Организационная структура управления предприятия ООО «Парус»

Под организационной структурой управления понимается упорядоченная совокупность служб, линейных руководителей, функциональных отделов, ответственных исполнителей или отдельных должностей в их соподчинении по административным, функциональ-ным и методическим связям.

Организационная структура ООО «Парус» принадлежит к самому распространенному типу — линейно-функциональному. Вся полнота власти принадлежит линейному руководителю — генеральному директору. Ему при разработке конкретных вопросов и подготовке соответствующих решений, программ, планов помогают функциональные подразделения (логистический отдел, бухгалтерия, руководители направлений). Функциональные структуры находятся в подчинении генерального директора. Свои решения они проводят в жизнь либо через руководителя, либо (в пределах своих полномочий) непосредственно через соответствующих руководителей служб-исполнителей. Сильными сторонами организационной структуры ООО «Парус» является высокая компетентность специалистов, отвечающих за осуществление конкретных функций; стандартизация и плановый подход к управлению; уменьшение потребности в специалистах широкого профиля. В свою очередь недостатками данной системы управления является возникающая децентрализация и противоположность принимаемых решений руководителями различных направлений. Проблем в поддержании коммуникаций между подразделениями и длительности процедур принятия решения нет.

— существующие структурные подразделения.

— отсутствующие структурные подразделения Рисунок 2 — Организационная структура управления ООО «Парус».

На данном предприятии действует 5 отдельных структурных подразделений, отвечающих за финансовую и бухгалтерскую отчетность, продажи, закуп товара, выездное обслуживание и работу с учреждениями социальной направленности. Каждый из отделов имеет непосредственного линейного руководителя, который отвечает за деятельность подразделения. Для упрощения и эффективности деятельности каждый отдел имеет одного непосредственного куратора-руководителя, что исключает искажение и дублирование информации и распоряжений.

На каждого сотрудника и структурное подразделение заведены должностные инструкции. В результате анализа должностных инструкций работников административно-управленческого персонала можно сделать следующие выводы:

• — генеральный директор первостепенно занимается вопросами развития и расширения деятельности предприятия. А также осуществляет координацию и контроль деятельности линейных руководителей;
• — финансовый директор отвечает за своевременное погашение кредиторских и дебиторских задолженностей, а также отчислений в налоговые органы. Планирование и сокращение расходов также является его полем для деятельности. Отличительной чертой в деятельности финансового директора на данном предприятии является его фискальная функция в отношении ко всем работникам. Исходя из осуществляемого контроля, финансовый директор утверждает заработную плату, учитывая меры поощрения и наказания;
• — в обязанности исполнительного директора входит работа с поставщиками и крупными заказчиками. Также исполнительный директор выполняет поручения со стороны генерального и финансового директоров. Эти поручения напрямую влияют на увеличение продаж и улучшение качества обслуживания покупателя. Помимо этого исполнительный директор наделён контролирующей функцией над отделом продаж, так как он является ответственным за выполнение плана. Все виды рекламы и её реализация, применяющиеся в ООО «Парус», также входят в обязанности исполнительного директора;
• — бухгалтерия на предприятии отвечает за создание всех видов отчетностей, начисления заработной платы, а также оформление и отправку счетов;
• — администраторы являются старшими продавцами-консультантами, поэтому помимо работы с покупателями, они отвечают за заявки от каждого магазина.

На данном предприятии к работникам административно-управленческого персонала (АУП) относятся 6 человек. Эти сотрудники выполняют все функции для поддержания и улучшения деятельности предприятия. Каждый из сотрудников в какой то мере отвечает за планирование, организацию, мотивацию, контроль и координацию. Административно-управленческий персонал ООО «Парус» составляет 12,5% от общей численности персонала — 48 человек. По мнению генерального директора, такое соотношение является оптимальным и позволяет планово решать возникающие проблемы.

По словам сотрудников административно-управленческого персонала в среднестатистический трудовой день загруженность составляет от 70 до 90%.

