать перемещение документа внутри организации, контролировать исполнение поручений и резолюции руководства, а также движение документов.

«ДЕЛО» позволяет эффективно вести номенклатуру дел организации и осуществлять расширенный поиск, что значительно уменьшает трудозатраты.

Преимущества для помощников руководителя и секретарей-референтов СЭД «ДЕЛО» всегда позволяет предоставлять актуальную информацию по документам и поручениям, а также отслеживать движение документов. Вы получаете информацию не только через привычный интерфейс системы, но и через Web-интерфейс.

Благодаря настройкам СЭД «ДЕЛО» секретари и помощники руководителей всегда оповещаются о состоянии работы с документами, секретари могут взять на себя функции руководства для контроля исполнения поручений.

Автоматизация функций приема, отправки и ввода документов в систему значительно сокращает количество рутинных операций по их обработке.

Благодаря СЭД «ДЕЛО» возможно эффективно осуществлять организацию и контроль движения документов.

Большие возможности поиска позволяют существенно экономить время работы с документами.

Преимущества для ИТ-специалистов СЭД «ДЕЛО» является законченным программным продуктом. Система легко настраивается под задачи любой организации. Встроенные механизмы адаптации под особенности конкретной организации позволяют соблюдать требования существующих регламентов и стандартов.

Система «ДЕЛО» интегрируется через АPI-интерфейс с любыми информационными системами и бизнес-приложениями.

СЭД «ДЕЛО» дает возможность установить «разумный баланс», обеспечив одновременно и удобство пользователей, и надежную защиту от неправомерного вмешательства в работу системы.

Система делает автоматическое протоколирование наиболее важных действий, совершенных пользователем в процессе работы с документом, что позволяет оперативно разрешать возможные конфликтные ситуации.

Выводы Система «ДЕЛО», разработанная компанией «Электронные Офисные Системы» (ЭОС) — комплексное промышленное решение, обеспечивающее автоматизацию процессов делопроизводства, а также ведение полностью электронного документооборота организации.

Система делопроизводства эффективно используется как в небольших коммерческих компаниях, так и в распределенных холдинговых или ведомственных структурах.

Первая версия системы «ДЕЛО» выпущена в 1996 году.

«ДЕЛО» — первая отечественная система автоматизации документооборота, получившая государственный сертификат наивысшего качества ЦСЦР Госстандарта РФ.

В настоящее время «ДЕЛО» используют 2000 компаний, учреждений и организаций в России и странах СНГ, а общее число установленных рабочих мест составляет более 150 000. Двенадцать субъектов Федерации реализуют программы автоматизации органов власти всех уровней на базе системы «ДЕЛО».

Сегодня программа документооборота «ДЕЛО» фактически является отраслевым стандартом автоматизации документооборота в России. Высокий уровень качества и многолетний опыт специалистов ЭОС гарантируют успешное внедрение и отсутствие проблем с дальнейшей эксплуатацией.

Система «ДЕЛО» обеспечивает как автоматизацию классического документооборота компании, так и полноценное управление электронными документами. Это позволяет создать решение для комплексной автоматизации любого уровня, а также плавно и без риска осуществлять переход к современным технологиям ведения делопроизводства.