Характеристика и функции отдела по связям с общественностью на ОАО «СинТЗ»

«Синарский Трубный Завод» — одно из крупнейших специализированных предприятий России по производству стальных, нержавеющих и чугунных труб. Завод был основан в апреле 1934 года в городе Каменск-Уральский (Свердловская область).Цель деятельности ОАО «СинТЗ» в области качества — выполнение требований заказчиков, обеспечение удовлетворение их потребностей и ожиданий и формирование у них доверия к продукции посредством строгого соблюдения установленных требований. Для обеспечения цели управленческий персонал разрабатывает и внедряет четкие письменные инструкции в расчете на то, что каждый сотрудник будет работать в соответствии с этими инструкциями и выполнять свою работу правильно с первого раза. При обнаружении необходимости совершенствования действующих инструкций, принимаются все меры по доведению таких инструкций до приемлемого уровня. Высокий уровень репутации предприятия в городе и регионе, профессионализм руководителей, специалистов и рабочих, наличие собственного Центра подготовки и развития персонала и профессионального лицея «Синарский» являются конкурентными преимуществами ОАО «СинТЗ». Синарский трубный завод — это крупное промышленное предприятие, поэтому для эффективного управления используется иерархический тип структуры управления — линейно-функциональная. В соответствии с этим, структурные подразделения имеют такую же организационнолинейную структуру управления. Отдел по связям с общественностью является частью структурного подразделения «Пресс-служба». Отдел имеет следующую организационную структуру: начальник отдела по связям с общественностью (является заместителем начальника Пресс-службы и находится в его непосредственном подчинении), два специалиста по связям с общественностью, которые подчиняются начальнику отдела по связям с общественностью. На основании должностных инструкций начальника отдела по связям с общественностью и сотрудников отдела можно выделить основные направления деятельности PR-отдела: — организация, обеспечение и контроль работ по создания взаимодействия со средствами массовой информации;- разработка и реализация внешней и внутренней политики предприятия в области связей с общественностью;- подготовка информационных материалов для коллектива предприятия и региональной общественности;- рекламная деятельность. Функции PR-деятельности отдела можно разделить на внутренние и внешние, в зависимости от целевой аудитории. Функции внутренней PR — деятельности: — разработка концепции внутренней политики предприятия в области связей с общественностью;- осуществление подготовки информационных материалов о деятельности подразделений ОАО «СинТЗ» для коллектива предприятия;- реализация внутренней PR-стратегии, разработанной начальником пресс-службы;- организация и проведение акций, способствующих сохранению и развитию атмосферы сотрудничества и доверия в коллективах ОАО «СинТЗ»; - обеспечение защиты информации, которая является государственной, служебной и коммерческой тайной ОАО «СинТЗ»; - составление проекта годового бюджета пресс-службы, ведение финансовой отчетности;- разработка и реализация внутренних антикризисных информационных мероприятий;- обеспечение поддержки основных фондов подразделения в работоспособном состоянии;- внедрение прогрессивных технологий в работу отдела;- ведение учета и хранения данных по видам деятельности подразделений. Функции внешней PR — деятельности: — осуществление подготовки информационных материалов о деятельности подразделений ОАО «СинТЗ» для региональной общественности;- реализация внешней PR-стратегии, разработанной начальником пресс-служб;- координация деятельности по сбору и анализу экономической, общественно-политической и социологической информации, отслеживание отзывов и комментариев, касающиеся деятельности ОАО «СинТЗ», при необходимости подготовка обзоров;- подготовка текстов выступлений, материалов (в том числе слайдов, фильмов) для пресс-конференций, пресс-релизов и т. д.;- обеспечение обновления на интернет-сайте ОАО «СинТЗ»; - установление контактов с организациями, различными группами общественности, рекламными агентствами, представителями средств массовой информации по указанию начальника пресс-службы;- взаимодействие со СМИ в целях полного и объективного освещения деятельности ОАО «СинТЗ», обеспечение формирования позитивного общественного мнения о работе предприятия, а также поддержание корпоративного имиджа и имиджа руководителей в рамках реализации PR-проектов и рекламных акций;- распространение информационно-рекламных материалов о деятельности предприятия в СМИ (в том числе