Структура административно-управленческого аппарата управления на ООО «Парус» является эффективной и экономичной, так как сотрудники выполняют четко определенные функции, а их количество является оптимальным для предприятия данного типа. Затраты на содержание этих сотрудников вполне окупаются результатом их работы.

В ООО «Парус» функции экономической службы совместно выполняют генеральный директор, финансовый директор и бухгалтерия. В своей деятельности бухгалтерия руководствуется:

• — нормативными документами и методическими материалами по вопросам выполняемой работы;
• — уставом предприятия;
• — правилами внутреннего трудового распорядка;
• — приказами и распоряжениями директора предприятия.

Бухгалтер должен знать:

— нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению книги покупок, книги продаж, оформлению и выписке счетов-фактур;

• — порядок ведения делопроизводства в отделе;
• — основы организации труда;
• — правила эксплуатации вычислительной техники;
• — основы законодательства о труде;
• — правила внутреннего трудового распорядка.

На момент написания отчета по практике, в бухгалтерии работало 3 человека (главный бухгалтер и 2 бухгалтера). Все сотрудники этой службы имеют высшее экономическое образование. Для эффективной работы всего предприятия, бухгалтерия выполняет следующие обязательства:

• — регистрация входящих счетов;
• — осуществление операций по приему и выписке счетов-фактур в строгом соответствии с установленными нормативными документами, правилами, ведение журналов их регистрации;
• — ежемесячно по оформленным в соответствии с установленным порядком счетам-фактурам составлять книги покупок и книги продаж;
• — подготовка соответствующих документов по встречным проверкам налоговых органов;
• — ведение оперативной работы с предприятиями по выверке расчетов;
• — выписывание счетов по штрафам за несвоевременную оплату;
• — проведение регистрации всей исходящей и входящей в отдел документации;
• — осуществление контроля за ведением делопроизводства в организации согласно утвержденной номенклатуре дел;
• — ведение общего справочника клиентуры предприятия;
• — ведение личных дел всех сотрудников;
• — осуществление обязанности курьера по доставке документов предприятия в различные ведомства и организации.

Данные обязанности экономической службы являются характерными для большинства средних коммерческих предприятий. Отличительной чертой данного предприятия можно назвать обязанность по ведению личных дел сотрудников, т. е. выполнение функций отдела кадров.

В решении экономических и финансовых вопросов генеральный директор учитывает мнение каждого бухгалтера, а решения принимаются коллегиально. Поэтому организационная структура взаимодействия экономической службы (Рисунок 3) имеет вид.

— существующие структурные подразделения.

— отсутствующие структурные подразделения Рисунок 3 — Организационная структура управления и взаимодействия экономической службы на ООО «Парус».

Взаимодействие сотрудников экономической службы между собой. На рисунке видно, что все сотрудники имеют контакт между собой, это позволяет наиболее полно оценивать сложившуюся картину и выбирать лучший вариант развития дальнейших событий.

В связи с обширным фронтом работы экономической службы, было бы целесообразно предложить руководству организации подписку на специализированную литературу по бухгалтерскому учету, документоведению документообороту. Это позволит своевременно узнавать о новых и наиболее оптимальных тенденциях в этой сфере.

Для повышения качества работы экономического подразделения компании, причем, не затрачивая на это значительных денежных и человеческих ресурсов, необходимо внедрить систему планирования и анализа хозяйственной деятельности предприятия, способную оценивать перспективы развития предприятия. Так как на данном этапе служба занята обеспечением текущего управления и не успевает за ростом организации.

Помимо этого, нужно автоматизировать выполнение подразделением компании своих функций. Для этого существует специальное прикладное программное обеспечение. Это позволит решить множество технологических и организационных функций. Сочетание регламентации работы подразделений компании и программной поддержки их деятельности быстро даст хорошие результаты. Возложенные на экономические службы функции будут выполнены качественно и в срок.