Порядок составления товарных отчетов

Все работники торговой организации связанные с материальными ценностями являются материально ответственными лицами, с которыми обязательно подписывается договор о материальной ответственности.

Для учета движения документов, которыми оформляется перемещение товаров в торговых организациях, используется форма «Товарный отчет». Как правило, формирует товарный отчет оператор базы данных магазина и оператор базы данных склада. Порядок составления и представления товарных отчетов в организации сводится к следующим правилам.

Товарный отчет составляется материально-ответственными лицами и представляется в бухгалтерию организации за период, установленный в учетной политике организации. Обычно он составляется ежедневно после окончания смены и сдается в бухгалтерию на следующий день. Все зависит от особенностей построения системы материального учета в торговой организации Унифицированная форма товарных отчетов ведется в суммовом выражении. К нему прикладываются все первичные документы, связанные с движением товара. Первичные документы являются основанием для составления товарного отчета. Обычно все документы сшиваются с отчетом.

Товарный отчет состоит из двух частей: приходной и расходной.

В приходной части товарного отчета обязательно отражается в стоимостном выражении остаток товаров на дату составления предыдущего товарного отчета. Затем последовательно расписывается поступление товаров в соответствии с сопроводительными документами, приложенными к отчету. Каждый приходный документ (источник поступления товаров, номер и дата документа, сумма поступивших товаров) записывается отдельной строкой. В конце приходной части подводится итог по сумме оприходованных товаров за отчетный период и итог прихода с остатком на начало периода.

В расходной части товарного отчета подсчитывается общая сумма расхода товаров за отчетный период, включая реализацию через ККМ.

Запись в этой части также осуществляется в соответствии с первичными документами, которыми могут быть расходные накладные, накладные на внутреннее перемещение товаров, акты на списание товаров и т. д. Каждый расходный документ фиксируется отдельной строкой.

В расходной части товарного отчета склада фиксируются накладные на отгруженный товар в магазины, возвратные накладные поставщикам, акты списания.

При проверке товарных отчетов бухгалтер должен установить:

• — подлинность документов и правильность записей в отчете, сделанных на основании приложенных документов;
• — соответствие в данном отчете остатков товаров на начало отчетного периода остаткам, показанным в предыдущем отчете на конец отчетного периода;
• — законность и обоснованность хозяйственных операций (прием, отпуск, списание товара и т. д.);
• — соответствие дат приложенных к отчету документов периоду, за который он представляется;
• — наличие на приложенных к отчету первичных документах всех необходимых реквизитов, а также подписей материально ответственных лиц, распорядительных подписей руководителя организации на внутреннее перемещение товаров;
• — полноту оприходования в отчетном периоде товаров по выданным доверенностям, оплаченным или принятым к оплате документам;
• — соответствие сумм и количества, указанных в товарном отчете суммам первичных документов;
• — соответствие данных о выручке, показанной в расходной части товарного отчета, с суммой, оприходованной по кассовому отчету старшего кассира.

В случае нарушения установленных правил по сдаче товарного отчета главный бухгалтер должен принимать меры административного воздействия на виновных лиц. Нельзя откладывать проверку товарных отчетов в долгий ящик, так как операторами могут быть допущены ошибки при оприходовании товара в базу данных.

Например, часто встречающаяся ошибка — сумма накладной соответствует накладной поставщика, а количество завышено (занижено) в несколько раз. В результате — стоимость одной единицы товара становиться дешевле (дороже) и торговое предприятие реализует товар ниже его закупочной цены.

Выявленную ошибку при проверке товарного отчета может исправить только сотрудник, установленный руководителем торгового предприятия. Рекомендуется применить меры административного характера к лицу, допустившему ошибку. Обязательно возьмите с него объяснительную записку, на которую нанесете резолюцию. Это поможет операционисту стать более внимательным при оприходовании следующих накладных и избавит от потерь торговое предприятие.

Своевременная проверка товарных отчетов бухгалтерией и исправление выявленных ошибок при оприходовании товара обеспечивает правильность исчисления налогов, не дает возможности продавать товар ниже закупочных цен и не создает проблем при взаиморасчетах с поставщиками.

Есть еще один аспект в формировании товарных отчетов, о котором стоит помнить руководителю предприятия. Индивидуальные схемы оприходования товара требуют особого контроля над первичными документами.