Положение об отделе продаж

Общие положения

Отдел продаж является самостоятельным структурным подразделением организации.

Отдел продаж создается, реорганизуется и ликвидируется приказом руководителя организации. Реорганизация и ликвидация отдела продаж осуществляется с соблюдением трудового законодательства, коллективного договора и с уведомлением профсоюзного комитета.

Отдел продаж подчиняется непосредственно руководителю организации согласно утвержденной структурной схеме управления организацией.

Отдел продаж возглавляется начальником отдела продаж, который назначается на должность и освобождается от занимаемой должности приказом руководителя организации.

Начальник отдела продаж осуществляет непосредственное руководство деятельностью отдела продаж и контролирует работу всех сотрудников отдела и подчиненных структурных подразделений отдела.

На должность начальника отдела продаж назначается лицо, имеющее высшее экономическое образование по специальностям «Коммерческая деятельность», «Маркетинг», «Логистика» или «Экономика и управление на предприятии» и стаж работы в области маркетинга, в том числе на руководящих должностях, не менее 5 лет.

Начальник отдела продаж имеет в подчинении заместителя.

Обязанности заместителя определяются начальником отдела продаж согласно должностной инструкции и настоящему Положению.

Заместитель начальника отдела продаж и руководители структурных подразделений (секторов, бюро) в составе отдела продаж назначаются на должность и освобождаются от занимаемой должности приказом руководителя организации по представлению начальника отдела продаж.

Отдел продаж в своей деятельности руководствуется:

нормативными правовыми актами Республики Беларусь, регулирующими соответствующую сферу деятельности;

указами и декретами Президента Республики Беларусь;

нормативно-методическими документами, другими материалами, касающимися коммерческой деятельности, оптовой и розничной торговли;

уставом организации;

приказами и распоряжениями вышестоящей организации;

приказами и распоряжениями руководителя организации;

коллективным договором;

правилами внутреннего трудового распорядка;

политикой организации в области качества и нормативной документацией системы качества;

настоящим Положением.

Основными показателями оценки деятельности отдела продаж являются:

размеры годовой, квартальной и месячной выручки;

рентабельность продаж и товарной продукции;

экономическая эффективность коммерческой деятельности организации.

Основные задачи

Основными задачами отдела продаж являются:

разработка и реализация долгосрочной, среднесрочной, краткосрочной стратегии продаж;

ориентация закупок, производства и продаж на выполнение настоящих и будущих запросов потребителей, их требований к предоставляемым предприятием товарам и услугам;

организация и менеджмент товаропроводящей и товаросопровождающей сетей, обеспечение управления взаимодействием с потребителями товаров и услуг;

своевременная подготовка и заключение договоров на оптовую поставку готовой продукции, розничную продажу товаров и оказание услуг;

обеспечение выполнения планов поставки продукции, продажи товаров, оказания услуг в сроки по номенклатуре в соответствии с заключенными договорами, контроль за соблюдением режима поставки;

содействие обеспечению стимулирования покупок (на уровне конечных потребителей) и продаж (на уровне сбытового и торгового персонала);

содействие реализации рекламно-информационной стратегии предприятия, проведение мероприятий в местах продаж по позиционированию товаров и услуг на рынке и дифференциации их от конкурентных аналогов;

содействие реализации ценовой политики предприятия;

обеспечение учета приемки и отчетности по отгрузке продукции, контроль за поставкой продукции структурным единицам и соблюдением нормативов остатка готовой продукции;

составление оперативной и статистической отчетности о выполнении планов по заказам, договорных обязательств и своевременное представление ее руководству предприятия.

Организационная структура

Структура и штат отдела продаж разрабатываются начальником отдела продаж, изменяются и утверждаются приказом руководителя организации по представлению начальника отдела продаж и по согласованию с отделом кадров, отделом бухгалтерского учета, отделом труда и заработной платы по направлениям деятельности указанных структурных подразделений исходя из условий и особенностей закупок, производства, сбыта и других работ, возложенных на отдел.

