Проект внедрения системы электронного документооборота

Следует отметить, что внедрение СЭД не является панацеей от всех проблем предприятия. Главной целью ее внедрения является повышение эффективности документооборота предприятия или организации, а, следовательно, в какой-то степени, и эффективности их работы в целом. Есть и такое мнение, что главной целью внедрения СЭД является создание эффективной среды управления и функционирования предприятия или организации.

Перед выбором СЭД обязательно необходимо сформулировать перечень задач, которые должны помочь решить её внедрение. Кроме того, нужно разработать подробный организационный план ее внедрения. Поставку и внедрение СЭД должна осуществлять внешняя фирма, несущая полную юридическую ответственность перед предприятием за успех проекта внедрения. К выбору фирмы-поставщика и внедрения СЭД нужно подходить очень скрупулезно, так как после подписания контракта, проплаты каких-либо средств и начала внедрения СЭД с этой фирмой будет непросто прекратить отношения в случае, если предприятие будет не полностью удовлетворять качество её работы. Фактически, в случае неправильного выбора фирмы-подрядчика, будут напрасно потеряны деньги, время и нервы. Конечно, при выборе СЭД необходимо внимательно изучить все предложения, имеющиеся на рынке, и обязательно провести тендер. Очень важно также учесть, есть ли опыт успешных внедрений у поставщика СЭД и насколько он соответствует специфике деятельности предприятия или организации[31].

В свою очередь, при внедрении СЭД приходится сталкиваться со следующими основными проблемами, от решения которых зависит успех всего проекта внедрения:

• — в большинстве случаев, необходимость масштабной реорганизации предприятия;
• — слабая формализация бизнес-процессов и отсутствие корпоративных стандартов;
• — СЭД должна быть внедрена и использоваться на всем предприятии (везде, где создается, корректируется и хранится информация), иначе успех от ее внедрения будет минимален (если вообще будет);
• — наличие определенного сопротивления внедрению СЭД со стороны сотрудников предприятия («сопротивление изменениям»), нередко вызванного нежеланием какой-либо «прозрачности» своей деятельности;
• — отсутствие необходимого уровня подготовки у сотрудников предприятия (в том числе, и руководителей нижнего, среднего и верхнего уровней) к работе с СЭД.

Внедрение СЭД следует осуществлять постепенно, начиная с наиболее важного звена документооборота (хорошо описанного и понятного), автоматизация которого позволит быстро получить положительный эффект. В процессе внедрения СЭД необходимо обеспечить возможность работы как по новой, так и по старой технологии, чтобы не мешать повседневной деятельности предприятия. Очень важную роль играет реальная поддержка руководством предприятия проекта внедрения (так называемый «фактор первого лица»). При отсутствии такой поддержки (например, даже в организации получения всей необходимой информации при обследовании предприятия), в лучшем случае, система будет внедрена лишь в отдельных подразделениях предприятия (вряд ли от этого можно ждать какого-либо заметного возврата инвестиций).

Как правило, внедрение СЭД на предприятии включает следующие основные этапы:

• — тщательный анализ бизнес-процессов предприятия, состояния используемого оборудования и технологий;
• — разработка информационно-функциональной модели предприятия, реинжиниринг его бизнес-процессов;
• — анализ возможной конфигурации аппаратно-программных средств, необходимой для внедрения СЭД;
• — выбор и поставка необходимых для внедрения СЭД аппаратно-программных средств;
• — поставка и инсталляция СЭД;
• — адаптация и настройка СЭД;
• — перенос и конвертация данных из унаследованных систем;
• — обучение системных администраторов и пользователей работе с СЭД;
• — подготовка контрольного примера, программы и методики испытаний, проведение полного тестирования СЭД;
• — разработка проектной, программной, технической и пользовательской документации;
• — завершение внедрения СЭД, сдача ее в промышленную эксплуатацию;
• — сопровождение CЭД[32].

