Этапы подготовки инструкции и её структура

На практике традиционно различают три вида инструкций по делопроизводству: примерная, типовая и индивидуальная (конкретная).

Примерная инструкция по делопроизводству устанавливает требования к порядку работы с документами для организаций, однородных по характеру деятельности, но разных по структуре, штатам и другим параметрам, в связи с чем носит рекомендательный (методический) характер. На основе примерных инструкций по делопроизводству в организациях разрабатываются индивидуальные инструкции, имеющие статус локального нормативного правового акта.

Примерные инструкции, разрабатываемые, как правило, для организаций определенной отрасли (системы), не следует путать с Примерной инструкцией по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь, утвержденной приказом Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 23 мая 1995 г. № 13. Указанная Примерная инструкция по делопроизводству является актом законодательства Республики Беларусь, обязательным к применению всеми организациями нашей страны. Вместе с тем она устанавливает лишь общеобязательные требования к организации документов в делопроизводстве, оставляя для организаций возможность построения системы документационного обеспечения управления с учетом специфики их деятельности, организационной структуры, формы управления, объема документооборота и других факторов. Она предусматривает, что организации должны вести делопроизводство на основе самостоятельно разрабатываемых индивидуальных инструкций и других нормативно-методических документов, не противоречащих Примерной инструкции по делопроизводству. Именно поэтому в названии указанного акта законодательства был использован термин «примерная» [6].

Типовая инструкция по делопроизводству составляется для однородных по характеру деятельности и структуре организаций и используется ими в качестве обязательного нормативного правового акта. Как правило, при наличии типовой инструкции индивидуальные инструкции по делопроизводству в соответствующих организациях не разрабатываются.

В настоящее время в связи с принятием Закона Республики Беларусь от 10 января 2000 г. «О нормативных правовых актах Республики Беларусь» (с последующими изменениями и дополнениями) использование таких понятий, как «примерный», «типовой» в названиях нормативных актов ограничено. Если такая инструкция предусматривает на ее основе разработку в организациях отрасли индивидуальных инструкций по делопроизводству, то она является примерной. Если же такая инструкция должна использоваться организациями непосредственно в практической деятельности, то она может быть определена как типовая.

Примерные и типовые инструкции по делопроизводству разрабатываются министерствами, госкомитетами, другими республиканскими органами государственного управления, концернами и иными организациями, подчиненными Правительству Республики Беларусь. Они утверждаются руководителями этих органов и организаций по согласованию с Комитетом по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь.

Подготовке проекта Инструкции предшествуют:

• — изучение действующего законодательства по вопросам деятельности организации, информатизации, делопроизводства и архивного дела;
• — анализ состояния документационного обеспечения управления в организации;
• — выявление и систематизация положений всех организационно-распорядительных документов организации, касающихся делопроизводства;
• — анализ ранее действовавших в организации инструктивных материалов по делопроизводству;
• — изучение инструкций по делопроизводству, применяемых в других организациях [4].

Подготовка Инструкции осуществляется в соответствии с действующим законодательством на основе типовых и примерных инструкций, правил, унифицированных форм и других нормативных и методических разработок с учетом особенностей сложившейся в организации системы делопроизводства.

Количество и наименования разделов Инструкции, их последовательность, состав приложений определяются ее разработчиками. Важно, чтобы положения Инструкции отражали все стадии работы с документами: от их создания (получения) до сдачи в архив или уничтожения.

Инструкция подразделяется на разделы и подразделы. Нормативные предписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют. Пункты могут подразделяться на подпункты с буквенной или цифровой нумерацией. Таблицы, схемы и другие материалы иллюстративного характера, как правило, оформляются в виде приложений, а соответствующие пункты Инструкции должны иметь ссылки на эти приложения.

Состав и содержание Инструкции, выделение в ней разделов и подразделов зависят от целого ряда факторов (структуры и численности аппарата управления, порядка прохождения документов, наличия обособленных участков работы, применяемых технических средств). Так, при использовании в организации соответствующих технологий в Инструкцию могут быть включены такие разделы (подразделы), как «Передача информации по каналам факсимильной и телексной связи», «Звукозапись мероприятий», «Использование электронной почты» и др. В том случае, если организация активно работает с зарубежными партнерами, в Инструкцию включается раздел «Оформление документов, направляемых за рубеж» .

К числу обязательных разделов Инструкции можно отнести следующие:

Общие положения;

Подготовка и оформление документов;

Организация документооборота и исполнения документов;

Контроль исполнения документов;

Формирование дел и хранение документов.

Следует отметить, что указанные разделы лишь схематично отображают структуру Инструкции. Обычно инструкции по делопроизводству содержат от 5 до 15 разделов. В конечном итоге, деление на разделы и подразделы носит достаточно формальный характер. Важно обязательно включить в Инструкцию все существенные положения, касающиеся работы с документами.