В состав отдела продаж входят следующие структурные подразделения, осуществляющие работу по основным направлениям деятельности отдела продаж:

• — сектор оптовой торговли;
• — сектор розничных продаж;
• — бюро работы с корпоративными клиентами.

Функции

В соответствии с основными задачами на отдел продаж возлагаются следующие функции:

обеспечение успешной коммерческой деятельности предприятия по продажам продукции и оказанию услуг;

участие в маркетинговых исследованиях предприятия, привлечение сбытовиков и торгового персонала к изучению платежеспособного спроса на рынке, мониторинг и диагностика потенциальных рынков сбыта товаров и услуг, включая финансовое состояние и платежеспособность потенциальных покупателей, емкость, абсолютный и текущий потенциалы, соотношение спроса и предложения на конкретные виды товаров и услуг;

подготовка и заключение договоров с покупателями на оптовую поставку выпускаемой продукции, розничные продажи товаров, оказание услуг; подготовка предложений и рекомендаций по плану производства продукции по объемам и номенклатуре или по ассортименту товаров и услуг исходя из результатов маркетинговых исследований;

участие совместно с соответствующими службами предприятия в формировании годовых, квартальных, месячных планов производства (закупок) и суточных планов-графиков сдачи готовой продукции для соблюдения режима поставок, продаж, выполнения работ;

увязка планов запуска в производство и поставки продукции, закупок товаров, оказания услуг с другими подразделениями предприятия;

предъявление претензий другим подразделениям предприятия за невыполнение внутрифирменных обязательств по изготовлению и сдаче продукции;

составление заявок на необходимые материалы для осуществления функций продаж;

подготовка оперативных заявок на ускорение изготовления отдельных видов продукции и закупок отдельных видов товаров;

обеспечение своевременного получения нарядов-заказов, спецификаций на поставку продукции;

обеспечение соблюдения нормативов остатков готовой продукции, организации правильного хранения, рассортировки, комплектации, консервации, упаковки и отправки товаров потребителям;

планирование и организация отгрузки готовой продукции, подготовка поквартальных данных об общем количестве поставленной продукции, товаров, услуг в соответствии с режимом оптовых поставок и розничных продаж;

осуществление учета и контроля за выполнением планов оптовых поставок и розничных продаж по номенклатуре в соответствии с заключенными договорами, подготовка суточных данных об отгрузке продукции;

составление перечня товаров и услуг, по которым имеются отклонения от установленного графика, и доведение его до руководства предприятия; выявление товаров и услуг, не имеющих достаточного сбыта, и установление причин отторжения их потребителями;

ежемесячный, ежеквартальный анализ выполнения плана оптовых поставок и розничных продаж, принятие мер по восполнению подразделениями предприятия задолженности по продукции и услугам;

регулирование взаимоотношений с потребителями, ведение переписки и прием представителей по вопросам поставки товаров и оказанию услуг, расчетов с ними, подготовка материалов для заявления претензий и исков к другим предприятиям и организациям, физическим лицам по вопросам продаж;

сбор первичных сведений об отказах, неисправностях и недостатках в эксплуатации товаров, участие в рассмотрении и удовлетворении обоснованных рекламаций и претензий по поводу качества выпускаемой продукции, поставки товаров, оказания услуг;

оценка структуры, длины и ширины товаропроводящей сети предприятия;

оценка состава и организации работ в товаросопровождающей сети, обслуживающей рынок товаров;

организация оптовой торговли выпускаемой предприятием продукции, выбор и контроль посреднических структур, распространяющих товары и услуги;

формирование наиболее оптимальных по длине, ширине, длительности, стоимости и технической оснащенности каналов сбыта товаров и услуг;

определение географического (регионального) размещения потенциальных потребителей и оценка целесообразности поставок через собственную товаропроводящую сеть;

участие в совершенствовании форм доставки продукции потребителям, проведение логистического анализа транспортной системы предприятия, надзор за условиями транспортировки, складирования и хранения товаров;

составление заявок на подачу железнодорожного состава, контейнеров, автотранспорта, других средств, обеспечивающих доставку продукции потребителям (в места продаж) за месяц, квартал, год;