Целью практической части является переход предприятия на систему электронного документооборота, для чего нужно выполнить следующие задачи.

Во-первых, требуется модель организации она представлена на рис. 2.1.

В качестве примера будет взята СЭД «DocsVision». При невысокой стоимости лицензии на продукт, она зарекомендовала себя как система с хорошей функциональностью. Потребуется разобрать архитектуру данной СЭД и произвести требуемые настройки, а также выявить ее преимущества и недостатки при внедрении в организацию.

В-третьих, рассчитать эффективность от перехода предприятия на автоматизированный документооборот.

Структура электронного документа Документ в «DocsVision» состоит из карточки документа и возможных к нему источников внешних данных. Карточка документа содержит набор стандартных реквизитов и несколько дополнительных реквизитов. Источник внешних данных представляет собой одну или несколько таблиц дополнительных реквизитов. Типичный пример такого документа — счет-фактура.

Если документ имеет подчиненные документы, то для каждого подчиненного документа заводится отдельная карточка, соответствующая его типу. В карточке подчиненного документа указывается индекс родительского документа. При просмотре карточки родительского документа система выдает список всех подчиненных документов с гиперссылками на карточки этих документов.

Рисунок 3.2 — Модель электронного документа [33].

Настройка установки системы. Для инсталляции «DocsVision» выделяется отдельный IP-адрес (обычно это адрес данного компьютера в корпоративной локальной сети) — программа установки попросит его ввести.

Можно отдельный IP-адрес для работы «DocsVision» не выделять, а ввести в процессе инсталляции IP-адрес 127.0.0.1, в этом случае «DocsVision» можно вызывать с компьютера, на котором система установлена, но нельзя будет вызывать с других компьютеров сети по IP-адресу.

Позже, при возникновении необходимости подключать к «DocsVision» пользователей с других компьютеров, необходимо будет в настройке web-узла «DocsVision» в системе указать реальный IP-адрес главного компьютера, отличный от 127.0.0.1, чтобы разрешить вызывать «DocsVision» пользователям с других компьютеров по реальному IP-адресу.

База данных инсталлируемой версии «DocsVision» системы содержит заполненные примеры документов, справочников и бизнес-процессов для того, чтобы с работой системы можно было ознакомиться.

После того как временные файлы обучения больше не понадобятся, необходимо будет заменить файл базы данных системы, содержащий примеры, на такой же файл с пустой базой данных, не содержащий этих примеров — чтобы примеры, содержащиеся в инсталлированной версии, не мешали работать с реальными документами и справочниками, которые изначально загружены.

Создание сложных форм документов. Также система электронного документооборота рассчитан, для работы со сложными формами документов. Сложные документы составляются для улучшения работы документооборота, они упрощают работу как отдельных отделов организации, так и общее ведение документооборота на предприятии. Сложные документы — это документы, для которых необходимо ввести в системе большое количество реквизитов; автоматически рассчитывать часть реквизитов на основе значений других реквизитов; создавать произвольные печатные формы, содержащие реквизиты документ.

Вывод сформированного документа в MS Word. Система «DocsVision» интегрирует с MS Office, но самое востребованное приложение это MS Word.

Для обеспечения правильного вывода сформированного документа в MS Word необходимо обеспечить соответствие указанных в документе в MS Word закладок полям стандартной карточки документа и полям внешних источников данных, связанных с документом.

Для простых документов, содержащих не более одного внешнего источника данных, такое соответствие обеспечивается без использования программных настроек, только через названия закладок файла MS Word, которые должны соответствовать стандартным реквизитам карточки документа.

Использование в документе нескольких внешних источников данных, вывод в документ MS Word произвольных вычисляемых выражений и использование в документе MS Word произвольных наименований закладок требует использования программной настройки.

Каждой таблице внешнего источника данных и списку подчиненных документов должна соответствовать отдельно располагаемая таблица в документе MS Word.

Если настройка связи с MS Word не произведена, то при выдаче таких документов система будет выдавать ошибку.

