Основные направления совершенствования хозяйственных связей с поставщиками молочной продукции

При анализе коммерческой работы по организации хозяйственных связей с поставщиками молочной продукции в качестве сильных сторон деятельности были отметены: наличие практики долговременного сотрудничества с отдельными поставщиками, постоянной работы по расширению и совершенствованию хозяйственных связей; хороший уровень преддоговорной и договорной работы; наличие практики ежеквартального свода и анализа информации о заключенных договоров; организация поставок молочных продуктов (доля реализация которых в 2012 г. в объеме розничного товарооборота составила 7,54%) на достаточно выгодных для райпо условиях: на условиях франко-стация назначения, представление поставщиками отсрочки платежа превышающих сроки реализации товаров даже и др.

В тоже время были выявлены следующие слабые места: низкий уровень компьютеризации коммерческой работы; ограниченное количество поставщиков молочных продуктов; использование в практике работы типовых договоров поставщиков, наличие нареканий к отдельным условиям договоров поставки и др. Следует отметить, что пока не будет решена проблема централизации договорной работы на уровне Белкоопсоюза, организации системы потребительской кооперации не смогут на практике выступать как полноправный партнер при установлении хозяйственных связей с поставщиками товаров. Не случайно, именно это направление работы подверглось критике со стороны А. Г. Лукашенко на отчетном Общем собрании представителей членов Белкоопсоюза, прошедшем 08.02.2013 г., в работе которого он участие. По мнению Президента станы, создание единой системы оптовых закупок позволит повысить эффективность работы в целом за счет ускорения оборачиваемости товаров, формирования конкурентных цен, предоставления поставщиками более выгодных условий поставки [2, с. 1].

Пока кооператоры выступают как разрозненные покупатели, а кооперативные структуры конкурируют между собой, они не могут обеспечить получение товаров от поставщиков на более выгодных условиях. А ведь потребкооперация, по существу, такая же организованная торговая сеть, причем крупнейшая в Беларуси. И это преимущество необходимо использовать.

Поэтому вопрос централизации оптовых закупок в настоящее время находится в стадии решения на самом высоком уровне управления.

Учитывая это, основные направления совершенствования работы по организации хозяйственных связей Кировского райпо с поставщиками товаров можно сгруппировать по следующим основным направлениям:

• — совершенствование преддоговорной и договорной работы с поставщиками;
• — совершенствование хозяйственных связей с поставщиками, в том числе расширения хозяйственных связей с поставщиками молочных продуктов;
• — повышение качества исполнения договорных обязательств, в то числе на основе роста общего уровня компьютеризации коммерческой работы и др.

Прежде чем предложить конкретные направления совершенствования договорной работы с поставщиками молочных продуктов в Кировском райпо, изучим общие перспективные направления решения данной проблемы в системе потребительской кооперации. Постановлением правления Белкоопсоюза № 490 от 30.12.2011 г. было утверждено Положение об организации договорной и претензионно-исковой работы в организациях потребительской кооперации [26]. В соответствии с этим документом Могилевским облпотребсоюзом было принято постановление «О внесении изменений в положения о договорной и исковой работе организаций» от 11.01.2012 г. № 08−22/2, в котором было указано не необходимость внесения изменений и дополнений в соответствующие Положения о договорной и исковой работе, действующие в организациях. На основании данного документа было разработано Положение об организации договорной и претензионно-исковой работы в Кировском райпо (приложение 4).

Данным документом была закреплена персональная ответственность председателя Кировского райпо за непоступление денежных средств при отпуске товаров без их предварительной оплаты внесистемным покупателям, определен порядок осуществления договорной работы, подготовки и заключения договоров, порядок осуществления претензионно-исковой работы.

Основными целями договорной и претензионно-исковой работы в Кировском райпо являются:

• — обеспечение правовой защиты интересов организаций при заключении (изменении, расторжении) и исполнении договоров;
• — обеспечение качественного уровня заключения договоров;
• — своевременное предъявление претензий, исковых заявлений, заявлений о возбуждении приказных производств, а также выполнение всех договорных обязательств;
• — действенный контроль за выполнением договоров, обобщение и анализ состояния договорной и претензионно-исковой работы, принятие мер по укреплению договорной дисциплины;
• — применение имущественных санкций и иных мер воздействия к контрагентам за нарушение ими договорных обязательств.

