Способы повышения эффективности работы руководителей на деятельность организации

У руководителя огромный объем работы, а для эффективного руководства ее необходимо правильно организовать. При решении данной проблемы необходимо обратить внимание на управление временем, чем эффективнее руководитель планирует его распределение, тем быстрее достигаются поставленные цели.

Прежде всего, рассмотрим такие виды деятельности в работе руководителя, на которые может напрасно тратиться время.

1. Откладывание работы.

В любой области деятельности человека существует такая скучная и неинтересная работа, откладываемая на потом накапливается день ото дня, из недели в неделю, оставляя все меньше свободного времени. Один из путей к решению этой проблемы — выделить один час в день и посвятить его именно той работе, которую хотелось бы отложить.

2. Неумение справляться с канцелярской работой.

Существуют менеджеры, чьи рабочие столы свободны от бумаг, у кого канцелярские ящики содержат четко разобранные входящие и исходящие документы. Но есть и такие, которые способны работать в «творческой обстановке». На практике, небольшое количество времени, потраченного на сортировку документов, поможет сэкономить гораздо больше времени — того времени, которое уйдет на поиск важного документа, необходимого для начавшегося 10 минут назад собрания.

3. Проведение ненужных собраний.

Результативное собрание — это неотъемлемая часть рабочего опыта хорошего менеджера. Всегда необходима уверенность в том, что собрание стоит того времени, которое на него было затрачено. Для получения такого результата нужно задавать целый ряд вопросов по поводу каждого собрания:

• — что случилось бы, если бы мы не провели это собрание?
• — зачем мы собрались?
• — какова цель собрания?
• — сколько времени должно длиться собрание?
• — кто должен присутствовать?
• — каков оптимальный ход собрания?
• — удобное ли выбрано время для проведения этого собрания?
• — если нет, то когда лучше его проводить? и т. д.
• 4. Неумение расставлять приоритеты.

Эффективная система оценки помогает правильно поставить цели и задачи работника. Сопоставление личных возможностей и работоспособности с распределенной (по степени важности, превосходству) работой дает возможность правильно распределить рабочее время.

5. Неумение передавать части обязанностей подчиненному. Или делегирование полномочий.

Многие менеджеры не способны передавать свои обязанности потому, что считают, что «быстрее сделать самому». А такая позиция не позволяет развивать способности своих подчиненных и не дает менеджеру освободиться от большого объема работы. Передача обязанностей — это умение, которое необходимо развивать, это передача подчиненному задачи или деятельности из сферы действий руководителя. Одновременно делегируется и ответственность. Делегирование освобождает руководителя от выполнения несвойственных, рутинных операций, высвобождая время для решения важных и творческих вопросов. Оно является целенаправленной формой повышения квалификации сотрудников и способствует использованию их профессиональных знаний и опыта. Делегирование положительно влияет на мотивацию сотрудников. Они чувствуют себя хозяевами на участках работы, а это способствует раскрытию способностей, проявлению инициативы и самостоятельности.

6. Неумение четко распределять полномочия.

Распределение полномочий — один из важнейших принципов управления. Что всегда лежит на предприятиях в основе распределения полномочий — это должностная инструкция. Она позволяет определить обязанности, права и ответственность персонала и оберегает его от несвойственных функций, подчеркивает систему взаимоотношений между менеджерами и подчиненными им работниками. Инструкция упорядочивает потоки информации на предприятии, формирует требование к должностям и порядку оценки работников.

Для более рационального использования рабочего времени можно воспользоваться следующими рекомендациями:

Используйте рабочее время исключительно на решение проблем, представляющих наибольшую важность.

Распределите время таким образом, чтобы его хватило на решение непредвиденных проблем.

Не пытайтесь выжать из отрезка времени больше, чем это необходимо.

Избегайте людей, отнимающих время или стремящихся выиграть его за чужой счет.

Старайтесь, как можно более упростить менее важные обыденные дела, чтобы высвободить больше времени.

Делайте отчет об использовании времени через определенные промежутки.

Берегите даже самые малые промежутки времени.

Не откладывайте работу на потом, не страшитесь ее.

Излишний педантизм мешает делу.

Начать всегда стоит, даже если времени мало, используйте самые небольшие отрезки времени.

Это то, что касается эффективного распределения времени. Для решения вопросов, связанных с психологическими и другими характеристиками руководителя, то необходимо проводить самовоспитательную работу для эффективного повышения результативности деятельности, для решения необходимых проблем внутри коллектива и т. д.