Анализ использования временного ресурса

Чтобы правильно распределить время, необходимо точно знать, как оно расходуется в действительности. Рассмотрим методики классического тайм-менеджмента. Первым шагом любого руководителя, который решил серьезно заняться данной проблемой, должен стать анализ использования временного ресурса. Анализ использования времени поможет выявить временные потери, а также показать слабые и сильные стороны используемого рабочего стиля. Такой анализ просто необходим, если не известно на что, по сути, расходуется время; сколько времени требует выполнение тех или иных дел и какие факторы ограничивают или стимулируют работоспособность Кричевский Р. Л. Если вы руководитель… М.: Дело 2006. — 164с.

Чтобы анализировать проблему, необходим достоверный учет времени. Самый эффективный способ учета времени — это ведение записей. При использовании с этой целью компьютера можно использовать такую программу как Visual Time Analyzer Таранов В. В. Золотая книга руководителя. М.: 2004. — 168с. С ее помощью можно сэкономить время и получить графическое изображение своей работы. Также расходуемое время можно учитывать в таблицах, в которых должны быть указаны следующие параметры:

• — вид деятельности (для определения вида деятельности);
• — время начала и окончания соответствующего вида деятельности;
• — длительность соответствующего вида деятельности (для определения необходимого времени для данного вида деятельности) Егоршин А. П. Управление персоналом. Н. Новгород.:2005. — 243с.

Наиболее предпочтительным является ведение учета времени в процессе работы, так как при учете времени после работы можно забыть некоторые важные детали.

В процессе анализа выявляются сильные и слабые стороны использования временного ресурса. Поэтому необходимо ответить на определенные вопросы, такие как:

• — была ли работа необходима? (если более 10% рабочего времени было потрачено не на необходимую работу, это говорит о проблемах с определением приоритетов);
• — были ли оправданы затраты времени? (если более 10% рабочего времени составляли дела, затраты времени на которые не оправданы, нужно проанализировать причины, по которым расход времени был слишком велик и постараться учитывать их в будущей работе);
• — было ли целесообразно выполнение работы? (если более 10% рабочего времени пошло на задачи, выполнение которых было нецелесообразно, значит нужно уделить внимание планированию организации)
• — был ли сознательно определен временной интервал для выполнения работы? (если более 10% рабочего времени было потрачено на задачи, временной интервал выполнения которых определялся спонтанно, следовательно, существуют проблемы с планированием рабочего времени) Таранов В. В. Золотая книга руководителя. М.: 2004. — 168с.

Определив критические моменты, вредные привычки, наиболее частые ошибки рабочего стиля, так называемые поглотители времени, нужно определить их причины и выработать меры по их устранению, наиболее подходящие для данного бизнеса и конкретного руководителя.

Сильные стороны:

• · сортировка почты (это рациональнее, чем сразу отвечать на все письма)
• · не самые важные дела (ответ на письма) — в конце дня, когда на важные и требующие больших затрат времени дела не остается времени
• · каждым делом менеджер занимался определенное время, не смешивая его с другими
• · вся работа, проделанная в этот день, была необходима
• · помехи, которые желательно если не ликвидировать, то свести к минимуму, отняли сравнительно мало времени Кричевский Р. Л. Если вы руководитель… М.: Дело 2006. — 164с.

Слабые стороны:

· временной интервал для выполнения нескольких задач определялся спонтанно (если бы он был определен заранее, возможно, и подготовка документов, и совещание заняли меньше времени) непредвиденную задержку в дороге можно было использовать для подготовки отчета или составления плана на следующий день Кричевский Р. Л. Если вы руководитель… М.: Дело 2006. — 164с.

В результате всего анализа выявляются «воры времени», различные ошибки использования рабочего времени. Соответственно необходимо определить их причины, выработать методы борьбы с ними, наиболее подходящие для конкретного работника.