На основании изучения недостатков в договорной работе райпо, в договорах на 2014 г. необходимо:

• — указать, что — товары маркированы штриховыми идентификационными кодами в случаях, предусмотренных актами законодательства;
• — предусмотреть, чтобы к товару прилагались: инструкции по эксплуатации, паспорта, свидетельства о качестве и сертификаты;
• — изложить требования к таре и упаковке товара, обеспечивающей надлежащую сохранность при перевозке, хранении и размещении. Определить стоимость тары, упаковки, указать входит ли она в цену товара, порядок и сроки возврата тары, условия расчетов при ее возврате;
• — указать сроки поставки и оплаты товара, в том числе, с какого времени они исчисляются, место, адрес получения (доставки) товара, определить возможность досрочной поставки товара;
• — в договоре, предусматривающем отпуск организацией товара с отсрочкой платежа, прописать условия о взимании процентов в пользу организации и их размере в соответствии со ст. 770 Гражданского кодекса Республики Беларусь за пользование коммерческим займом. В договоре на приобретение организацией товара, предусматривающем отсрочку платежа, указать, что данная отсрочка не является коммерческим займом и исключить возможность уплаты данных процентов в пользу контрагента по договору;
• — предусмотреть цену, порядок и условия ее изменения, указать входит ли НДС в цену товара;
• — указать порядок распределения транспортных расходов, а также иных расходов, в том числе связанных с перечислением денежных средств;
• — отметить, что поставка товара производится только с сертификатом соответствия или гигиеническим удостоверением, выданным в установленном порядке;
• — при отпуске организацией первой партии товара контрагенту в рамках договора купли — продажи, поставки, как правило, предусматривать полную предоплату за данный товар;
• — при получении организацией партии товара от контрагента в рамках договора купли — продажи, поставки, предусматривать отсрочку платежа за данный товар, как правило, по истечении срока его оборачиваемости;
• — предусмотреть, что каждая последующая отгрузка (оплата) будет произведена только после успешного исполнения предыдущего этапа;
• — прописать, санкции за неисполнение, ненадлежащее исполнение обязательств, в виде неустойки (пени, штрафа), а также возмещения убытков;
• — предусмотреть порядок изменения и расторжения договора, в том числе возможность одностороннего отказа от его исполнения;
• — указать в договоре претензионный порядок разрешения споров, в том числе срок рассмотрения предъявленных претензий (рекомендуется предусматривать пятнадцатидневный срок для рассмотрения претензии);
• — предусмотреть обязательство сторон договора по своевременному информированию (указать в какой срок) друг друга о возникновении форс-мажорных обстоятельств, изменении юридического адреса, банковских реквизитов;
• — прописать перечень прилагаемых документов, являющихся неотъемлемой частью договора (спецификация, протокол согласования цен и др.).

Таким образом, заключение договоров с учетом требований Положения об организации договорной и претензионно-исковой работы в райпо позволит повысить эффективность существующей договорной работы в организации. Однако практическая возможность реализация данных направлений, как уже было отмечено ранее, напрямую связана с решением проблемы централизации оптовых закупок.

В ходе анализа структуры хозяйственных связей по поставкам молочных продуктов в Кировском райпо, было указано на незначительное число поставщиков молочных продуктов, что является отрицательным моментом, учитывая ежегодный рост объемов продаж молочных продуктов. Поэтому следует продолжить работу по совершенствованию существующей системы хозяйственных связей.

Таким образом, перед Кировским райпо возникает вопрос оптимального выбора поставщика и принятия наиболее эффективных решений по закупкам товаров. При этом деятельность организации должна быть направлена на укрепление партнерства, а также на рост прибыли как для себя, так и для поставщиков товаров.