оценка возможности и организация использования существующих дистрибьюторских сетей, обслуживающих конкурирующие и неконкурирующие марки;

оценка целесообразности и организация работы с оптово-розничной торговлей на условиях комиссии;

создание собственной сети фирменных магазинов, представительств или эксклюзивных посредников (дилеров, агентов, поверенных); организация выставок и витринных экспозиций в торговых точках;

методическое руководство дилерской (агентской) сетью, обучение дилеров и обеспечение их необходимой технической документацией, нормативными и рекламно-информационными материалами; контроль за соблюдением фирменного стиля в торговых точках, в дилерских центрах, на сувенирной продукции и фирменным оформлением рекламных материалов, контроль за соблюдением инструкций по эксплуатации и ремонту, гарантийных обязательств, простых и двойных складских свидетельств, инструментов изучения спроса;

оценка уровня организации ремонта и технического обслуживания в товаросопровождающей сети и его влияния на сбыт продукции; организация учета потока обратной связи с потребителями, включая изучение мнения потребителей и их предложений по улучшению товаров, анализ рекламаций и их влияния на имидж товарного знака и знака обслуживания, разработку предложений по повышению технического уровня и качества продукции;

анализ и совершенствование форм доставки потребителям дополняющих товаров, обязательных принадлежностей, запасных частей к товарам, предоставления сопутствующих услуг;

разработка предложений по технически и экономически обоснованному выпуску запасных частей, участие в разработке и согласовании номенклатуры запасных частей, изготавливаемых предприятием;

подготовка еженедельных рапортов об отгрузке продукции и запасных частей на экспорт;

разработка предложений по совершенствованию гарантийного обслуживания и гарантийного ремонта совместно с другими подразделениями, а также мероприятий по повышению качества и надежности предлагаемых товаров;

подготовка и заключение договоров с покупателями с учетом нормативных правовых актов на поставку отраслевой продукции;

сравнительный анализ издержек обращения, выявление и ликвидация экономически необоснованных расходов, проведение мероприятий по ликвидации необоснованных расходов по сбыту продукции;

оценка возможностей внедрения в сети индивидуальных предпринимателей-ремесленников, посредников с доработкой-переработкой, посредников с добавленной стоимостью;

оценка согласованности сбытовых и рекламно-информационных стратегий предприятия; оценка коммуникационной и экономической эффективности рекламы, ее влияния на информированность потребителей и показатели продаж;

участие в организации региональных, национальных и международных выставок, ярмарок, гипермаркетов; организация показа товаров в действии, демонстрация диапазона возможностей и преимуществ использования продукции в работе в ходе проведения выставок-ярмарок, в местах продаж, на деловых встречах и курсах подготовки торгового персонала;

оценка экономической эффективности функционирования товаропроводящей и товаросопровождающей сетей;

реализация программы скидок (дисконтных, функциональных, несезонных), оценка краткосрочных финансовых потерь и перспективных финансовых или маркетинговых выгод от ее реализации;

реализация различных вариантов условий и форм оплаты товаров и услуг, систем отсрочки и рассрочки платежей, коммерческих и потребительских кредитов;

оценка возможностей ценовой дискриминации (дифференциации) потенциальных покупателей товаров и заказчиков услуг или различных модификаций товаров и услуг и компенсаций снижения цены по основному товару повышением цен на дополняющие товары, обязательные принадлежности, запасные части, побочные продукты производства, сопутствующие услуги;

планирование надбавок за предоставление покупателям товаров и заказчикам услуг пространственных, временных, дои послеподажных удобств;

реализация программ привязки снижения (повышения) цен к особым датам, праздникам, торжествам;

оценка воздействия психологических (неокругленных) цен;

обеспечение ценового позиционирования товаров и услуг в фирменном магазине или дилерском центре;

подготовка для дилерских (агентских) сетей программ спонтанных скидок (непосредственно в момент торгов);

оценка возможности предоставления скидок на величину остаточной стоимости бывшего в употреблении товара, возвращаемого покупателем;

