Подготовка и порядок передачи документов в архив. 
Учет документов в архиве

В любой организации в течение года образуется большое количество документов (документальный фонд). Однако хранению подлежат не все документы, а лишь наиболее ценные из них — с исторической, научной, культурной и иных точек зрения.

Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу подлежат передаче в архив организации. Дела временного (до 10 лет) хранения в архив организации не передаются и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению. Но в исключительных случаях по решению руководителя допускатеся передавать такие дела в архив. Архив является связующим звеном между организацией и государственным архивом.

При приеме-передаче дел в архиве проверяется правильность формирования и оформления дел, соответсвие количества дел, внесенных в опись дел структурного подразделения, количеству дел, заведенных в соответсвии с номенклатурой дел организации.

Проверка формирования дела предполагает установление соответствия между заголовком дела на его обложке и содержимым дела. А правильное оформление — это когда каждое дело переплетено и подшито, листы пронумерованы, причем нумерация должна быть скреплена заверительной надписью в конце дела, где указывается общее количество листов. Также обложка дела должна быть правильно оформлена, т. е. содержать наименование организации и структурного подразделения, индекс дела, заголовок дела, крайние даты, срок хранения, количество листов в деле. Кроме того, на особо ценные, личные, судебные и следственные дела, а так же другие категории дел составляется внутренняя опись, в которой указывается заголовок и дата каждого документа, его индекс и номера листов, на которых находится документ.

Дела хранятся в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях в запираемых шкафах, обеспечиваемых их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. В целях повышения оперативности поиска документов дела располагаются в шкафах в вертикальном положении корешками наружу по возрастанию, на корешках указываются индексы по номенклатуре дел.

Передача документов из учреждения в государственный архив, осуществляется ежегодно или раз в 3 — 5 лет, в зависимости от объема документов. Основным документом на основании которого производится прием документов является акт приема-передачи документов на хранение. В акте указываются учреждение, передающее документы, и архив, в который они поступают, причина передачи, количество документов. Акт составляется в двух экземплярах, подписывается представителями архивов.

Организация учета документов архива — это не только необходимый по закону процесс, но и возможность значительно облегчить работу сотрудникам организации в дальнейшем. Как и любое действие, связанное с архивным хранением документов, он преследует определенные цели и должен быть грамотно оформлен.

Во-первых, организация учета документов архива просто необходима по закону. В соответствие с определенными нормативными актами, учет должен производиться в определенные сроки и быть документально зафиксирован. Во-вторых, она дает возможность отслеживать физическое состояние документации, находящейся на хранении. В-третьих, она помогает установить истинное состояние дел в архиве и, тем самым, избежать возможности исчезновения бумаг. В-четвертых, при осуществлении такой процедуры, как организация учета документов архива, появляется возможность при необходимости переформировать дела по различным признакам. В-пятых, она позволяет своевременно выявить дела, срок хранения которых истек, и отправить их на утилизацию. Но все вышеперечисленное в большей степени относится к правильному ведению архива и удобству его использования.

Организация учета документов архива направлена на установление или уточнение точного состава архивных дел и их количества. Во время учета каждая единица хранения отмечается в специальных учетных документах.

Под учетным документом понимается документ установленной формы, фиксирующий поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета.

Учету подлежат все хранящиеся в архиве организации документы, в том числе неописанные и непрофильные для данного архива, так же страховые копии документов, копии фонда пользования (при наличии) и описи дел и документов.

Основными учетными документами в архиве организации являются:

• · книга учета поступления и выбытия документов;
• · список фондов;
• · лист фонда;
• · опись дел;
• · реестр описей;
• · номенклатура дел;
• · дело фонда;
• · книга выдачи дел во временное пользование;
• · формы статистических отчетов о составе, объеме фондов;
• · книга учета документов, передаваемых в другие архивы.

Оперативная документация обеспечивает учет документов на стадии комплектования, описания и их хранения. К оперативным учетным документам относятся:

• · акты приема документов;
• · акты о выявлении неучтенных документов;
• · акты о неисправных повреждениях документов;
• · акты о потере документов, пути поиска и пр.;