Расчет эффективности внедрения системы электронного документооборота. Для начала подсчитаем все расходы на внедрение системы. Введем некоторые предположения и обозначения, выполним простейшие подсчеты.

Стоимость одной лицензии ПО. Лицензия данной СЭД составляет 184 $ на одного пользователя, и в существенной степени зависит от числа закупаемых лицензий, то есть — от количества рабочих мест в СЭД. В нашем случае, количество рабочих мест равняется 38. Таким образом, стоимость внедрения составит: для начала переведем доллары в рубли, на сегодня курс доллара составляет 31,30 руб., затем умножим стоимость одной лицензии на количество административного персонала 5759,2*38 = 218 849,6 руб.

Стоимость дополнительной техники, необходимой для внедрения СЭД (компьютеры, принтеры, сканеры и т. д.). Величина, в большинстве случаев практически пропорциональная количеству рабочих мест.

ЗАО «Сыркомбинат Тихорецкий» имеет всю необходимую технику для внедрения СЭД, поэтому дополнительных затрат не будет, что очень важно при внедрении.

Стоимость работ по внедрению системы. Эта величина не пропорциональна размеру организации, но, естественно, находится в определенной зависимости от него. Стоимость внедрения в существенной степени зависит от того, как будет организовано внедрение, чьими силами оно будет проводиться, во сколько этапов.

На предприятии есть собственный штат сотрудников, способных организовать внедрение системы, и ей нужно только привлечь консультанта для решения наиболее сложных проблем. Типовой объем работ по внедрению информационных систем такого класса обычно составляет порядка 5 человек. Из них примерно 2 человекаработа консультанта, которая стоит дороже, еще два с учетом достаточно большого количества сотрудников в организации. Средняя стоимость собственного персонала типичного ведомства — примерно 15 000 руб. в месяц. Стоимость консультанта в зависимости от условий предоставления услуг — от 50 000 до 150 000 руб. в месяц. Для определенности предположим, что она равна 100 000 руб. Итого получаем оценку стоимости работ по внедрению:

Х= a * b + c * d, (1).

где Х — это стоимости работ по внедрению;

a — это численность штатного персонала;

b — зарплата в месяц штатному персоналу;

c — численность наемного персонала;

d — заплата наемного персонала.

5*15 000 + 2*100 000 = 275 000 руб.

Таким образом, суммарные расходы по внедрению такой системы при разумной организации процесса могут составить:

X = a + b + c, (2).

где Х — суммарные расходы по внедрению;

a — это стоимость внедрения;

b — расход на персонал;

c — стоимость сопровождения.

218 849,6 +275 000+ 200 000=693 849,6 руб. Стоимость сопровождения составит еще порядка 200 000 руб. Стоит отметить, что для такой большой организации данная цифра достаточно мала.

Оценка эффекта. Начнем с оценки прямой экономии средств. Пусть она включает только стоимость бумаги, сэкономленной при внедрении такой системы, и стоимость сэкономленного рабочего времени сотрудников. Это постоянные расходы, поэтому посчитаем расходы в месяц, чтобы затем оценить сроки окупаемости.

Максимальную стоимость расходуемой в месяц бумаги можно подсчитать, исходя из возможностей одного сотрудника прочитать и усвоить количество страниц документов в месяц. На основе эксперимента можно выяснить, что в течение рабочего дня один средний сотрудник в состоянии прочесть не более 100 машинописных листов. С другой стороны, минимальный объем страниц, которые читает сотрудник в течение рабочего дня, не может быть меньше 4−5 страниц, иначе этот сотрудник не работает с документами, а значит, не представляет интереса с точки зрения внедрения СЭД. Разброс получается большой, но для грубой схемы предположим, что на одного сотрудника средней организации приходится 30 страниц в день.

Если Р — стоимость одного листа бумаги с нанесенной информацией (ксерокс, печать), то месячные расходы на бумагу составят:

X = a * b * c, (3).

