Заключение. 
Автоматизация документооборота в канцелярии

Документы в качестве носителей информации выступают как непременный элемент внутренней организации любого предприятия, обеспечивая взаимодействие структурных подразделений и отдельных работников. Они являются основанием для принятия управленческих решений, служат доказательством их исполнения и источником для обобщений и анализа, а так же материалом для справочно-поисковой работы. Чем лучше организовано делопроизводство, тем эффективнее будет работа организации. В современных условиях актуальным направлением повышения эффективности документооборота предприятия выступает его автоматизация. Внедрение системы автоматизации документооборота и делопроизводства обеспечивает: регистрацию, учет и хранение документов; оперативный доступ к документам и отчетной информации; эффективное управление процессами движения документов; сокращение времени процедур согласования документов и принятия решений; повышение исполнительской дисциплины; снижение финансовых затрат на документооборот и делопроизводство.

Анализ деятельности позволяет установить, что в КГБУЗ «Городская больница № 2» достаточно эффективно использует собственные и привлеченные ресурсы в процессе производственной деятельности, Организационная структура КГБУЗ «Городская больница № 2» обеспечивает разделение управленческого труда, при котором линейные звенья призваны командовать, а функциональные — консультировать. Это позволяет рационально сочетать линейные подразделения, выполняющие весь объем основной производственной деятельности, с отделами, реализующими конкретные функции управления в масштабах всей организации. Однако на предприятии документооборот имеет ярко выраженный вертикальный характер, что усиливается характеристиками существующей организационной структуры управления. Любой документ сначала появляется на столе руководителя самого высокого ранга, а потом, обрастая резолюциями, спускается вниз — к непосредственному исполнителю, чтобы потом, после того, как приказ исполнен, проделать тот же путь в обратном направлении. В Очевидно, что автоматизация делопроизводства необходима для обеспечения мобильности руководства КГБУЗ «Городская больница № 2» и, следовательно, эффективности работы самого предприятия.

В исследовании была обозначена эффективность существующего документооборота в канцелярии, сформулирована цель — повысить качество управления производством за счет автоматизации документооборота.

Исходя из требований, сформировавшихся в результате проведенного исследования документооборота, было принято решение внедрить систему организации документооборота Action Workflow, Технология Groupware которые отвечают высоким критериям работы с документами, современным стандартам делопроизводства и обладает необходимой универсальностью.

Однако наряду с в положительными сторонами автоматизации документооборота имеются и отрицательные: переобучение персонала; увеличение объема документооборота, так как создаются два документооборота: бумажный и электронный.

Комплексное научное решение этих проблем является одной из самых актуальных задач автоматизации документоведения в организации, в том числе и канцелярии.

В курсовой работе я попыталась выявить предпосылки развития и показать современные условия автоматизированных систем управления документацией. Четкая проработка бизнес-процессов предприятия является залогом успеха. Очевидно, что рассмотренные технологии весьма дорого стоят и «по плечу» только крупным организациям. Но затраты окупаются тем, что пользование информационных систем для управления документами делает любую организацию более конкурентоспособной за счет повышения ее управляемости и адаптируемости к изменениям рыночной конъюнктуры.

Подобная автоматизация позволяет: повысить эффективность управления компанией за счет обеспечения руководителей и специалистов оперативной и достоверной информацией на основе единого банка данных; улучшить делопроизводство при помощи оптимизации и стандартизации документооборота, автоматизации наиболее трудоемких его процедур; снизить расходы на ведение дел за счет автоматизации процессов обработки информации; изменить характер труда сотрудников, избавляя их от выполнения рутинной работы и давая возможность сосредоточиться на профессионально важных обязанностях; гарантировать полную безопасность и целостность данных на всех этапах обработки информации; обеспечить надежный учет и контроль поступлений и расходования денежных средств на всех уровнях управления.