Характеристика информационных потоков на ООО «Аква Оптима»

Современные информационные технологии, под которыми понимается вся совокупность методов обработки информации в рамках обоснования принимаемых управленческий решений, направлены на удовлетворение определенных требований, предъявляемых к этой обработке условиями эксплуатации.

Информационные потоки непосредственно связаны с документами предприятия. Организация работы с документами — организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности ООО «Аква Оптима».

Документооборот является важным звеном в организации делопроизводства ООО «Аква Оптима», так как он определяет не только инстанции движения документов, но и скорость движения документов. Документооборот рассматривается как информационное обеспечение деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и использования ранее созданных документов. Основными правилами организации документооборота на ООО «Аква Оптима» являются:

• — оперативное прохождение документа, с наименьшими затратами времени;
• — максимальное сокращение фаз прохождения документа (каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов);
• — порядок прохождения и процесс обработки основных видов документов должны быть единообразными.

Основой структуры любого документооборота является документ. Все документы (традиционные на бумаге и на электронных носителях) в комплексе на ООО «Аква Оптима» согласованы путем соблюдения правил особенностей представления информации на каждом из носителей.

Разделяют централизованный документооборот и документооборот уровня структурного подразделения. В централизованный документооборот входит вся документация, подлежащая централизованной регистрации. Документы, учитываемые только в структурных подразделениях, составляют документооборот уровня структурного подразделения. Централизованный документооборот представлен организационно-распорядительной документацией, а документооборот уровня структурного подразделения — специализированной документацией, обеспечивающей основные направления деятельности организации.

В ООО «Аква Оптима» существует отдельное структурное подразделение, в задачи которого входит обеспечение централизованного документооборота. Оно отвечает за движение входящих, исходящих и внутренних документов предприятия.

Входящие документы. Документы, поступившие в ООО «Аква Оптима», подвергаются экспедиционной обработке, которая заключается в проверке правильности доставки корреспонденции, вскрытии конвертов, проверке целостности вложений и предварительной сортировке. Помощники руководителя или работник канцелярии производят предварительное рассмотрение поступивших документов, целью которого является распределение документов, не требующих обязательного рассмотрения руководством, установление подразделения или лица, которым должен быть направлен этот документ. Отсюда следует, что при предварительном рассмотрении образуется два документопотока: в адрес руководителя ООО «Аква Оптима» и в структурные подразделения организации. Руководству ООО «Аква Оптима» передаются документы вышестоящих органов управления и документы, содержащие информацию по важнейшим вопросам деятельности организации (учреждения). Остальные документы передаются руководителям структурных подразделений организации (учреждения) или непосредственно исполнителям.

Документы передаются руководству или исполнителям в день поступления на ООО «Аква Оптима». Документы, подлежащие регистрации, после их рассмотрения регистрируются и передаются руководителям ООО «Аква Оптима» и структурных подразделений. Документы, которые исполняются несколькими подразделениями, передаются поочередно (согласно резолюции, наложенной в документе) или размножаются и передаются одновременно в копиях.

Исходящие документы. Проект исходящего документа составляет исполнитель, правильность его оформления проверяет секретарь. Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре. Проект исходящего документа может быть согласован как со специалистами других организаций, так и внутри организации.

Подготовленный проект исходящего документа представляется на подпись руководителю вместе с материалами, на основании которых он готовился. К проекту документа исполнитель прилагает список организаций, которым должен быть разослан подписанный документ.

После подписания руководителем двух экземпляров исходящего документа он передается на регистрацию. Отправляемые документы регистрируются в «Журнале регистрации исходящих документов». После регистрации и присвоения исходящему документу регистрационного номера необходимо зафиксировать его рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах. После регистрации документы направляются в экспедицию. Здесь проверяется правильность оформления исходящих документов и сортировка их по корреспондентам. На ООО «Аква Оптима» имеется массив постоянных адресов. После оформления адресата на конвертах проставляются виды почтовых отправлений, оформляется стоимость отправки и составляются описи на почтовые отправления.

Отправка исходящих документов происходит в тот же день. Второй экземпляр отправляемых документов или единственный экземпляр факса (телефонограммы) подшиваются в дело.

Внутренние документы. Внутренние документы готовятся, оформляются в пределах ООО «Аква Оптима». Прохождение их на этапах подготовки и оформления организуются так же, как подготовка и оформление исходящих документов, а на этапе исполнения оно совпадает с маршрутом входящих документов. Особенность движения внутренних документов является то, что маршруты их различны для отдельных видов документов.

