Организация планирования закупок на предприятии

Закупочная логистика ресторана «Фрески» — это деятельность по управлению товарно-материальными ценностями в процессе снабжения предприятия сырьем, материалами, комплектующими, товарами — закупка, доставка, приемка, временное хранение товаров и др. Снабжение — это важная функция логистики по двум основным причинам:

• 1) от цены и качества материальных ресурсов, своевременности их поставок зависит эффективность производственного процесса (отсутствие брака, сбоев, простоев, низкая себестоимость), качество готовой продукции и, в конечном итоге, качество обслуживания потребителей;
• 2) на снабжение приходится значительная доля общих расходов предприятия (в среднем, около 60%), поэтому даже небольшие улучшения в этой области могут принести существенные выгоды.

Таким образом, эффективная организация снабжения ресторана является основой для повышения эффективности деятельности и конкурентоспособности предприятия.

Цель логистики ресторана — создание надежного и беспрерывного товароснабжения с максимально возможной экономической эффективностью. Основу экономической эффективности составляет поиск и закупка необходимых продуктов, при этом следуя принципу цена-качество.

Для обеспечения ресторана материальными ресурсами необходимо решать следующие задачи:

ь что купить;

ь сколько закупить;

ь у кого закупить;

ь на каких условиях закупить.

Кроме того, необходимо заключить договор; проконтролировать его исполнение; организовать доставку; организовать складирование и хранение.

Все эти задачи решает заведующий производством ресторана.

Ресторан «Фрески» является структурным подразделением иностранного общества с ограниченной ответственностью «Кравира». На момент открытия ресторана головное предприятие заключило договоры с поставщиками материально-технических ресурсов. С тех пор их перечень, представленный в Приложении, А в основном не изменился. Как правило, ресторан заключает новые договоры на поставку материальных ресурсов с целью расширения предлагаемой продукции или снижения затрат по закупке, если на горизонте появляются выгодные предложения.

Рассмотрим поэтапный процесс организации снабжения ресторана.

Основным этапом планирования снабжения является составление плана-меню для ресторана. В ресторане «Фрески» утверждается план товарооборота на месяц, на основании которого составляется производственная программа.

Оперативное планирование работы производства, процессом которого занимается заведующий производством при участии команды шев-поваров и бухгалтера включает в себя следующие элементы:

• ? составляется плановое меню на декаду (цикличное меню), на его основе разрабатывается план-меню, отражающий производственную программу предприятия; составляется и утверждается меню;
• ? просчитывается потребность в продуктах для приготовления блюд, предусмотренных планом меню, и составляется требования на сырье;
• ? оформляется требования-накладная на отпуск продуктов из склада на производстве и получение сырья;
• ? распределяется сырье задания поварам в соответствии с планом-меню.

План-меню составляется накануне планируемого дня (не позднее 15 часов) и утверждается директором предприятия.

Утверждая план-меню, директор и заведующий производством несут ответственность за то, чтобы блюда, включаемые в меню, были в продаже в течение всего дня торговли предприятия.

На необходимые продукты, с учетом имеющихся запасов, зав. производством составляет заявку для поставщика в письменной форме. Используется традиционная форма организации поставки товара: товар привозят на машинах со складов фирм-поставщиков. На случай форс-мажорных ситуаций, в ресторане есть штатный водитель, который также может доставить груз.

Затем заведующий производством принимает товары. Приемка, как правило, проходит в 2 этапа.

Первоначально, продукты получают по количеству и по качеству. Первый этап — проверка по количеству. Приемка продуктов по количеству производится по товарно — транспортным накладным, счетам — фактурам, путем пересчета тарных мест, взвешивании. Масса нетто и количество товарных единиц проверяют одновременно со вскрытием тары. Масса тары проверяется одновременно с приемкой товара.

При обнаружении недостачи составляется односторонний акт о выявленной недостаче, этот товар хранится отдельно, обеспечивается его сохранность и вызывается поставщик. После окончательной приемкой составляет акт в 3 экземплярах.

Одновременно с приемкой товаров по количеству товар принимается также и по качеству. Приемка товаров по качеству производится органолептическим (по виду, цвету, запаху, вкусу). При этом проверяют соответствие стандартам. К транспортным документам прикладываются сертификаты или удостоверения качества.

Для обеспечения бесперебойной работы ресторана с учетом ассортимента составляемого меню и спроса потребителей производятся товарные запасы. Нормы запасов при нормальных условиях хранения следующие:

• ? Нескоропортящиеся продукты (мука, сахар, крупа) — 8−10 дней
• ? Скоропортящиеся продукты (мясо, Рыба, птица) — 2−5дней
• ? Запасы хлеба молока не должны превышать однодневную реализацию.

Все поставки сырья и полуфабрикатов в современных условиях осуществляется на основании заключении договора, по которому обе стороны должны соблюдать все прописанные условия сотрудничества.

Склад, на который поступает продукция, оборудован мощной морозильной камерой, небольшой кран-балкой для перемещения тяжелых грузов, холодильными установками, позволяющими сохранять продукты свежими.

Ресурсы, пришедшие в негодность, подлежат списанию за счет предприятия, при условии соблюдения всех норм и правил хранения и использования. Если ущерб произошел по вине работника, то сумма взыскивается с виновных лиц. При списании материальных ресурсов создается комиссия (директор, бухгалтер, материально-ответственное лицо, представители не заинтересованной организации) и составляется акт списания.

Таким образом, основная часть функций по расчету потребности, закупке, оприходованию и хранению материальных ресурсов возложена на заведующего производством. При высокой загруженности к нему на помощь могут привлекаться и администраторы ресторана. Однако необходимо отметить, что организация процесса закупки требует тщательного анализа и разработки мер по совершенствованию закупочной деятельности, так как, как уже было отмечено ранее по работе, на снабжение приходится значительная доля расходов предприятия, то процессу закупок необходимо уделить наибольшее внимание.