электронных) в виде пресс-релизов (текстовых, аудио, видео) пресс-конференций, пресс-визитов на предприятие по согласованию с начальником пресс-службы;- подготовка ответов на критические публикации в центральных, региональных, областных или городских СМИ, с привлечением работников юридического отдела и специалистов ОАО «СинТЗ», согласуя свои действия с руководством завода и начальником пресс-службы;- организация и проведение акций, способствующих взаимодействию заводских структур и органов власти различных уровней;- разработка и реализация внешних антикризисных информационных мероприятий;- разработка внешней концепции предприятия в области связей с общественностью. В своей деятельности отдел по связям с общественностью использует следующие формы и методы: — публикации. Отдел по связям с общественностью готовит итоговые отчеты о деятельности предприятия, совместно с другими подразделениями готовит сборник материалов «Информационный вестник» по итогам года, составляет фототеку, видеотеку, подготавливает имиджевые статьи, PR-заметки в корпоративные и местные СМИ;- мероприятия. Отдел по связям с общественностью совместно с другими структурными подразделениями проводит пресс-конференции, пресс-визиты, PR-акции, специальные мероприятия: заводские конкурсы, ежегодные эстафеты на приз газеты «Синарский трубник», юбилей завода, организация конкурсов профессионального мастерства, проведение презентаций, проведение научно-технических конкурсов, ежегодное чествование молодых специалистов;- новости. Специалисты по связям с общественностью готовят и рассылают пресс-релизы в СМИ (городские и региональные), постоянно публикуют пресс-релизы на корпоративном сайте;- выступления. PR-отдел готовит тексты поздравлений сотрудников с праздниками от имени управляющего директора и его заместителей;- участие в общественной деятельности. Так как отдаленная внешняя целевая аудиторияэто местное население, то ОАО «СинТЗ» постоянно участвует в благотворительной деятельности: например, PR-акция — строительство ледового корта для учеников школы, акция «День первоклассника», 1 июня — PRакция «Чужих детей не бывает» в Синарском детском доме к 1 июня;- средства идентификации. Отдел по связям с общественностью совместно с Департаментом внешних и внутренних связей ТМК постоянно осуществляет PR-деятельность по продвижению корпоративного имиджа: распространение эмблем, логотипа с помощью визитных карточек, брошюр, выпуска заводской газеты, канцтоваров, униформы сотрудников. Ежегодно на предприятии выпускаются нормативные документы, в которых определяется цель деятельности предприятия в области качества. В 2007 году цель в области качества звучала так: «выполнение требований заказчика в части развития имиджа и репутации Завода и его руководителей с целью создания благоприятных условий для деятельности Завода и Группы „ТМК“ в целом». Так как отдел по связям с общественностью входит в структурное подразделение, то цели в области качества отдела по связям с общественностью и Пресс-службы АО «СинТЗ» будут едины. Поэтому были разработаны и проведены следующие мероприятия: — выпуск пресс-релизов по итогам работы завода — ежемесячно;- выпуск пресс-релизов о социально значимых событиях — по возникновению информационного повода;- освещение в городских СМИ социально значимых событий. Отдел по связям с общественностью проводит различные специальные PR — мероприятия, направленные на повышение имиджа завода и ТМК как в глазах сотрудников, так и жителей города. Для повышения социальной значимости пресс-служба выпускает пресс-релизы о наиболее значимых событиях в жизни касающихся как сотрудников, так и жителей города, целью этих пресс-релизов является формирование положительного имиджа завода и компании. Отдел по связям с общественностью осуществляет свою деятельность в нескольких направлениях — эффективное взаимодействие со средствами массовой информации; разработка и реализация внешней и внутренней политики предприятия в области связей с общественностью; подготовка информационных материалов для коллектива предприятия и региональной общественности; рекламная деятельность. PR-отдел в своей работе использует следующие средства достижения PR — целей: формирование паблисити (пресс-релизы, освещение и проведение спонсорской деятельности), связи с местным населением, самый главный элемент — отношения со СМИ. Но, к сожалению, работа ведется лишь с 3 целевыми аудиториями: СМИ, местное население, персонал. Цель деятельности PR — отдела — способствовать обеспечению согласия внутренней и внешней общественности с политикой и реальной практикой функционирования предприятия. www.infostud.ru.