Характеристика системы учета и внутреннего контроля коммерческой организации

Организационная структура бухгалтерии в ООО «Дон Агро» состоит из главного бухгалтера, зам. главного бухгалтера, бухгалтера по основным средствам, бухгалтера по расчетам с покупателями, бухгалтера по расчетам с поставщиками, бухгалтера по ТМЦ и готовой продукции (Приложение2,5). Служба управленческого учета имеется. На предприятии учет ведется по централизованной форме, все работы по текущему обобщению и систематизации информации, составлению бухгалтерских отчетов, экономическому анализу и контролю сосредоточиваются в едином подразделении предприятия. Это обеспечивает возможность рационального разделения труда и организации действенного контроля со стороны учетного аппарата за работой производственных подразделений В ООО «Дон Агро» журнально-ордерная форма бухгалтерского учета. При журнально-ордерной форме бухгалтерского учета для учета операций по капитальным вложениям предназначены: журнал-ордер формы N 16 АПК (Приложение 12).По назначению бухгалтерские документы делятся на распорядительные, исполнительные (оправдательные), бухгалтерского оформления и комбинированные. Распорядительные документы содержат распоряжения, задания, приказы руководителя организации или других уполномоченных для этого лиц о совершении определенных операций. К ним относятся: приказы, распоряжения, чеки на получение денежных средств с расчетного счета в банке, платежные поручения на перечисление денежных средств с банковских счетов организации, доверенности на получение товарно-материальных ценностей и др.

Распорядительные документы не подтверждают факта осуществления хозяйственной операции, и поэтому основанием для учётных записей не являются.

Исполнительные (оправдательные) документы удостоверяют (подтверждают) факт совершения хозяйственных операций. К ним относятся накладные на выдачу материальных ценностей, лимитно-заборные карты (ведомости) на получение материальных ценностей, наряды на сдельную работу и т. д. Эти документы являются источником информации для текущего и последующего контроля хозяйственных операций.

Документы бухгалтерского оформления составляются с целью подготовки, обеспечения, сокращения и упорядочения учетных записей, а также с целью подготовки исполнительных (оправдательных) и распорядительных документов. К таким документам относятся:

• -документы по учету ОС и НМА;
• -документы по учету сырья и материалов;
• -документы по учету кассовых операции;
• -документы по учету банковских операции;
• -документы по учету НДС;
• -документы по расчетам с подотчетными лицами;
• -документы по учету рабочего времени и начислению зарплаты.

Комбинированные документы содержат одновременно признаки распорядительных, исполнительных документов и бухгалтерского оформления. Например, расходный кассовый ордер содержит распоряжение о выдаче денег, подтверждает получение денег (исполнение операции) и включает корреспондирующие счета (дебетуемый и кредитуемый).

По объему содержащихся в документах сведений или по порядку их составления они делятся на первичные и сводные.

Первичные документы составляются непосредственно в момент совершения хозяйственной операции. Они имеют юридическую (доказательную) силу, поскольку являются первым формальным доказательством, что операция выполнена. К ним относятся, в частности, накладные, документы на поступление и отпуск материалов, начисления заработной платы, отгрузку продукции и др.

Сводные документы составляют на основании первичных документов, в них отражаются операции, уже оформленные прежде первичными документами. Сводные документы составляют для обобщения данных первичных документов с целью получения укрупненных или новых показателей. Примером могут служить расчетно-платежная ведомость, авансовый отчет, отчет о движении материальных ценностей и др.

По способу использования документы подразделяются на разовые и накопительные.

В разовых документах отражаются (регистрируются) одна или несколько хозяйственных операций, совершаемых одновременно. Сразу после их составления они могут являться основанием для бухгалтерских записей.

Накопительные документы составляют за определенный период времени (день, декаду и т. д.); они содержат информацию об однородных хозяйственных операциях. К ним относятся лимитно-заборные карты (ведомости) на отпуск материалов, реестры, ведомости, накопительные учетные листы и др. Они позволяют сократить количество заполняемых документов, бухгалтерских записей и тем самым способствуют .На предприятии используется автоматизированная программа «1С:Предприятие» представляет собой систему прикладных решений, построенных по единым принципам и на единой технологической платформе. Руководитель может выбрать решение, которое соответствует актуальным потребностям предприятия и будет в дальнейшем развиваться по мере роста предприятия или расширения задач автоматизации.

Численность сотрудников бухгалтерии составляет 6 человек. Бухгалтерский учет в ООО «Дон Агро» ведется по всем нормативным закон и положениям ведения бухгалтерского и налогового учета.

Главный бухгалтер подчиняется непосредственно генеральному директору ООО «Дон Агро» .В своей деятельности главный бухгалтер руководствуется действующим законодательством РФ Уставом ООО «Дон Агро», положением о бухгалтерии и должностной инструкцией.(Приложение 5).

На главного бухгалтера возлагаются следующие функции:

• 1. Руководство ведением бухгалтерского учета и составлением отчетности на предприятии.
• 2. Формирование учетной политики с разработкой мероприятий по ее реализации.
• 3. Оказание методической помощи работникам подразделений предприятия по вопросам бухгалтерского учета, контроля и отчетности.
• 4. Обеспечение составления расчетов по зарплате, начислений и перечислений налогов и сборов в бюджеты разных уровней, платежей в банковские учреждения.
• 5. Выявление внутрихозяйственных резервов, осуществление мер по устранению потерь и непроизводительных затрат.
• 6. Внедрение современных технических средств и информационных технологий.
• 7. Контроль за своевременным и правильным оформлением бухгалтерской документации.
• 8. Обеспечение здоровых и безопасных условий труда для подчиненных исполнителей, контроль за соблюдением ими требований законодательных и нормативных правовых актов по охране труда.