где Х — месячные расходы на бумагу;

a — количество рабочих дней в месяц;

b — расход листов в день;

c — стоимость одного листа (примерно 0,5).

21*30* c. Предположим, что один напечатанный в организации лист стоит примерно 0,5 руб. Тогда:

Расходы на бумагу = 21*30*0,5*38 = 11 970 руб. в месяц.

Стоимость сбереженного рабочего времени оценить сложнее. В первую очередь она складывается из следующих факторов:

Экономия усилий за счет повторного использования существующих документов.

Экономия времени на поиск нужных документов за счет систематизации в хранении документов и эффективных средств поиска информации.

Ускорение всех бизнес-процессов за счет их автоматизации, формализации и контроля исполнительской дисциплины.

Попытаемся перевести эти факторы в конкретные оценки.

Так как любая организация постоянно занимается решением достаточно похожих друг на друга задач, то очевидно, что возможность повторного использования существующих документов весьма реальна. Если для одних типов документов (договоры, письма, приглашения) такое повторное использование — устоявшаяся практика в большинстве мест, то для документов типа коммерческих предложений, аналитических обзоров, предварительных проектов или даже просто переписки, к сожалению, процент повторного использования в большинстве случаев равен нулю.

Исходя из того, что практически для любого документа в достаточно давно существующей организации найдется прототип. Чаще всего от прототипа можно будет «взять» от 20 до 30% (не от объема текста, а по трудозатратам на создание), остальное — специфика отдельного случая, которая требует продумывания и принятия решений. Поэтому будем исходить из коэффициента повторного использования в 25%. Если предположить, что каждый сотрудник тратит на создание новых документов примерно 30% своего рабочего времени (этот параметр нигде не измерялся, но, по моему мнению, является достаточно близким к истине), то общая экономия времени сотрудников составит примерно 7,5% (0,25*0,30)от их полного рабочего времени.

Экономия времени на поиск документа. В рекламных целях называют цифры, доходящие до 30% рабочего времени сотрудника. В реальности, конечно же, эта цифра меньше, и скорее всего находится в диапазоне 5−10%. Для определенности возьмем 5,5%. Таким образом, общая экономия рабочего времени по этим двум факторам составит примерно 13% (7,5%+5,5%).

Ускорение бизнес-процессов — наиболее очевидная выгода от внедрения СЭД. При бумажном документообороте почта сотрудникам обычно разносится канцелярией два раза в день. Таким образом, в зависимости от списка согласования документ может проходить инстанции от трех дней до месяца и более. Любая задержка исполнения только увеличивает этот срок. Контроль задержки исполнения по отдельным документам невозможен, а комплексный контроль исполнительской дисциплины отдельного сотрудника осложняется непрозрачностью его деятельности. При внедрении СЭД документы передаются в следующую инстанцию сразу же после исполнения. При любых задержках кем-либо из исполнителей можно видеть как сроки задержки, так и загрузку исполнителя другими работами, и соответственно можно принять меры. С учетом этого документ, который обычно исполняется не менее трех дней, может быть исполнен в один-два дня, а время исполнения документов, которые проходят через многостадийное утверждение и согласование, может быть сокращено в несколько раз. Другими словами, это еще 10−30% экономии рабочего времени.

Таким образом, наиболее пессимистичная оценка экономии трудозатрат составила величину около 20%.

В приведенном выше подсчете можно легко выявить недостатки. Во-первых, стоимость внедрения СЭД может оказаться выше в несколько раз — в зависимости от того, какая форма внедрения будет выбрана, и насколько требования организации отличаются от возможностей, уже заложенных в систему. Во-вторых, эффективность от внедрения может быть не столь очевидной, хотя, 20% экономии усилий — вполне достижимая величина для организации, постоянно работающей с документами[33].

