Оперативное хранение документов

Оперативное хранение документов — хранение документов, в задачи которого входит мониторинг сроков хранения документов и их своевременное уничтожение. Оперативное хранение документов осуществляется обычно в тех организациях, где документы в большом количестве всегда должны быть под рукой.

Правильная организация оперативного хранения документов зависит от соблюдения определенных принципов.

Принципы оперативного хранения документов.

• — Условия хранения. Правильный температурный, а также и влажностный режим (около 20 °C, при относительной влажности не превышающей 55%). Ни в коем случае нельзя допускать, чтобы в хранилище завелась плесень, пыль или грызуны;
• — Контроль. Выдача дел осуществляется сотрудником архива только по письменному официальному запросу, выдача справок и снятие копий документов также должна контролироваться архивариусом.
• — Конфиденциальность. Наиболее важные документы следует хранить более тщательно, по возможности ограничить доступ к ним. Можно даже составить список лиц, которые могут быть допущены к определенным документам.
• — Оперативность. Основным принципом оперативного хранения документов является быстрый доступ к ним. Важно обеспечить высокую скорость поиска нужного документа, для чего следует составить план архива и создать картотеку. Для оперативности поиска дела в архиве должны устанавливаться корешками наружу, их обложки — иметь максимально информативные подписи, а каждое дело — содержать внутреннюю опись. Кроме того, можно разделить документы на часто и редко используемые. Очевидно, что те документы, которые используются чаще, должны находиться ближе.
• — Своевременное уничтожение. Чтобы не перегружать архив, необходимо ежегодно проводить экспертизу ценности для выявления дел, подлежащих уничтожению. При этом составляется соответсвующий акт и организуется вывоз документов к месту утилизации.

Выполнение этих условий гарантирует сохранность ваших документов, порядок в офисе и эффективную организацию работы всех подразделений.

Итог: компании, уделяющие оперативному хранению документов должное внимание, не имеют проблем с архивным законодательством и проверяющими органами. Найти документ в архиве для таких фирм — дело одной минуты.