Юридический адрес организации

Коммуникационные данные указываются на внешних документах. Он включает индекс предприятия связи, почтовый адрес, номер телефона, адрес сайта, номер счета в банке (с указанием отделения банка, в котором он зарегистрирован).

Например:

220 012, г. Минск, ул. Бородинская, 17−3.

тел. (017)219−00−00.

E-mail:

р/с 3 042 302 935 860.

в АКБ «Белбизнесбанк»,.

г. Минск, код 709.

Название вида документа. Каждый документ, кроме письма, должен содержать название его вида — протокол, акт, решение, приказ и т. д. Это позволяет выделить искомый документ из всей массы документов, дает самое первое общее представление о нем. Пишется прописными (заглавными) буквами.

Дата. Это дата подписания документа. Дата — составня часть поискового признака документа. Оформляется арабскими цифрами. На нее отводится восемь знаков (по паре цифр на число, месяц, год и две разграничительные точки). Помимо даты, проставленной на бланке, датируются также все стадии оформления и обработки документа (согласование, визирование, утверждение, проставление резолюции, получение документа, исполнение).

Индекс документа — это условное цифровое, буквенное или комбинированное обозначение документа, проставляемое в бланке на одном уровне с датой. Для внутренних документов — приказов, протоколов, распоряжений — это обычный порядковый номер с начала года. Для исходящих документов индекс складывается из нескольких частей: индекса структурного подразделения, номера дела по номенклатуре (куда подшита копия документа) и порядкового номера отправляемого документа. Например:

06.10.2011 № 02−12/19.

где — 02 — номер структурного подразделения;

• 12 — номер дела по номенклатуре;
• 19 — порядковый номер документа.

Ссылка на индекс и дату входящего документа ставится только на служебных письмах, т.к. этот реквизит предполагает ответ на ранее посланное письмо. Ссылка на индекс и дату инициативного документа — важнейший поисковый признак, позволяющий при получении ответного документа сразу же определить, в какое структурное подразделение он должен быть направлен, а в структурном подразделении — найти копию инициативного документа, на который пришел ответ. Этот реквизит полностью переписывается из инициативного документа. Например:

На № 03−12/34 от 06.10.2011.

Место составления или издания документа ставится на внутренних документах и указывает на место нахождения автора документа. Это либо название города, либо название населенного пункта, района, области.

Заголовок к тексту должны иметь все документы. По нему сразу, не читая, можно получить общее представление о содержании документа. Он формулируется кратко, слилистически отвечает на вопрос «о чем?»: «О приеме…», «Об отмене…», «Об отказе…». Заголовки к некоторым видам документов должны сочетаться с наименованием документа: протокол — чего?; должностная инструкция — кому?

Адресат — адресование, т. е. указание получателя, кому предназначается документная информация, производится на документах, отправляемых в другие организации, должностным лицам и представляемые руководству. Адресат — сложный реквизит, в него могут входить следующие части:

• — наименование организации получателя (в именительном падеже);
• — наименование структурного подразделения (в именительном падеже);
• — указание должности получателя (в дательном падеже);
• — указание фамилии и инициалы (в дательном падеже);
• — почтовый адрес получателя.

Например:

УП «Служба Энергетика».

Отдел снабжения Ведущему специалисту Иванову И.И.

ул. Бородинская, 17−3.

220 010, г. Минск, Республика Беларусь Гриф утверждения. Утверждение — способ удостоверения документов, который санкционирует их содержание и распространяет их действие на определенный круг организаций и лиц. Только после утверждения такие документы приобретают юридическую силу. Утверждению подлежат положения, уставы, штатные расписания, инструкции, акты, протоколы. Необходимость утверждения этих видов документов обычно предусматривается в нормативных актах. Утверждения производится после подписания документа и имеет два варианта оформления: утверждение должностным лицом и утверждение изданием распорядительного документа. Издание утверждающего распорядительного документа целесообразно в тех случаях, когда требуются разъяснения, дополнительные предписания и т. д.

Утверждение должностным лицом состоит из слова УТВЕЖДАЮ, которое пишется прописными буквами, указания должности руководителя (в именительном падеже) с указанием названия учреждения, личной подписи руководителя, расшифровки фамилии с инициалами и даты утверждения.

Утверждение изданием распорядительного документа состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (пишется прописными буквами), указывается вид распорядительного документа (в именительном падеже), его дата и номер издания.

Резолюция. Документ после первичной обработки и регистрации направляется руководителю (организации или структурного подразделения), который должен в резолюции указать порядок исполнения документа. Резолюция — надпись на документе, сделанная должностным лицом и содержащая принятое решение. Она закрепляет распоряжение руководителя относительно вопроса, отраженного в документе. Резолюция состоит из следующих элементов: текста, подписи, даты. Она должна быть четкой и лаконичной.

Текст резолюции содержит обращение (кому поручается), указывается фамилия в повелительном наклонении, поручение-действие и срок его выполнения.

Отметка о наличии приложения. Нередко служебные документы имеют приложения, разъясняющие, детализирующие, уточняющие отдельные вопросы основного документа. Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то в отметке о наличии приложения указывают полное название документа-приложения с указанием количества листов и экземпляров. Например:

Приложение: план мероприятий на 2л. в 3 экз.

Если приложение упоминается в тексте, то в отметке о наличии приложения указывают только количество листов и экземпляров, которые пишутся всегда сокращенно. Например:

Приложение на 5 л. в 1 экз.

Подпись — реквизит любоко служебного документа. Должностные лица имеют право подписывать служебные документы в пределах их компетенции, что обычно определено в положениях об учреждении и структурных подразделениях.

В состав реквизита входят: наименование должности лица, подписывающего документ, его личная подпись, расшифровка подписи.

Согласование документа — это предварительная оценка существа проекта документа, его обоснованности и своевременности, соответствия действующим законодательным и нормативным актам. Поэтому многие документы до подписания согласовываются с заинтересованными лицами, структурными подразделениями, учреждениями.

Внутреннее согласование — это согласование внутри одной организации, оформляется визой. Виза состоит из наименования должности визирующего, его подписи и расшифровки.

Внешнее согласование — это согласование с подчиненными и неподчиненными органами, НИИ, общественными организациями, оформляется грифом согласования.

Гриф согласования имеет два варианта написания: согласование с должностным лицом и согласование документом коллегиального органа. Начинаются оба варианта словом СОГЛАСОВАНО (пишется прописными буквами). Затем, в первом случае, указывается название должности, включая наименование организации, лица, с кем согласовывается документ; его личная подпись; расшифровка (инициалы, фамилия); дата. А во втором указывается вид документа, включая название коллегиального органа; номер документа; дата. Например:

СОГЛАСОВАНО Председатель таможенного Комитета Республики Беларусь.

• (Л.П.)А.Г. Федоров
• 20.10.2011

Отметка исполнителя ставится только в исходящих документах, указывая на непосредственного исполнителя, позволяет оперативно решить вопросы, возникшие по содержанию документа. Состоит из фамилии исполнителя и номера его служебного телефона.

Отметка о поступлении включает в себя наименование организации-получателя документа, дату поступления документа и его индекс. Отметка о поступлении ставится от руки или с помощью штампа. Этот реквизит помещается в правом нижнем углу первого листа документа.

Отметка об исполнении и направлении документа в дело состоит из следующих данных: слов «В дело», номера дела по номенклатуре, в которое должен быть подшит документ даты направления документа вдело, подписи руководителя. Например:

В дело № 09−19.

Подготовлен ответ Исх. № 03−13/34 от 10.10.2011.

(Л.П)Дата.