Организация контроля за исполнением документов в ООО «Аква Оптима» обеспечивает их своевременное и качественное исполнение. Контроль осуществляется за наиболее важными входящими, исходящими и внутренними документами.

Контроль за исполнением документов и содержащихся в них поручений осуществляют руководители учреждения, руководители структурных подразделений и уполномоченные ими лица. Непосредственный контроль за исполнением документов возлагается на службу документационного обеспечения управления ООО «Аква Оптима».

Глава 3. Предложения по совершенствованию управления информационными потоками на ООО «АКВА Оптима».

Своевременное и эффективное доведение информации на всех уровнях прохождения товаров до потребителя является одной из основ правильного и успешного функционирования любого предприятия. Повышение эффективности использования информационных систем достигается путем сквозного построения и совместимости информационных систем, что позволяет устранить дублирование и обеспечить многократное использование информации, установить определенные интеграционные связи, повысить степень использования информации.

Во второй главе курсовой работы был дан анализ входящих, исходящих и внутренних документов. На его основе можно сделать вывод, что на ООО «Аква Оптима» существует оптимальная система обработки информационных потоков, а именно документов, которая позволяет эффективно работать предприятию, так как всё выполняется в соответствии с Положением о службе документационного обеспечения управления [12].

В качестве рекомендаций по совершенствованию управления информационными потоками можно предложить следующее: на ООО «Аква Оптима» подготовленный проект исходящего документа представляется на подпись руководителю вместе с материалами, на основании которых он готовился. Целесообразно было бы установить порядок, при котором право подписания документов имеют не только руководитель предприятия, но и другие руководящие работники, в пределах их компетенции. Это уменьшит время обработки документа руководящими органами предприятия и увеличит пропускную способность документов на ООО «Аква Оптима».

Также в качестве совершенствования процесса доведения информации можно было бы предложить использовать в основном электронные документы вместо бумажных, так как это обеспечит быстроту доступа к информации, позволит практически полностью исключить «человеческий фактор» при работе с документами, а также позволит произвести интеграцию с корпоративной информационной системой предприятия.

Кроме того, при введении электронного документооборота необходимо внедрить систему автоматизации электронного документооборота. После проведения сравнительного анализа различных систем электронного документооборота (СЭД) было выявлено, что для данного предприятия наиболее подходящая СЭД-ЕВФРАТ-Документооборот. Стоимость ее внедрения составляет 1350 долларов.

По результатам исследований, проведенных Gartner Group, при обычном «бумажном» документообороте цена одного документа варьируется от 16 до 120 долларов за счет затрат на выпуск документов. После внедрения систем автоматизации электронного документооборота уже в течение первого года эксплуатации суммарная цена одного документа падает, даже с учетом стоимости внедрения, больше чем на 10 долларов. При массовом переходе на электронный документооборот цена одного документа становится еще меньше за счет сокращения расходов на выпуск документов, ускорения их обработки, освобождения рабочего времени и уменьшения объемов хранения. Т. е. внедрение данной СЭД позволит сократить расходы на документооборот на 10−20 процентов.

Еще одним мероприятием по усовершенствованию информационных потоков на предприятии является внедрение вертикальных информационных систем. В этом случае информационный поток для конкретного задания направляется в соответствии с применяемой бизнес-логикой, а не иерархической организацией. Это приводит к тому, что увеличивается скорость передачи данных. Затраты на внедрение будут связаны с наймом специалистов по информационному менеджменту и реорганизацией существующей информационной системы на предприятии. По результатам исследований, проведенных Gartner Group, увеличение скорости передачи данных приводит к снижению транзакционных издержек на 5−7%, то есть внедрение вертикальной информационной системы позволит снизить издержки на передачу данных. Причем экономический эффект от внедрения данного мероприятия окажется положительным.

Кроме того, возможно применение методов Data Mining. Под Data Mining понимается совокупность методов обнаружения в данных ранее неизвестных, нетривиальных, практически полезных и доступных интерпретации знаний, необходимых для принятия решений в различных сферах человеческой деятельности. Использование методов интеллектуального анализа применительно к информационным потокам позволит выявить резервы усовершенствования информационных потоков. Для применения методов Data Mining внедряются информационные системы, например, Oracle Data Mining Suite. Стоимость ее внедрения составляет 1100 долларов США. Согласно исследованию, проведенному Gartner Group, внедрение методов Data Mining позволяет снизить эксплуатационные издержки до 30%. Поскольку Data Mining выявляет новые знания и закономерности, то оценить экономический эффект от внедрения этой технологии довольно сложно, однако можно предположить с большой долей вероятности, что произойдет снижение стоимости процесса передачи информации на 30%.