Проблемы внедрения СЭД. Одной из типичных ошибок, совершаемых при переходе к электронному документообороту, является их недостаточная проработка, что в свою очередь приводит к неэффективной работе системы. Очень часто руководство компании считает вопросы организации документооборота несущественными, не заслуживающими особого внимания, но в конечном итоге именно эти «мелочи» становятся решающими в деле повышения эффективности бизнес-процессов компании. Недостаточная заинтересованность руководства в проекте может привести к тому, что внедрение может затянуться на очень длительное время.

Другим распространенным препятствием является способ построения систем электронного документооборота. По мнению экспертов, самостоятельная разработка СЭД корпоративного масштаба силами ИТ — подразделения заранее обрекает организацию на длительный процесс доработок и ставит, кроме того, весь проект в зависимость от разработчиков системы.

Еще несколько трудностей возможны на следующих этапах внедрения систем электронного документооборота. Среди них недостаточная проработанность внутрикорпоративных документов, регламентирующих процессы документооборота в организации и слабое внимание со стороны руководства к вопросам обучения конечных пользователей.

Эффект от внедрения автоматизированной системы электронного документооборота складывается из двух основных частей:

К первой группе эффектов относятся:

• 1) экономия средств (благодаря использованию более дешевой технологии обработки документов в электронной форме): на расходные материалы (бумагу), на оборудование (копировально-множительную технику и др.), на доставку информации в бумажном виде; на хранение бумажных документов (в т.ч. физическое освобождение места);
• 2) экономия рабочего времени сотрудников:
  • — на ручную обработку данных и выполнение обслуживающих функций (передача, копирование и пр.);
  • — на прохождение документов;
  • — на поиск нужных документов; на повторное использование документов.

Ко второй группе эффектов (неисчисляемых) относятся:

• 1) ускорение прохождения документов и предоставления услуг связано со своевременностью и оперативностью принятия решений в случаях, когда ситуация зависит от информации, содержащейся в документе. Значительно ускоряются процессы коллективной работы с документами (согласования и утверждения и т. п.);
• 2) оптимизация бизнес-процессов, связанных с документооборотом, повышение их прозрачности и улучшение контроля за всеми информационными потоками и процессами в организации. Современные технологии позволяют централизованно отслеживать ход всего процесса работы с документами, осуществлять контроль исполнительской дисциплины, систематизировать и анализировать результаты контроля и тем самым выявлять проблемы и принимать меры для совершенствования системы управления;
• 3) повышение качества работы с информацией, возможность выполнения новых типов или способов выполнения работ. С внедрением системы электронного документооборота пользователям становится доступной более широкая область применения информации документов, возрастает востребованность данных, влияющих на принятие решений, что, в свою очередь, приводит к улучшению работы организации;
• 4) формирование единого информационного пространства в масштабах распределенных организаций. Современная система документооборота должна решить проблему географической удаленности людей (например, сотрудников филиалов или дочерних организаций) и обеспечивать возможность их совместной работы в рамках единой инфраструктуры;
• 5) развитие корпоративной культуры, стимулируемое применением современных технологий для коллективной работы сотрудников и предоставляемых ими информационных и коммуникационных возможностей.

Изучение понятия «системы электронного управления документами» поможет разграничить, в зависимости от характеристики и способов решения делопроизводственных задач, «системы электронного документирования», «системы электронного документооборота», «корпоративные системы электронного управления документами».

Проведенный в работе анализ автоматизированных систем, позволил сформулировать основные критерии для выбора наиболее эффективной автоматизированной системы, которая бы решала большинство делопроизводственных задач. К таким критериям можно отнести: критерии функциональности системы, возможности персональных настроек, универсальность технических характеристик, удобство внедрения, критерий ценовой политики системы, критерий безопасности и удобства эксплуатации.

Рассчитана эффективность внедрения СЭД на смоделированном предприятии. Таким образом, сроки окупаемости системы, даже при пессимистических прогнозах, не будут превышать двух лет.

Внедрение СЭД на предприятие поможет решить проблемы делопроизводства ранее выявленные в п. 2.4. 34].