Контроллинг процесса «Снабжение»

В рамках реализации проекта по внедрению системы контроллинга бизнес-процесса «Снабжение» на базе PI-системы одним из ключевых показателей оценки эффективности бизнес-процесса являлся показатель, отражающий выполнение поставщиками сроков предоставления работ или поставки товарно-материальнх ценностей (ТМЦ). За период анализа, который составил порядка полугода, значение этого показателя было 56%, т. е. по факту 44% входящих поставок были выполнены не в срок, что считалось неудовлетворительным. При этом задержка поставки ТМЦ или выполнения работ с использованием этих ТМЦ влекла для компании негативные последствия. Величина данного негативного эффекта зависела от ряда факторов, которые и были детально проанализированы.

Первоначально была проведена оценка общей стоимости заказов на поставку, для которых наблюдались задержки по видам поставок. В результате данного анализа был найден поставщик, который осуществляет наибольшее количество поставок с задержками по сравнению с остальными контрагентами. Для данного поставщика доля выполненных в срок поставок составила 25% от общего количества. При этом система контроллинга показала, что в среднем этот поставщик задерживает поставки на 24 дня (рис. 48 (см. цв. вклейку)).

Дальнейший анализ нарушения сроков поставок, по другим контрагентам, показал, что объем поставок с опозданием по поставщикам составляет 300 млн руб., или 60% от общего объема поставок. Таким образом, были определены факты нарушений, которые происходили по вине поставщиков.

В качестве рекомендации для устранения факторов, непосредственно приводящих к нарушениям, было предложено пересмотреть договорные отношения с определенными поставщиками таким образом, чтобы сроки поставок соблюдались максимально точно, либо скорректировать существующую стратегию планирования поставок с целью выделения четких правил по установлению плановых дат поставки.

В ходе дальнейшего анализа процесса «Снабжение» на основании данных PI-системы были выявлены случаи, когда подрядчик, получивший аванс, осуществил поставку ТМЦ или работ с опозданием, при этом основной объем авансовых платежей соответствовал поставкам с задержкой в поставках около 50 дней.

Последующее изучение экономики проблемы показало, что задержка поставки в случае выплаты аванса приводит к заморозке оборотного капитала Компании. Например, одному поставщику был перечислен аванс в размере 50 млн руб., при этом поставщик задержал поставку на срок 56 дней. Для оценки ущерба от задержки поставки под данный авансовый платеж была посчитана упущенная выгода путем оценки размера прироста капитала при инвестировании в финансовые институты. В результате анализа стало ясно, что упущенная выгода от заморозки оборотного капитала за выбранный период (полгода) для данной компании составила порядка 13 млн руб.

В качестве рекомендации для предотвращения отвлечения оборотного капитала Компании было предложено выработать инструменты мониторинга, контроля и оперативного реагирования на факты задержек поставок, по которым уже были осуществлены авансовые платежи. Это в свою очередь позволило ужесточить контроль соблюдения сроков поставок при осуществлении авансовых платежей поставщикам.