оценка возможности принятия на себя и усреднения между покупателями расходов на доставку продукции;

оценка целесообразности зонирования цен или привязки цен к базисным пунктам с учетом географического (регионального) размещения потенциальных потребителей;

разработка рекомендаций по корректировке цен товаров и услуг, предоставляемых предприятием, с учетом изменения цен на товары-заменители;

оценка целесообразности снижения цены до уровня себестоимости для максимального охвата рынка и вытеснения с него конкурентов;

оценка возможности завышения цены на инновационную модификацию товара или услуги с целью компенсации финансовых потерь от товаров и услуг, находящихся на стадии затухания спроса;

организация и руководство работой сервисных центров по гарантийному обслуживанию продукции;

организация в сервисных центрах гарантийного и послегарантийного обслуживания и ремонта продукции, оснащение их необходимыми материалами, запасными частями и оборудованием.

Взаимодействие с другими структурными подразделениями организации

Отдел продаж взаимодействует со следующими структурными подразделениями организации:

Отделом маркетинга Отдел продаж получает:

• — сведения о состоянии и прогнозы развития спроса на продукцию на внутреннем и внешнем рынках;
• — рекомендации по созданию собственной дилерской или агентской сети;
• — рекомендации по внедрению в существующие дистрибьюторские сети;
• — предложения по привлечению для распространения товаров и услуг комиссионеров и индивидуальных предпринимателей;
• — предложения по организации франчайзинга товаров и услуг по комплексным предпринимательским лицензиям в регионах;
• — предложения по мерчендайзингу (дизайну и оформлению фирменных магазинов, торговых точек и сервисных центров, расположению товаров в торговом пространстве);
• — предложения по организации мобильной торговли и приближению товаров и услуг к покупателю;
• — инструкции по ведению переговоров для торгового персонала, менеджеров по телефонным и персональным продажам;
• — копии графиков рекламных компаний и прямых почтовых рассылок рекламной продукции;
• — рекламные материалы по товарам и услугам, поставляемым предприятием;
• — объекты стендовой рекламы для распространения в товаропроводящей и товаросопровождающей сетях;
• — сведения о проведении выставок, ярмарок, салонов, аукционов, конкурсов, соревнований, тендеров, показательных испытаний;
• — разрешения на корректировку цены и изменения форм оплаты товаров и услуг, согласованные с экономическими подразделениями предприятия.

Отдел продаж предоставляет:

• — предложения по совершенствованию товаров и услуг, выявленные в ходе опросов, проводимых в товаропроводящей и товаросопровождающей сетях;
• — предложения по ликвидации необоснованных расходов по сбыту продукции;
• — перечни удобств для потребителей, созданных в товаросопровождающей сети на внешнем и внутреннем рынках;
• — схемы товаропроводящей сети и предложения по ее совершенствованию;
• — сведения о заключенных договорах на поставку продукции;
• — информацию об отказах от продукции;
• — поквартальные данные о количестве поставляемой продукции по номенклатуре, предусмотренной заключенными договорами;
• — рекомендации по содержанию рекламных сообщений;
• — запросы о корректировке цен и предложения по изменению форм оплаты товаров и услуг.

Отделом главного конструктора (главного инженера) Отдел продаж получает:

• — технические условия на продукцию, подлежащую поставке;
• — деталировки для оценки соблюдения принципа модульности конструкции изделия;
• — инструкции по эксплуатации, обслуживанию и агрегатированию производимой техники;
• — карты испытаний;
• — отчеты по надежности техники и нормальной эксплуатации;
• — руководящий материал по сбору и переработке информации о надежности и долговечности техники;
• — сведения о снятии с производства изделий устаревшей конструкции;
• — сведения о разработке новой продукции (закупках новой техники, расширении ассортимента услуг);
• — технические характеристики, описания преимуществ, результаты испытаний и другие данные по вновь разрабатываемым изделиям, необходимые для их рекламно-информационного продвижения на рынок;
• — чертежи (эскизы) тары или упаковки на отгрузку готовой продукции;
• — комплект нормативно-технической документации, необходимой для предпродажного, гарантийного и послегарантийного обслуживания.

