Анализ структуры управления персоналом в ГУ-УПФ РФ в Кежемском районе

Структура управления персоналом рассматривается как процесс, потому что работа по достижению целей с помощью других — это не какое-то единовременное действие, а серия непрерывных взаимосвязанных действий. Эти действия, каждое из которых само по себе является процессом, очень важны для успеха организации. Процесс управления является общей суммой всех функций: планирования, организации, мотивации и контроля.

Четыре функции управления — планирование, организация, мотивация и контроль — имеют две общих характеристики: все они требуют принятия решений, и для всех необходима коммуникация, обмен информацией, чтобы получить информацию для принятия правильного решения и сделать это решение понятным для других членов организации. Кадровая политика (политика в области управления персоналом) позволяет принимать более взвешенные кадровые решения, организовать процессы с учетом интересов собственников, руководства и персонала.

Назовем факторы, определяющие выбор кадровой политики:

• — стратегические цели и приоритеты организации;
• — характер деятельности организации;
• — размер организации, ее географическое положение;
• — стиль управления;
• — организационная структура и корпоративная культура;
• — экономическая и социальная политика организации.

Для того чтобы определить ценности и принципы организации. Все ценности можно разделить на четыре категории:

• — наши сотрудники;
• — выполнение работы;
• — деловое взаимодействие;
• — отношения в коллективе.

Приведем примеры ценностей для категории «наши сотрудники»:

• — Профессионализм;
• — Узкая специализация;
• — Исполнительность;
• — Самосовершенствование
• — Развитие конкурентных преимуществ;
• — Дисциплинированность;
• — Ответственность;
• — Взвешенность решений;
• — Ценность интересов клиентов, забота о них;
• — Стабильность результатов. 17, c. 563]

Для того чтобы выработанные руководством ценности стали ценностями всего коллектива их необходимо донести до людей, инсталлировать в их сознании. Для этого можно использовать следующие рекомендации:

• 1) Сформировать четкое представление о целях и ценностях.
• 2) Использовать средства корпоративной печати.
• 3) Личный пример.
• 4) Закрепление ценностей через поведенческие стандарты.
• 5) Поощрение работников, демонстрирующих ценности и стандарты поведения организации.

Организационные ценности закрепляются в стандартах, своеобразных «правилах игры» организации. Корпоративные стандарты закрепляются в культурных артефактах: ритуалах и церемониях, истории и мифы, организационная символика, корпоративный язык, внешний вид, принятый стиль одежды, имидж работников, стиль взаимоотношений.

Таблица 1.

Ценности организации определяют принципы, по которым осуществляется управление персоналом.

Постановка целей в области управления персоналом позволяет:

• — наглядно представить желаемое состояние системы на стратегический период;
• — определить направления и конкретные действия по эффективному управлению персоналом;
• — способствует формированию единства внутри службы персонала, укреплению корпоративного духа, стимулирует, вдохновляет сотрудников.

Для формулирования целей кадровой политики полезно ответить на следующие вопросы:

— кто персонал компании; что вы знаете о реальной жизни, поведении, ожиданиях и ценностях людей работающих в организации?

управление персонал мотивация.

Рисунок — 1. Этапы формирования структуры управления персоналом

Формирование структуры управления персоналом является обязательным и для ГУ-УПФРФ, так как на современном этапе происходят серьезные изменения и складываются новые отношения и подходы к управлению человеческими ресурсами. Руководители стали смотреть на участие работников в повышении эффективности деятельности, на повышение производительности и качества работы стратегически.

Стратегическая роль структуры управления человеческими ресурсами является особенно существенной и для управлений.

В выпускной работе поставлена задача проанализировать структуру управления персонала ГУ-УПФР в Кежемском районе. Для этого необходимо изучить характеристику управления и анализ системы управления персоналом ГУ — УПФРФ в Кежемском районе.

Организационная структура — это фиксированные взаимосвязи, которые существуют между подразделениями и работниками организации.

