Принципы и правила планирования

Можно выделить наиболее основные признаки и правила планирования, которые можно применить в практике самоменеджмента:

1. Основное соотношение (60:40). Составлять план следует лишь на определенную часть своего времени. Как показывает опыт, лучше всего на 60%. При этом свое время надо распределять между тремя блоками: 60% - запланированное время; 20% - непредвиденное время; 20%- спонтанное время (творчество, управленческая деятельность).

Конечно, в зависимости от вида и рода ваших занятий указанные величины могут отклоняться в ту или иную сторону. Более точно вы можете их определить, исходя из анализа отдельных видов деятельности и расхода времени, представляющего собой основу всякого планирования времени.

2. Анализ видов деятельности и расхода времени.

Следует задокументировать и перепроверить то, как и на что вы использует (транжирите) свое время. Таким образом, вы приобретаете:

• — постоянное представление о расходах своего времени;
• — приобретение опыта как основы для будущих расчетов потребностей во времени.
• 3. Сведение задач воедино — план действий.

Чтобы составить хороший план расхода времени, важно всегда иметь представление о предстоящих делах. Разделить их, например, на долго, средне и краткосрочные задачи.

4. Регулярность — системность — последовательность. Работайте над своими планами времени регулярно и системно, последовательно доводите до конца начатое дело.

План следует составлять письменно, фиксировать в них результаты или цели (конечное состояние), а не просто какое — либо действие. Например, вместо записи «позвонить Иванову», лучше «согласовать с Ивановым дату встречи». Таким образом, ваша активность будет изначально направлена на конечный результат. Именно поэтому всегда задавайтесь вопросами:

• — В чем цель этого разговора, этой работы, этой поездки?
• — Чего я хочу достичь?

Опыт показывает, что на работу, как правило, тратится столько времени, сколько его имеется в распоряжении.

5. Устанавливайте точные сроки для всех видов деятельности. Таким образом вы приучаете себя к самодисциплине, избегаете нерешительности, откладывания дел. Следует устранить из своего обихода неопределенные, неточные формулировки, такие как «как можно скорее». Непонятно, что это можно означать? Через час? В течение дня? Через неделю? Без фиксации четких сроков при договоренности с другой стороны вы создаете питательную среду для всевозможных упреков, конфликтов, недопонимания.

6. Всегда устанавливайте приоритеты.

Точно определяйте, какого рода приоритеты вы отдаете каждому делу.

Избавляйтесь от «тирании» спешных дел. Самые срочные (спешные) дела не всегда бывают самыми важными, однако именно спешные и неотложные дела занимают часто большую часть нашего драгоценного времени.

«Тирания» спешного коренится в забвении приоритетов. Это получается, когда предпочтение отдается не важному перед важным, и только лишь потому, что вследствие недостаточности планирования неважные дела становятся срочными.

Редко бывает, когда самую важную задачу надо решать «сегодня» или даже «на этой недели». Срочные задачи, как правило, предполагают немедленного поступка, действия.

7. Делегируйте (перепоручайте) дела, которые можно поручить вашим близким или подчиненным.

Процесс делегирования также можно оформить в виде таблицы.