Отдел продаж предоставляет:

• — информацию и отчеты по уровню надежности изделий о выявленных дефектах и отказах;
• — анализ и предложения по рекламациям и отказам техники в условиях нормальной эксплуатации;
• — технические предложения по совершенствованию или изменению конструкции выпускаемой техники, использованию новых и улучшенных материалов;
• — предложения и рекомендации по созданию и производству новых образцов техники;
• — предложения по расширению возможного диапазона применения товаров и услуг на основе анализа требований и пожеланий покупателей (заказчиков);
• — предложения по созданию модификаций продукции применительно к определенным сегментам рынка;
• — рекомендации по совершенствованию отделки, окраски, по изменению стиля, дизайна, обеспечивающих улучшение эстетического вида товаров;
• — рекомендации по совершенствованию упаковки и консервации, обеспечивающих улучшение сохранности товаров в процессе транспортировки и хранения;
• — предложения по улучшению ремонтопригодности выпускаемой техники, обеспечению адекватного уровня унификации и нормализации конструкции, повышению надежности отдельных агрегатов, узлов и деталей;
• — статистику расхода запчастей на гарантийное обслуживание;
• — информацию о качестве продукции;
• — предложения по разработке и корректировке эксплуатационной и ремонтной документации;
• — согласованные технические задания на вновь разрабатываемые изделия;
• — предложения по совершенствованию технических условий на новую продукцию;
• — рекомендации по снятию с производства устаревших или не имеющих сбыта изделий.

Отделом главного технолога (технического директора) Отдел продаж получает:

• — комплекты технологической документации на консервацию, упаковку, погрузочно-разгрузочные и транспортно-складские работы (операционные, маршрутные и инструкционно-технологические карты);
• — инструкции по сборке, монтажу, настройке продукции в местах эксплуатации потребителем;
• — инструкции по технике безопасности погрузки и разгрузки;
• — инструкции и описания технологии восстановления отдельных деталей и узлов.

Отдел продаж предоставляет:

• — предложения по улучшению процессов окраски, отделки, консервации, упаковки, складирования и хранения;
• — информацию о рекламациях и дефектах выпускаемой техники в условиях нормальной эксплуатации;
• — задания по разработке технологии восстановления отдельных узлов и деталей;
• — предложения по улучшению качества изготовления, сборки и обкатки техники.

Отделом (бюро) технической подготовки производства Отдел продаж получает:

• — план подготовки производства новых изделий;
• — перечень критериев приемки продукции.

Отдел продаж предоставляет:

• — предложения по совершенствованию подготовки производства новых изделий с целью повышения удовлетворенности потребителей;
• — информацию по обеспечению соответствия конструкции изделия стандартам качества, законодательным и обязательным требованиям, относящимся к продукции.

Научно-исследовательским отделом (бюро) Отдел продаж получает:

• — информацию о результатах мониторинга, контроля и испытаний по конкретным изделиям и их конкурентным аналогам;
• — заключения о результатах исследования рекламационных узлов и деталей.

Отдел продаж предоставляет:

• — результаты анкетирования и опросов, проводившихся торговым персоналом;
• — рекламационные узлы и детали на исследования предложений по отработке применения новых материалов и методов обработки, покрытия поверхности, окраски, консервации, изготовления и термообработки деталей, сборки узлов и изделий.

Отделом (бюро) технической информации Отдел продаж получает:

• — фактографическую информацию (фотографии, диаграммы, расчеты) для технических отчетов и рекламных мероприятий;
• — переводы научно-технических публикаций по профилю коммерческой деятельности предприятия для торгового персонала.

Отдел продаж предоставляет:

• — заказы на изготовление фактографической информации для технических отчетов и рекламных мероприятий;
• — заявки на поиск технической информации;
• — результаты сравнительного анализа данных по конструкции изделия, технологии его производства, технико-экономических показателей предприятия и его конкурентов;
• — печатную рекламную продукцию, рекламные аудиои видеоролики на техническую экспертизу.