Организационной структуре Государственного учреждения — Управления Пенсионного фонда РФ в Кежемском районе присущи функциональная и горизонтальная специализация и основной принцип специализации деятельности — функциональный. Сотрудники объединены в подразделения в соответствии с видами деятельности, которые они выполняют.

На рисунке 2 представлена структура ГУ-УПФР в Кежемском районе:

ОНПиВП — отдел назначения, перерасчета и выплаты пенсии;

ОПП — группа по оценке пенсионных прав застрахованных лиц;

ФЭГ — финансово-экономическая группа;

ПУиВСЗЛгруппа персонифицированного учета и взаимодействия со страхователями и застрахованными лицами;

АХГ — административно-хозяйственная группа.

Рисунок — 2. Организационная структура ГУ-УПФ РФ в Кежемском районе

Руководство Государственным учреждением — Управлением пенсионного фонда РФ в Кежемском районе Красноярского края осуществляет начальник, который назначается на должность приказом управляющего Отделения ПФР по Красноярскому краю.

Начальник Управления:

• — несет всю полноту ответственности за выполнение работы возложенной на Управление, является распорядителем средств и несет ответственность за правильное использование этих средств:
• — принимает решения о назначении (перерасчете) государственных пенсий, издает приказы и дает указания, обязательные для работников Управления;
• — обеспечивает подбор, расстановку кадров и их обучение на рабочем месте;
• — заключает и расторгает трудовые договора с работниками Управления;
• — без доверенности действует от имени Управления, распоряжается его имуществом и заключает договора.
• — решает другие вопросы, отнесенные к его компетенции.

Одним из важнейших элементов управления персоналом является характеристика персонала организации. В выпускной работе приводится анализ структуры персонала по следующим признакам: возрастному, половому, образовательному и стажу.

Анализ половозрастной структуры персонала ГУ — УПФР в Кежемском районе на рисунке 3 показывает, что доля женщин является преобладающей и составляет 81%.

Рисунок — 3. Структура персонала по половому признаку

Коллектив управления преимущественно молодой и зрелого возраста, поэтому при формировании политики в области управления персоналом необходимо вести подбор специалистов. Проведение отбора и подготовка специалистов необходима на дальнейшую перспективу для предстоящей замены работников, уходящих на пенсию.

Рисунок — 4. Структура по возрастному признаку

Анализ уровня образования сотрудников ГУ — УПФРФ в Кежемском районе представлен на рисунке 5.

Рисунок — 5. Уровень образования сотрудников ГУ-УПФРФ Кежемского района

В Государственном учреждении — Управлении Пенсионного фонда РФ в Кежемском районе Красноярского края наблюдается тенденция к увеличению уровня образования сотрудников (24% повышают свой образовательный уровень).

Рисунок — 6. Кадровый состав ГУ-УПФРФ в Кежемском районе

Анализируя персонал управления, следует отметить, что необходимо работать в направлении подбора персонала. По образованию и кадровому составу специалистов сложилось благоприятное положение в управлении персоналом.

Анализ структуры управления персоналом будет неполным без анализа сложившейся системы управления, которая включает в себя следующие основные направления:

• 1) подбор и расстановка кадров;
• 2) формирование резерва и подготовка;
• 3) оценка и обучение;
• 4) мотивация.

В ГУ — УПФРФ в Кежемском районе за период существования учреждения из 22-х сотрудников, имеющихся по штатному расписанию за три года уволилось 7 специалистов, что составляет 30%. Подбор кадров производился по следующим основным критериям: уровень образования, послужной список и личные характеристики. При собеседовании сотрудникам разъяснялись основные должностные обязанности и требования, предъявляемые к специалистам. При заключении трудовых договоров оговаривался испытательный срок.

В Управлении придается большая значимость подбору персонала проводится работа по отбору специалистов для работы на перспективу. Работа по поиску кадров проводится системно и целенаправленно, используя при этом следующие методы:

• а) через СМИ;
• б) личные связи;
• в) образовательные организации («вузы»).