Для Кировского райпо очень важно при выборе поставщиков товаров, глубоко и всесторонне исследовать их деятельность, изучить их потенциал с тем, чтобы установить деловые отношения, обеспечивающие организации стабильную работу. Умение выгодно закупать товары зависит, во многом, от обоснованности принятого решения. Для изучения поставщиков товаров необходимо составить их общий перечень, сгруппировать по определенным товарным группам, изучить их деятельность и, на основе рейтинговой оценки каждого из них, определить степень целесообразности договорной политики торговой организации, как в целом, так и по отдельной товарной группе.

Оценка рейтинга поставщиков товаров осуществлялась посредством метода экспертных оценок с использованием оценочной шкалы, представленной приложении 5. Для проведения объективной оценки необходимо определить коэффициенты весомости показателей. Определение коэффициентов весомости показателей проводится с помощью метода ранжирования. Коэффициент весомости количественно характеризует значимость отдельно показателя в общей их совокупности. Параметры весомости отдельных показателей коммерческой привлекательности определяют исходя из условия, что сумма всех коэффициентов весомости есть величина постоянная и принимается равной единице. При этом условии коэффициент весомости каждого отдельного показателя будет в интервале от 0 до 1. Наиболее распространенным методом определения коэффициентов весомости является экспертный метод.

Для определения коэффициентов весомости показателей оценки был проведен опрос 4 товароведов и начальника торгового отдела Кировского райпо. Каждому эксперту (общее количество N) было предложено ранжировать (упорядочить) 11 показателей. При этом наиболее важному показателю соответствует самый высокий ранг (n=11), следующему по важности — ранг (n-1), далее ранг (n-2) и т. д., вплоть до последнего, наименее важного из всех показателей, которому присваивается ранг, равный 1.

По формуле (4.1) в таблице 4.1. были определены коэффициенты весомости каждого из 11 анализируемых условий поставок [18, с. 11]:

(4.1).

при условии, что =1=const,.

где n — количество экспертов;

R — сумма рангов i-го свойства при сумме экспертов от i до j;

mi — коэффициент значимости уровня конкурентоспособности.

В таблице 4.1 приведен расчет коэффициентов весомости показателей коммерческой привлекательности.

Таблица 4.1 — Определение коэффициентов весомости показателей коммерческой привлекательности поставщиков, подставляющих молочные продукты в Кировское райпо в 2013 г.

Примечание — Источник: составлено автором.

Как видно из данных, представленных в таблице 4.1, наиболее важным условием поставки является отсрочка платежа.

На основе обработки оценок единичных показателей свойств, поставленных каждым экспертом, были определены средние арифметические значения каждого показателя в баллах по формуле (4.2) [17, с. 12]:

(4.2).

где Р_iср — среднее арифметическое значение i-го свойства;

N — количество экспертов;

Р₁, Р₂, Р₃, P_n — значение показателей, проставленных каждым экспертом по данному показателю по выбранной оценочной шкале.

Для расчета обобщающего комплексного показателя коммерческой привлекательности (Q) была использована следующая формула (4.3) [17, с. 12]:

(4.3).

где P_iср — средний арифметический показатель качества;

m_i — коэффициент весомости этого показателя.

В приложении 6 представлен расчет коммерческой привлекательности всех 7 поставщиков, поставляющих молочные продукты в Кировское райпо в 2013 г. Его результаты обобщены в таблице 4.2 и на рисунке 4.1.

Таблица 4.2 — Оценка рейтинга поставщиков молочных продуктов в Кировское райпо за 2013 г.

Примечание — Источник: составлено автором по данным прил. 6.

Рисунок 4.1 — Рейтинг поставщиков молочных продуктов в Кировское райпо в 2013 г. 1. ОАО «Бабушкина крынка», г. Могилев; 5. ООО «МоБеТорг Альтернатива», г. Могилев 2. ОАО «Савушкин продукт», г. Брест; 6. ОАО «Гормолокозавод № 2, г. Минск 3. ОАО «МогилевБеллакт», г. Могилев; 7. ИЧТУП «Славфуд», г. Минск 4. КУП «Городской молочный завод № 1», г. Минск.

Примечание — Источник: составлено автором по данным прил. 6.

