Организация работы с документами

Организация работы с документами — это создание оптимальных условий для всех видов работ с документами с момента их создания или получения до уничтожения или передачи на архивное хранение.

К таким работам можно отнести: прием и регистрацию, рассмотрение документов руководителями, порядок прохождения документов в организации, их исполнение, контроль исполнения, формирование дел, подготовку и передачу дел в архив.

В документационном обеспечении предприятия можно выделить 3 группы документов: поступающие (входящие), внутренние и отправляемые (исходящие).

Порядок составления и согласования внутренних документов не имеет существенных отличий от составления исходящих документов и включает те же операции. Для последних добавляется операция «Отправка документов адресату» после их регистрации.

Регистрация может проводиться для всех видов документов. Работа по исполнению и контролю исполнения документов охватывает внутренние, входящие и, как исключение, — исходящие. В стадии форматирования дел все виды документов проходят одни и те же операции, кроме входящих, которые на хранение не передаются.

Для установления единого порядка составление документов и организации по делопроизводству, содержащая образцы правильного оформления документов и правила работы с ними. Светлов Л. Автоматизированная система управления документами нового поколения // Управления персоналом. 2000 г.

Обработка поступающих документов. Прием и обработка поступающих документов осуществляются секретарем.

Поступающие документы проходят следующие этапы:

• · Первичную обработку;
• · Предварительное рассмотрение, разметку;
• · Регистрацию;
• · Рассмотрение документов руководством;
• · Направление на исполнение;
• · Контроль исполнения;
• · Исполнение;
• · Подшивку документов в дела.

Первичная обработка входящих документов заключается в проверке правильности доставки писем.

Предварительное рассмотрение входящих документов проводится секретарем — референтом с целью распределения на регистрируемые и нерегистрируемые документы.

Секретарь — референт должен осуществлять «фильтрацию» входящих документов, направляемых руководителю. Остальные могут быть переданы заместителю руководителя, в структурное подразделение или сразу исполнителям. Передача входящих документов на рассмотрение руководству предприятия должна осуществляться после регистрации.

После регистрации документы передаются для рассмотрения и принятия решения руководителю. Он должен определить исполнителя, дать четкие и конкретные указания по исполнению документа и установить реальные сроки. Эти указания должны быть оформлены в виде резолюции на самом документе. Резолюция может явиться основанием взятия документа на контроль.

При рассмотрении документов руководитель должен придерживаться рекомендаций, соблюдение которых позволяет ускорить прохождение документов, избежать сбоев в их обработке, создать условия для своевременного и качественного исполнения. Руководитель должен рассматривать документы в день их поступления и тогда же (в крайнем случае, на следующий день) возвращать секретарю для исполнения.

С резолюцией руководителя документ передается ответственному исполнителю под расписку в журнале регистрации входящих документов с проставлением даты получения.

Когда работа над документом завершена, на нем проставляется отметка о его исполнении и направлении в дело.

Проект исходящего документа составляется исполнителем, правильности оформления проверяется секретарем. Исходящие документы оформляются в двух экземплярах.

Подготовленный проект исходящего документа представляется на подпись руководителю. Руководитель вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку исполнителю.

После подписания руководителем двух экземпляров исходящий документ передается секретарю для регистрации.