Инвентарный учет библиотечного фонда, понятие, реализация процесса, документационное обеспечение

Индивидуальный (или дифференцированный) учет (так же его называют инвентарный) — это учет каждого конкретного экземпляра документа или каждого названия документа, поступающего в фонд библиотеки или выбывающего из него.

При индивидуальном учете новых поступлений каждый документ получает только ему присущий инвентарный номер, который фиксируют в инвентарной книге или тождественной ей учетной форме, а также непосредственно на документе. Индивидуальный номер закрепляют за документом на все время его нахождения в фонде библиотеки.

Формами индивидуального учета документов являются книжная (инвентарная книга), карточная (карточка учетного каталога), листовая (лист актового учета), регистрационная карточка на определенный вид издания (в том числе электронного или аудиовизуального документа). Наиболее распространенной формой индивидуального учета является инвентарная книга.

Инвентарная книга представляет собой исчерпывающую опись всех произведений печати, поступивших в библиотеку. Записи в этой книге расположены в хронологическом порядке, поэтому она дает точную картину истории развития фонда библиотеки с момента его создания. По инвентарной книге можно установить наличие в фонде той или иной книги, навести справку о времени ее приобретения, о стоимости. При помощи инвентарной книги проверяют фонд библиотеки, принимают и сдают его при смене заведующего библиотекой.

Инвентарная книга — важнейший документ библиотеки, обеспечивающий сохранность ее фондов. Переписка этой книги разрешается только в порядке редкого исключения с разрешения вышестоящих организаций. Инвентарная книга должна быть переплетена, прошнурована, страницы ее пронумерованы. На обороте последней страницы делается заверительная запись: «В данной инвентарной книге имеется столько-то пронумерованных и прошнурованных страниц, что подписью и печатью удостоверяется». Запись подписывает ответственное лицо учреждения, в ведении которого находится библиотека.

Каждая страница инвентарной книги предназначена для записи 25 экземпляров произведений печати, по одной строке на каждый экземпляр. В левом верхнем углу каждой страницы указывают год записей.