По данным таблицы 4.2 и рисунка 4.1 установлено, что все поставщики молочных продуктов, осуществляющих поставку данной продукции в Кировское райпо, имеют высокие рейтинги (более 2). Это значит, что это обеспечивает райпо стабильное функционирование на рынке в перспективе. Самые высокие рейтинги получили следующие поставщики: ОАО «МогилевБеллакт», КУП «Городской молочный завод № 1» и ОАО «Бабушкина крынка».

Самый низкий рейтинг получило ИЧТУП «Славфуд» (город Минск). Не смотря на то, что данный поставщик поставлял продукцию с отсрочкой платежа 30 календарных дней, в договоре с ним вопросы установления отпускных вообще не были определены.

В целях расширения структуры хозяйственных связей по поставкам молочных продуктов на 2014 г. следует заключить договора со следующими поставщиками: ОАО «Молодечненский молочный комбинат», ОАО «Борисовский молочный комбинат», являющимися лауреатами конкурса «Лучшая продукция года. Продукты питания» в 2011 г. и 2012 г.

В ходе анализа организации договорной работы в райпо был отмечен низкий уровень компьютеризации коммерческой и другой экономической работы в организации. В Кировском райпо можно использовать различные программные продукты, но наиболее хорошо себя зарекомендовавшими, являются программный продукт «1С: Предприятие 8.0» и программный комплекс «Товародвижение» (АРМ экономиста по ценам, АРМ товароведа/экономиста) [24, с. 9].

Данный программный комплекс предназначен, в частности, для автоматизации товародвижения и бухгалтерского учета с полным расчетом налогов и выходом на баланс для организаций, осуществляющих любые виды деятельности на территории Республики Беларусь. Он позволяет нескольким пользователям одновременно работать в единой информационной базе данных. Все изменения, вносимые одним из пользователей, сразу становятся доступны другим пользователям комплекса. Программный комплекс «1С: Предприятие» поддерживает блокировку объектов, редактируемых одним пользователем, от изменения другими пользователями. Для каждого из пользователей, работающих с сетевой версией, устанавливается набор прав на доступ к информации, обрабатываемой системой, и настраивается индивидуальный интерфейс для быстрого доступа к часто используемым функциям и режимам.

Программный комплекс «1С: Предприятие» является достаточно гибкой и открытой для дальнейших действий системой, что позволяет быстро и оперативно вносить доработки (например, изменять или дополнять бухгалтерские проводки, формировать новые отчеты и т. д.).

В целях ускорения времени обработки приходных накладных следует оснастить рабочие место на складе терминалом сбора данных — портативном компьютером со встроенным сканером штрихкода. С его помощью накопления данных о товаре информационной системой и на их основе генерирования приходной накладной поставщика. При такой организации работы остается лишь сверить восстановленный компьютером электронный вариант с бумажным оригиналом. Благодаря такой схеме работы практически будет исключен ручной ввод данных с накладных в компьютер. Это экономит время и повышает производительность, ведь отдельные накладные содержат более сотни наименований товара.

Еще большего ускорения процесс оформления обработки приходных накладных можно добиться, если договориться с поставщиками, чтобы те заранее присылали всю информацию о товаре по электронной почте. Получается, что машина с продукцией еще в пути, а электронный вариант накладной о товаре, который будет поставлен в Кировское райпо, будет уже сформирован.

Таким образом, в целях повышения уровня организации хозяйственных связей с поставщиками в Кировском райпо следует рассмотреть вопрос о внедрении полного компьютерного обеспечения коммерческой деятельности. С одной стороны, это потребует значительных финансовых вложений. С другой стороны, через определенный период времени райпо получит экономическую отдачу. Во-первых, полная автоматизация коммерческой деятельности позволит оптимизировать численность административно-управленческого персонала, сократить расходы на оплату труда и повысить производительность труда торговых работников. Во-вторых, повышение качества организации хозяйственных связей с поставщиками на основе полной автоматизации данного процесса позволит повысить состояние учета исполнения договорной работы, оптимизировать структуру товародвижения, частоту завоза товаров, управление товарными запасами и другое. Это будет способствовать росту объемов реализации за счет обеспечения бесперебойного товароснабжения розничной торговли, ускорению оборачиваемости товаров, снижению уровня расходов на реализацию за счет сокращения расходов, связанных с управлением товарными запасами, снижению процентов за пользование кредитами банков, снижению уровня транспортных расходов.