Обучение специалистов осуществляется внутри управления, с выездом в ГУ — ОПФРФ по Красноярскому краю, что является положительным моментом в повышении квалификации специалистов, но к сожалению отсутствует специальные учреждения, занимающиеся подготовкой специалистов по пенсионному обеспечению.

Одним из важнейших элементов процесса управления персонала, является необходимость постоянно оценивать достижения результаты деятельности работников. Для оценки деятельности работников в управлении существует разработанная и предложенная шкала ГУ — ОПФРФ по Красноярскому краю, где учитываются основные критерии и деятельность специалистов оценивается еженедельно.

Аттестация сотрудников — позволяет произвести оценку специалистов для поощрения и обеспечивает надлежащее управление и продвижение сотрудников в учреждении.

Как и в любой организации в управлении используется система мотивации сотрудников.

Системой оплаты труда предусмотрены надбавки к должностному окладу, размер которых зависит от должности и выполняемых задач, уровня квалификации и образования, опыта работы. Порядок установления надбавок разработан в Положении о порядке установления работникам ГУ-УПФР в Кежемском районе надбавок к должностным окладам за высокую квалификацию, за особые условия и специальный режим работы специалистам Управления и надбавок за сложность, напряженность и высокие достижения в труде обслуживающему персоналу. Надбавки устанавливаются по представлению руководителей подразделений, дифференцированно к должностному окладу в зависимости от занимаемой должности и с учетом соответствующего образования согласно должностной инструкции, стажа работы и практического опыта, его трудового вклада и отношения к исполнению своих должностных обязанностей, и утверждаются начальником Управления, и могут меняться, если специалист повышает или понижает свою результативность.

Также разработано Положение о премировании работников Управления, в котором предусмотрено, что премии выплачиваются за своевременное и качественное выполнение своих должностных обязанностей за отчетный период с учетом фактически отработанного времени и личного вклада работника в общие результаты работы. Система премирования предназначена для усиления материальной заинтересованности работников Управления в результатах своего труда.

Для проведения любых изменений в организации необходимо получить информацию о ее проблемах и возможностях, чтобы разработать конкретную политику осуществления изменений. При проведении диагностики проблемных ситуаций организаций обычно используются четыре подхода:

Опросы и интервью с сотрудниками. Преимущество опросов и интервью состоит в том, что их проведение позволяет вступить в прямой контакт с людьми, вовлеченными в ситуацию. Недостатками интервью является то, что сотрудники часто не испытывают желания раскрыть свои проблемы лицом к лицу с проводящим оценку.

Письменные вопросники позволяют отвечающим на вопросы сохранить анонимность. Этот метод имеет то преимущество, что все опрашиваемые отвечают на вопросы в одном формате, что дает возможность сравнивать и проанализировать их ответы.

Во многих случаях хорошие результаты при диагностике дают простые наблюдения.

Анализ отчетов, докладных записок и прочих доступных материалов. В данной работе основным методом был выбран метод письменного вопросника, а также использовались наблюдения и анализ документов. После проведенного анализа разработанных вопросников предназначенных для оценки системы управления персоналом организации были выбраны два: Интервью для общей ориентации. Цель интервью получить общее представление о работе подразделения организации и о тех проблемах, с которыми сталкивается подразделение.

Организационная диагностика по выявлению проблемной области. Цель вопросника выявить наиболее значимые для подразделения проблемные области. Выявление проблемных областей дает возможность определить наиболее эффективные направления проведения изменений в подразделении.

В проведении диагностики по вопросникам было задействовано 15 респондентов подразделения, которым было предложено заполнить выбранные вопросники. Результаты опроса и их анализ приведен ниже.

Интервью для общей ориентации позволило выявить основные проблемы, с которыми сталкивается управление при реализации своей деятельности. Перечень проблем приводится в таблице 2.

Таблица 2.

Перечень проблем управления по результатам интервью.