Задачи которые решает главный бухгалтер ООО «Дон Агро» организация бух. учета хозяйственно-финансовой деятельности, контроль экономного использования материальных, трудовых и финансовых ресурсов, сохранности собственности предприятия. Обеспечение автоматизации бухгалтерского учета.

Заместитель главного бухгалтера выполняет следующие функциональные обязанности на время отсутствие главного бухгалтера исполняет его обязанности. Так же зам. главного бухгалтера осуществляет учет отдельных участков бухгалтерии: подготовка платежных поручений, работа в Банк клиенте, взаимодействие с банком по различным вопросам, проведение операций в бухгалтерской программе, подготовка документов по требования налоговой инспекции совместно с бухгалтером по налогам. По поручению главного бухгалтера выполняет другую работу по бух. учету.

Бухгалтер по основным средствам выполняет работу по ведению бухгалтерского учета хозяйственных операций: приобретение основных средств, учет основных средств по лизингу, реализация основных средств выписка первичных документов, списание основных средств, перемещение основных средств, учет земельных участков и арендодателей, сводный расчет арендодателей и т. п.

Бухгалтер по расчету с покупателями выполняет следующие операции: регистрация в системе операций ТМЦ, учет расчетов по аренде земли с пайщиками, начисление в учетной системе НДС.

Бухгалтер по расчетам с поставщиками осуществляет операции: учет расчетов с поставщиками за товары и услуги, учет расчетов с транспортными организациями, учет расчетов с элеваторами за хранение и отпуск.

Бухгалтер по ТМЦ и готовой продукции выполняет работу по ведению бухгалтерского учета хозяйственных операций, регистрация в системе операций по реализации ТМЦ товаров услуг, подготовка отчетов о движении продуктов животноводства и растениеводства, формирование себестоимости незавершенного производства по растениеводству и животноводству.

В ООО «Дон Агро» отсутствует система внутреннего контроля, но для лучших достижений в работе рекомендуется организовать внутренний контроль на предприятии. Процедуры внутреннего контроля включают: а) формальное определение и документальное закрепление (на основе детально разработанных должностных инструкций) порядка деятельности (действий) и взаимоотношений определенного круга работников организации по поводу планирования, организации, регулирования, контроля, учета и анализа в процессе реализации конкретных финансовых и хозяйственных операций, а также оценки наличия и состояния ресурсов (потенциалов) организации;

• б) определение круга первичных документов или других носителей информации, где отражаются данные, свидетельствующие об исполнении соответствующими работниками своих функций и реализации этапов соответствующих финансовых или хозяйственных операций; определение порядка движения документов (носителей информации) от момента их возникновения до архивирования;
• в) определение «точек контроля» для оценки различных аспектов реализации конкретных финансовых (хозяйственных) операций и оценки состояния (наличия) ресурсов (потенциалов) организации; установление контролируемых параметров объектов контроля; установление «критических» точек контроля, где риск возникновения ошибок, искажений и других нежелательных явлений особенно велик;
• г) выбор типов и методов проведения контроля.

Система бухгалтерского учета включает учетную политику и процедуры определения, сбора, измерения, регистрации (документирования), классификации, анализа и передачи информации в стоимостной оценке об имуществе, источниках его формирования, финансовых и хозяйственных операциях организации. Одной из задач системы бухгалтерского учета является обеспечение контроля за наличием и движением имущества (ресурсов) и его рациональным использованием в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами. Эффективность системы бухгалтерского учета определяется уровнем регистрации и обработки финансово-хозяйственных операций организации. Этот уровень описывается следующими характеристиками:

• 1) наличие — отражены действительно существующие операции;
• 2) полнота — отражены все реальные операции;
• 3) арифметическая точность — все операции правильно подсчитаны;
• 4) разноска по счетам — все операции правильно разнесены по соответствующим бухгалтерским счетам;
• 5) формальная разрешенность — на каждую операцию получено либо общее, либо специальное формальное разрешение;
• 6) временная определенность — все операции отнесены к надлежащему отчетному периоду;
• 7) представление и раскрытие данных в отчетности все данные правильно суммированы и обобщены, соблюдены установленные требования относительно порядка и объема раскрытия информации в отчетности.

Структуру системы внутреннего контроля можно представить в следующем виде:

Организация: простая организационная структура с четкими линиями подчиненности, ответственность в рамках полномочий, отчетность перед вышестоящими руководителями, разграничение критических функций, возможность быстрого реагирования при изменении как внутренних, так и внешних факторов, четкое определение роли и ответственности каждого отдела, надлежащий уровень контроля деятельности сотрудников и периодическая оценка результатов их работы.

Политика: утверждается на уровне руководства в соответствии с целями и задачами организации и издается в письменном виде, доводится до сведения сотрудников, периодически пересматривается и обновляется по мере необходимости.

Процедуры: обеспечивают разграничение критических функций, максимально просты и понятны, не противоречат и не дублируют друг друга, периодически пересматриваются и обновляются по мере необходимости.

Персонал: оценка личных качеств кандидатов при приеме на работу, профессиональные тренинги и курсы, четкое определение роли и ответственности.

Учет: необходим для принятия эффективных решений, ведется по организационным подразделениям предприятия.

Отчетность: отчеты своевременны, просты и последовательны.

Бюджеты: служат инструментом анализа достижения целей, поставленных перед подразделениями, и способствуют улучшению координации деятельности различных отделов.