Анализируя тенденции развития розничной торговли Кировского райпо, было выявлено, что в 2012 г. товарооборачиваемость в организации составила 32,8 дней, на протяжении анализируемого периода ежегодно снижалась. Рассчитаем, какой экономический эффект получит торговля райпо в случае ускорения оборачиваемости на 2,8 дней в соответствии с заданием бизнес-плана (таблица 4.3).

По данным таблицы 4.3 установлено, что в результате ускорения оборачиваемости товаров на 2,8 дня, как это запланировано бизнес-планом организации, расходы в торговле Кировского райпо дополнительно сократятся на 70 млн р., а их уровень снизится на 0,04%.

Таблица 4.3 — Резервы экономии расходов в торговле Кировского райпо за счет ускорения оборачиваемости товаров в 2013 г.

Примечание — Источник: составлено автором по данным прил. Е.

Большая роль в ускорении оборачиваемости товаров отводится вопросам совершенствования системы хозяйственных связей. В рамках мероприятий по совершенствованию управления товарными ресурсами, нормализации товарных запасов в организации намечено, что увеличение роста продаж продовольственных товаров с ограниченными сроками годности будет достигаться за счет совершенствования работы с поставщиками по централизованной доставке товаров в розничные торговые организации транспортом поставщика (цельномолочная продукция, молочные продукты, мясные полуфабрикаты, мороженое).

Планируется дальнейшее совершенствование договорной работы с поставщиками товаров, предусматривающее сроки оплаты в соответствии с фактически сложившейся товарооборачиваемостью, формирование цены на условиях «франко-назначения». Предусматривается проведение рабочих встреч в течение года с поставщиками брендовых и высокооборачиваемых товаров по улучшению схемы работы, по совершенствованию ассортимента.

В целях нормализации товарных запасов в 2013 г. планируется:

• — пересмотреть договора поставки непродовольственных товаров на 2013 г. в части продления сроков оплаты с учетом оборачиваемости, отнесения транспортных расходов за счет поставщиков;
• — продолжить работу по переразмещению товаров между магазинами, возврату поставщикам, замене невостребованного ассортимента непродовольственных товаров, уценке;
• — приоритет в розничной торговле отдавать товарам с высоким удельным весом в структуре товарооборота.

Ассортиментная политика организации будет направлена на максимальную концентрацию расширенного ассортимента востребованных, пользующихся повышенным спросом у покупателей непродовольственных товаров.

Заявочная работа будет осуществляться в соответствии с обязательными и рабочими ассортиментными перечнями. На центральных усадьбах, в агрогородках приоритетным направлением в ассортиментной политике станет реализация хозяйственных и строительных товаров, электротоваров. В сельской местности реализация непродовольственных товаров будет осуществляться с оптимизацией ассортиментного перечня, включая социально-значимые товары в зависимости от численности обслуживаемого населения и организации продажи по предварительным заказам.

В целях увеличения уровня доходов от реализации необходимо осуществление работы по следующим направлениям:

— расширить ассортимент продовольственных товаров в крупных продовольственных магазинах за счет таких групп товаров, как овощи, фрукты, замороженные продукты и полуфабрикаты, кондитерские изделия, соки и нектары, мороженое, рыба, сыр, чай, кофе и других товаров, реализуемых с высокими торговыми надбавками при осуществлении контроля эффективности закупа;

— широко использовать формы торговли по предварительным заказам населения во всех организациях торговл…

— отсутствие в практике работы расчета оптимальной партии завоза товаров и др.

Молочные продукты занимает значительный удельный вес в структуре розничного товарооборота торговли райпо. В 2012 г. он вырос до 7,54%. Ввиду наличия устойчивой тенденции роста объема продаж молочных продуктов, автором работы на основе применения метода экстраполяции динамических рядов был осуществлен расчет прогнозного объема реализации молочных продуктов на 2013 г. Был сделан вывод о том, что их реализация может в 2013 г. увеличиться на 24,15%.

