Совершенствование делопроизводственного обеспечения системы управления персоналом в таможенных органах

Основные виды совершенствования кадрового делопроизводства в таможенных органах

Основным видом совершенствования делопроизводства является использование технических средств — оргтехники. В соответствии с назначением все технические средства можно разбить на группы:

• 1) средства для составления документов;
• 2) копировальная и множительная техника;
• 3) средства обработки документов;
• 4) средства хранения, поиска и передачи документов;
• 5) техника управленческой связи.

Технические средства, используемые для составления документов, классифицируются по способу их создания:

• а) рукописный способ — так как на практике имеется целый ряд документов, составляемых только рукописным способом: автобиографии, заявления, расписки, некоторые финансовые документы. Только рукописным способом заполняются некоторые трафаретные документы: анкеты, личные листки по учету кадров, табели учета рабочего времени;
• б) машинописные — с помощью портативных, компактных электромеханических, электронных пишущих машин.

Электронные машины кроме печати осуществляют функции редактирования текста: автоматическое исправление ошибок, выбор формата, подчеркивание, автоматическое выравнивание начала строки, правого поля печати, запоминание текста и т. д.

Проектирование рациональной системы документооборота в кадровой деятельности таможенных органов

Оптимизация системы документооборота основывается на положениях, выработанных, как правило, практикой делопроизводства и научной организацией труда, например: исключение возвратного движения документов; однократность пребывания документа в одном структурном подразделении или у одного исполнителя; участие той или иной инстанции должно быть строго обусловлено необходимостью обработки документа; различные операции должны выполняться параллельно для сокращения времени движения документов и повышения оперативности их исполнения; учетно-информационные сведения о ходе движения и исполнения документов, результат контроля и др. следует передавать в службу делопроизводства с помощью регистрационных карточек, электронных сообщений, без документными способами (устно, по телефону), исключал возвратное движение самих документов. 9, стр. 134].

Современные методики организации документационного обеспечения как в традиционном, т. е. бумажном, варианте, так еще более в компьютеризированном требуют четкой диспетчеризации документов, т. е. определение фиксированных путем прохождения документов. Это вполне достижимая задача, так как большинство документов проходят в офисах вполне определенные пункты и этапы обработки. Остается, пользуясь Табелем документов как отправной точкой, выявить эти этапы, оценить их с точки зрения целесообразности, необходимости и обязательности и закрепить наиболее оптимальный порядок движения документов внутри организации в схемах, разрабатываемых службой делопроизводства и его компьютеризации и утверждаемых руководством организации.

В схемы должны быть включены все, в том числе и компьютерные, пункты обработки документной информации и, если они поддаются нормированию, сроки прохождения и обработки документов. Самостоятельные схемы рекомендуется разрабатывать для различных потоков и категорий документов: входящих, исходящих, внутренних, приказов по личному составу и по основной деятельности и др. В эти схемы включаются, как правило, все этапы создания документов от момента написания черновика.

В случае утверждения руководством схемы движения документов приобретают нормативную силу.

Схемы движения документов должны предусматривать и возможные варианты движения документов, например когда документ от руководителя поступает непосредственно к исполнителю, минуя все другие инстанции, или передачу почтовых отправлений, имеющих пометку «Лично», непосредственно из службы делопроизводства адресату минуя все инстанции и этапы обработки. [8].

Именно на основе такого подхода проектировались лучшие унифицированные системы документации, строятся технологии проектирования компьютеризированного документооборота.

Естественно, при реальном многообразии документов, создаваемых и обрабатываемых в офисе, подобная работа требует достаточно высокого уровня квалификации и значительных затрат труда и времени. Именно из-за этого обстоятельства разработка подобных схем традиционных, давно установившихся системах управления проводится редко, как правило только под давлением обстоятельств. Хотя какие-то элементы обязательно присутствуют в инструкциях и регламентах по документационному обеспечению отдельных видов работ, например коллегиальных органов управления, или специфических видов документов, например ограниченного доступа, жалоб граждан и др. Разработка детальных схем прохождения документов становится необходимой при разработке и адаптации компьютерной системы автоматизации документооборота.