Рекомендации. 
Процессы организации и управления закупками в торгово-посреднической деятельности

На начальной стадии заключения договора необходимо, чтобы поставщик получал разработанный в магазине «Домострой» документ, из которого он узнает предварительную информацию об условиях работы с магазином. В ходе переговоров и при заключении договоров с поставщиками необходимо применение таких современных средств закупочной логистики, как:

• 1) обмен информацией (прайс-листы, перспективная информация, маркетинговые предложения) в едином электронном формате;
• 2) поставка товара с предварительной электронной накладной, составленной по согласованной форме;
• 3) поставка непосредственно в торговый зал, минуя склад, при осуществлении поставщиком предпродажной подготовки: распаковке пачек, проставлении розничной цены, наклейке защитных этикеток на продукцию;
• 4) компьютерное определение закупаемых партий на основе учета фактической реализации.

Большое внимание должно уделяться стандартам информационного общения с поставщиками. Соблюдение стандартов не только сократит издержки магазина «Домострой» на прием товаров, но и ускорит этот процесс. Кроме того, работа с поставщиками предполагает необходимость ведения точного и всеобъемлющего учета, позволяющего оценивать результаты их деятельности (например, товарные запасы, оборачиваемость продукции, ассортиментное предложение). Это важно не только для «Домостроя», но и для поставщиков, получающих информацию об эффективности их работы (например, рейтинг продаж; статистика продаж по тематическим разделам; форма регистрации поступления товара; форма учета покупок, справка по товарным остаткам и т. д.). Необходимо ввести электронную систему учета продаж, которая обеспечит поставщиков информацией о ходе реализации и об оплате их товаров.

После заключения договоров работники службы закупок должны систематически контролировать их выполнение поставщиками. Установленные в договорах и в последующих соглашениях контрольные показатели должны сравниваться с фактическими. Должны контролироваться такие показатели, как соблюдение графика поставок, выполнение требований к качеству товаров, сопроводительной информации и др., составляться сравнительные аналитические таблицы и рейтинги, показывающие, кто из поставщиков работает лучше, а кто не выполняет принятых на себя обязательств. Эти данные будут использоваться затем при заключении договоров на новый срок или на новые закупки для того, чтобы договориться с поставщиками о более выгодных условиях и повышении качества их услуг.

В случае невыполнения поставщиком договорных обязательств договор должен быть незамедлительно расторгнут. Обоснованное повышение требований к работе поставщиков отвечает необходимости постоянного улучшения обслуживания конечных покупателей. Только в этом случае совместный труд поставщика и строительного магазина принесет положительный результат.

В договоре поставки необходимо предусматривать такой пункт, как возврат непроданной продукции. Понятно, что возврат непроданных товаров — вынужденная мера, требующая дополнительных затрат как от поставщика, так и от строительного магазина. Задача поставщика и покупателя — определить взаимоприемлемые сроки возвратов и организовать возвратные потоки с минимальными затратами.

Отдел закупок должен постоянно вести работу по сбору данных о потенциальных поставщиках, с тем, чтобы иметь возможность в любой момент найти замену поставщику, от работы с которым по каким-то причинам пришлось отказаться. Кроме того, имея данные по альтернативным поставщикам, нужно постоянно сравнивать предлагаемые ими условия с тем уровнем сервиса, который предлагает действующий поставщик. Если сравнение окажется не в пользу последнего, то следует повысить требования к своему партнеру или отказаться от его услуг. Безусловно, надо стремиться к долгосрочным и взаимовыгодным отношениям с поставщиками. Для этого партнерам по бизнесу необходимо понимать потребности не только друг друга, но и потребителей. Если отношения складываются хорошо, то обе стороны получают выгоду, но лишь в том случае, если основой взаимоотношений станет стремление к постоянному повышению качества обслуживания покупателей стройматериалов. В рамках таких взаимоотношений поставщик и закупщик помогают друг другу улучшать свою продукцию и услуги, являются друг для друга источниками идей в области новых технологий, услуг.

Комплекс мер по развитию поставщика может быть разнообразным — от финансовой поддержки нововведений до простого взаимного согласования электронной передачи данных. Особое значение имеет информационный обмен. Информация является ключевым инструментом совершенствования процессов закупочной работы. Необходимо добиваться того, чтобы между поставщиком, строительным магазином, а также покупателями была информационная связь, обеспечивающая эффективный обмен данными. Это повысило бы скорость доставки товаров к покупателям и точность учета их требований.