Были высказаны рекомендации: возможности в повышении профессионального мастерства, модернизация программного обеспечения помогло бы справиться с проблемами в законодательстве, повышение квалификации.

По опросу можно сделать вывод о том, что основными проблемами, с которыми сталкиваются работники при реализации деятельности являются проблемы, связанные с такими внешними для управления причинами как несовершенство и постоянное изменение законодательных актов, неясность миссии и основных целей организации. Большой блок проблем связан с организацией работы: с большим объемом работ и нехваткой специалистов, это в том числе вызвано проблемой нехватки техники и несовершенством программного обеспечения, а также большим количеством непредвиденных ситуаций, не позволяющих эффективно планировать и организовывать работу. Можно сделать вывод, что оценка персонала производиться не в полном объеме и критерии индивидуального результата труда работника учитываются, не отражают в полном объеме достижения и заслуги специалистов.

Для более комплексного анализа проблем в работе был проведен опрос по выявлению проблемных областей по восьми направлениям. Результаты опроса приведены в таблицах 3−4 :

Таблица 3.

Результаты опроса по выявлению проблемных областей подразделения.

Таблица 4

Подведение итогов исследования.

На основании проведенного управленческого анализа деятельности Государственного учреждения — Управления Пенсионного фонда РФ в Кежемском районе Красноярского края можно сделать следующие выводы.

Существующая организационная структура ГУ-УПФР в Кежемском районе оптимальна для данной организации, так как созданы небольшие подразделения с высококвалифицированным персоналом, небольшое число уровней руководства, наличие в структуре групп специалистов, высокая производительность. В функциональной структуре есть свои преимущества: эффективность за счет специализации деятельности; профессионализм на отдельную операцию и ответственность за эту операцию; централизованный контроль за стратегическими решениями; дифференциация и делегирование полномочий. И свои недостатки: большая нагрузка на специалистов; узкая специализация подразделений; трудности координации; ограниченная возможность для развития менеджеров; сложность замены; размывание ответственности за весь процесс.

Изучив документы организации, проведя наблюдения по фактическим показателям, в управлении выявлено следующие отрицательные моменты, сложившиеся в управлении персонала. Анализируя кадровый состав следует отметить на протяжении трех лет существования и небольшую численность организации, сложилась тенденция к значительной текучести кадров, которая вызвана следующими причинами (несоответствующая заработная плата и большая загруженность). Следующей отрицательной стороной сложившейся системы управления персоналом имеется то, что подбор кадров при создании управления был действительно проведен по личным связям. На дальнейшую перспективу необходимо реализовать и привести в систему, для этого нужно проводить его последовательно и более основательно с использованием различных методов подбора специалистов. Из анализа проведенного опросника следует, что оценка персонала производиться не в полном объеме и необходимо пересмотреть имеющийся критерий оценки работника, для того, что бы избежать уравниловки. Изучив данные опросника, необходимо пересмотреть мотивацию, сложившуюся в управлении. Считаю необходимым использовать дополнительно к методам финансового стимулирования и нематериальные (моральные и психологические). По данным опросника видно, что необходимо постоянно и целенаправленно проводить анализ взаимодействия между группами и отделами, а также между специалистами внутри групп. Из проведенного анализа, следует отметить что кроме, преимуществ существующая система управления персоналом ГУ — УПФРФ в Кежемском районе имеет следующие недостатки и проблемы: недостаточный уровень образования и опыта работы; текучесть кадров и сложность подбора компетентных специалистов большая загруженность специалистов; отсутствие эффективных критериев оценки персонала; «уравниловка» при мотивации специалистов; отсутствие системы обучения и повышения квалификации в области пенсионного обеспечения; не разработана единая система планирования карьеры; неэффективное командное взаимодействие в учреждении. Подводя итоги вышесказанного можно отметить в ГУ — УПФРФ отсутствует слаженная структура в области управления персоналом и работа в данном направлении ведется бессистемно. Основная задача, которая стоит перед нами — разработать структуру управления персоналом, для улучшения работы с персоналом.