Анализируя условия поставок молочных продуктов в Кировское райпо, было отмечено, что все поставщики поставляли разнообразную, качественную, пользующуюся спросом населения продукцию, собственным транспортом на условиях франко-станция назначения, представляя отсрочку платежа больше средних сроков оборачиваемости. Тем не менее, в организации хозяйственных связей с поставщиками имеются ряд проблем, обусловленных, как недостатками работы Кировского райпо, так и отсутствием подлинных равноправных партнерских взаимоотношений промышленных и торговых организаций в республике.

При поставках молочных продуктов используются договора, разработанные поставщиками. Поэтому в значительной степени они составлены в интересах поставщиков. Формально договора содержат все основные существенные условия договора поставки, но многие условия, важные для райпо, оговариваются или очень кратко, нечетко, или вообще не рассматриваются. К примеру, во всех договорах поставки четко указывается ее залоговая стоимость, порядок и сроки возврата, размеры штрафных санкций в случае нарушения ее возврата. Также во всех договорах к Кировскому райпо конкретно прописаны штрафные санкции за нарушение договорных обязательств, в то время как к поставщикам молочных продуктов вообще в договорах не указываются штрафные санкции за неисполнение договорных обязательств.

Положительно, что на все договора, не устраивающие райпо, работники торгового отдела под руководством юрисконсульта составляют протоколы разногласий. По системе райпо за 2012 г. было заключено 372 договора, в том числе 261 с поставщиками. Поставщикам было выслано 194 протокола разногласий, из которых 105 были приняты, а 22 — отклонены.

Следует отметить, что возможности согласования с поставщиками более выгодных условий поставки (увеличения сроком отсрочки платежа, сокращения размера штрафных санкций за несвоевременную оплату товара, согласования предоставления дополнительных оптовых скидок и др.) будут зависеть от успеха решения проблемы централизации оптовых закупок. Данный вопрос сейчас решается на самом высоком уровне управления.

На уровне отдельных субъектов хозяйствования проблема совершенствования коммерческой работы с поставщиками должна осуществляться в том числе на основе повышения общего уровня компьютеризации коммерческой работы.

В целях совершенствования структуры хозяйственных связей автором работы был осуществлен рейтинг поставщиков молочных продуктов, поставляющих эту продукцию в райпо в 2012;2013 гг. По результатам проведенного в дипломной работе комплексного исследования организации хозяйственных связей с поставщиками молочных продуктов при заключении договоров поставки на 2014 г. предлагается:

• — заключить договора поставки молочных продуктов со следующими поставщиками: с ОАО «Молодечненский молочный комбинат», ОАО «Борисовский молочный комбинат».
• — предусмотреть обязательное участие Кировского райпо в согласования закупочных цен на молочные продукты;
• — в договорах поставки прописать, что спецификации и протокол согласования цен являются неотъемлемой частью договора поставки молочных продуктов;
• — в договорах поставки молочных продуктов четко указать, что предоставляемая поставщиками отсрочка платежа не является коммерческим займом и исключить возможность уплаты процентов в пользу организации в соответствии со ст. 770 Гражданского кодекса Республики Беларусь;
• — указать санкции за неисполнение, ненадлежащее исполнение обязательств, а также возмещение убытков;
• — предусмотреть возможность одностороннего отказа от исполнения договора поставки молочных продуктов;
• — четко указывать, каким нормативно-техническим документам должен соответствовать товар, указывать требования НТД к таре и упаковке;
• — во всех договорах на поставку пищевых продуктов предусмотреть, что поставщик поставляет товар со сроком реализации не менее 2/3 конечных сроков хранения.

Было установлено, что за счет предложенных этих и других направлений совершенствования коммерческой работы в области организации хозяйственных связей с поставщиками товаров, в торговле Кировского райпо имеются резервы повысить рентабельность розничной реализации на 0,15%, получить дополнительно 241 млн р. прибыли от реализации. Таким образом, практическая реализация предложенных в работе рекомендаций будет способствовать повышению эффективности коммерческой деятельности торговли Кировского райпо.