Отделом (бюро) стандартизации и нормализации Отдел продаж получает:

• — план работы по стандартизации, сертификации и унификации;
• — нормативно-техническую документацию по стандартизации и сертификации, в том числе на тару, упаковку и покрытие поверхности корпусных деталей;
• — проекты приказов и распоряжений по внедрению стандартов;
• — информацию о введении новых и изменении действующих стандартов;
• — проекты стандартов на отзыв;
• — копии заключений о соответствии изделия, каналов сбыта и рекламоносителей требованиям международных стандартов.

Отдел продаж предоставляет:

• — заявки на нормативно-техническую документацию по стандартизации, сертификации и унификации;
• — отзывы на проекты стандартов и нормативно-технической документации, информацию по их верификации (подтверждению) и валидации (утверждению);
• — оперативные планы мероприятий по повышению уровня стандартизации и унификации.

Отделом (службой) материально-технического снабжения Отдел продаж получает:

• — графики закупок и доставки товаров и поставок сырья, материалов, полуфабрикатов и комплектующих изделий на предприятие;
• — лимитно-заборные карты на получение сырья, материалов, полуфабрикатов и комплектующих изделий;

выделение ключевых показателей рисков;

определение граничных значений;

обеспечение мониторинга и контроля показателей;

разработка регламентов и шаблонов документов;

закрепление ответственности;

корректировка системы материального поощрения;

формирование резервов.

Обеспечение накопления, передачи и использования опыта.

Обучение.

Обновление информации.

Бенчмаркинг и постоянное улучшение.

Где подсмотреть?

Наиболее «продвинутыми» до недавнего времени были методологии риск-менеджмента прикладного характера: для страхового бизнеса, инвестиций в ценные бумаги и банковского дела. В 80х годах XX века получила свое развитие методология управления проектными рисками. Начальную информацию об этом можно почерпнуть в PMBoK®, но есть и обособленные стандарты по управлению проектными рисками. Это, например, Practice Standard for Project Risk Management (Практический стандарт управления проектными рисками) от PMI. Управлению проектными рисками посвящены соответствующие разделы в проектных методологиях (например, в Microsoft Solutions Framework®, в британской PRINCE2® и японской Р2М®).

Однако в последние годы дисциплина рискменеджмента развивается на основе понимания взаимосвязи процессов управления стратегическими, проектными и операционными рисками. Речь идет о построении комплексных систем управления рисками компании (ERM). Примером такого подхода является английская методология M_o_R®. Материалы по данной методологии, к сожалению, пока доступны только на английском языке. Тем не менее данный подход рассматривает управление рисками как комплекс мер в рамках всей организации и дает рекомендации по построению системы риск-менеджмента.

Главное — сообща и системно

Изменения в оргструктуре, регламентах, культуре и образе мышления должны затронуть всех в компании: владельцев, руководителей и сотрудников. В зависимости от масштаба деятельности предприятия внедрение системы риск-менеджмента может занять примерно от полугода до года. IT-решения занимают в системе риск-менеджмента не последнюю роль, но они не заменят собой архитектуру системы и логику распределения ответственности за риски. Так что не стоит хвататься за «автоматизацию» до того, как будет заложена основа системы ERM в структуре, процессах и распределении ответственности.

При постановке системы риск-менеджмента важно обеспечить ее быструю «окупаемость». Результаты осознанного управления рисками должны быть «разрекламированы» в компании. Можно «опереться» на пример неудачного проекта из прежней практики предприятия и показать, как управление рисками могло помочь сохранить деньги (только не нужно искать виновных!).

Конечно, начинать внедрение не имеет смысла, если все лица, принимающие в компании ответственные решения, не разделяют стремление управлять рисками бизнеса на новом уровне. При поддержке владельцев и руководства бизнеса и при обеспечении системного подхода к управлению рисками можно не сомневаться, что ваши усилия не только оправдаются, но и дадут результаты, которые превзойдут ожидания.