Анализ системы документооборота

Сегодня уже многие пришли к мысли, что культура работы с документами — это часть производственной культуры, а та, в свою очередь, является важной предпосылкой успешной деятельности в условиях рынка. Поэтому система документооборота — такая же часть производственной инфраструктуры, абсолютно равноправная и необходимая, как и оборудование, ресурсы и персонал. Эта идея понятна любому руководителю. Руководитель теряет много времени от неправильно или несвоевременно оформленных документов, от неверных управленческих решений или от невозможности быстро найти нужный документ.

Все документы, которые обращаются в системе документооборота, в «ЧГУ» разделяют следующим образом:

Входящие Исходящие Приказы.

• -по основной деятельности
• -по командировкам
• -по личному составу

Внутренние.

• -финансовые
• -служебные

Затраты на работу с документами складывается из нескольких моментов. Это время на составление документа и на его регистрацию. Затраты времени на составление документов зависят от сложности документа, от наличия уже подобных готовых документов и от технического обеспечения (наличие современного персонального компьютера, программного обеспечения и принтера). Затраты на регистрацию документа состоят из времени согласования, регистрации у секретаря, утверждения и доведения до исполнителя. Многие руководители не обращают внимания на такие затраты, но в крупных организациях количество обращаемых документов может существенно возрастать. Поэтому проведём анализ количества документов обращаемых в организации, определим их основные потоки.

Секретарями организации ведётся регистрация всех документов в специальных журналах. Кроме того, действует система контроля поручений в электронном виде. Проанализируем поток документов по годам для того, чтобы просмотреть динамику изменения потока документов, после внедрения в организации с 2006 год локальной сети, электронной системы контроля поручений, электронной системы контроля оплаты «Class». Анализ дополнительно проведём по 2007 году по месяцам, для определения пиковых нагрузок и сезонности.

Ниже представлена структура подчинённости Административного отдела «ЧГУ». На схеме видно разделение Административного отдела на два сектора: сектор делопроизводства и организационный сектор.

Разграничение функций секторов Административного отдела происходит следующим образом.

Функции сектора делопроизводства:

Приём и регистрация внутренней, входящей, исходящей корреспонденции.

Приём на подпись проектов писем, приказов по основной деятельности.

Подготовка приказов по командировкам сотрудников на основании подписанных ректором служебных записок.

Проверка правильности составления всех документов, передаваемых на подпись ректору.

Регистрация внутренних, входящих и исходящих документов в автоматизированной системе делопроизводства.

Доведение резолюций ректора до исполнителей.

Регистрация приказов по основной деятельности и по командировкам сотрудников с оформлением командировочных удостоверений.

Доведение до исполнителей приказов по основной деятельности по реестру.

Формирование дел и сдача их в архив.

Контроль за правильностью ведения делопроизводства в подразделениях.

Структура подчинённости Административного отдела Функции организационного сектора:

Регистрация передаваемых подразделениями счетов и других документов на оплату и передача их в бухгалтерию.

Постановка документов с резолюциями на контроль и снятие с контроля.

Передача документов исполнителям и в сектор делопроизводства.

Извещение сотрудников о проводимых совместно с ректором совещаниях.

Оперативная связь со сторонними организациями и отдельными гражданами (телефон, факс и т. д.).

Учёт приёма граждан и сотрудников по личным и служебным вопросам.

Формирование подписки предприятия и контроль поступления подписных изданий.

Составление графика работы сотрудников работающих на штатных должностях по совместительству.

Выполнение машинописных и копировально-множительных работ.

Ведение протокола заседаний ректоратов, офрмление выписок из протоколов.

Ежедневное составление совместно с ректором плана его работы на день.

Фактически в приёмной работают два человека. Это две секретаря, иногда даже один. Они вдвоём не в состоянии выполнять все эти функции и поэтому систему электронного контроля поручений не используют по назначению. В эту систему вводят документы на контроле уже прошедшим числом. Нет единого эталона составления приказов, служебных записок. Нет чёткого установленного времени на регистрацию документов. Документ на подписи у ректора может пролежать неограниченное время или потеряться. Электронная почта не используется, так как приглашение на ректорат или простое оповещение сотрудников делается по телефону или устно при встрече. У ректора нет помощника, который мог бы взять на себя часть полномочий ректора, а огромный поток документов может занимать много времени у ректора на ознакомление документа, осмысление, принятие решения и составления резолюции. Иногда ректор уезжает в командировку, тогда документы могут лежать на подписи от 5 до 10 дней. Могут часто возникать ситуации, когда ректор на служебной записке разрешает, а затем при появлении счёта или приказазапрещает, противореча себе.

В «ЧГУ» есть утверждённая схема документооборота.

В результате просмотра журнала регистрации в приёмной организации у секретаря и анализа полученной информации мною была составлена таблица, где представлена сводная информация по каждому виду документа в динамике по годам (таблица 2). Из таблицы можно определить структурную характеристику документооборота и как она меняется по годам.

Анализ структуры документооборота.

Из таблицы, где представлены технико-экономические показатели видно, что выручка от реализации возрастала из года в год на 148 и на 134 процента, а общее количество документов в организации сокращалось до уровня 74 и 90 процентов от предыдущего года.

Изменение выручки от реализации и общего количества документов При более подробном рассмотрении последней таблицы, где анализируется структура документооборота видно, что потоки внутренних документов сильнее сокращались, чем возрастали потоки входящих и исходящих документов.

Использование локальной сети позволяет обмениваться сообщениями между сотрудниками организации в виде электронной почты. Это как раз примерно в два раза сокращало количество служебных записок из года в год. Возросла деловая активность организации, выручка от реализации и соответственно растут потоки входящих и исходящих документов. Причём в последнем году потоки исходящих сообщений резко сократилось за счёт использование глобальной сети Интернет.

Проанализировав более подробно изменение объёма документооборота, определим:

• -какие подразделения наиболее сильно загружают документами руководителя
• -есть ли характер сезонности работы и если есть, то определим пиковые значения

В «ЧГУ» много разнообразных подразделений, но для анализа объёма документооборота следует брать только основные подразделения. К числу таких подразделений можно причислить:

• -Бухгалтерия;
• -Административный отдел;
• -Школа абитуриентов;
• -Подготовительные курсы;
• -Лицей;
• -Компьютер-колледж.

Ниже в таблице представлена группировка видов документов по основным подразделениям (таблица 3). В этой таблице анализируется не только динамика общего количества документов по годам, но и производится анализ по основным подразделениям. В результате можно определить основные потоки информации в Техническом университете. Именно эти потоки документов необходимо в первую очередь автоматизировать Группировка видов документов по подразделениям.

Из представленных выше в таблице результатов сравнений объёма документооборота по подразделениям видно, что общее снижение объёмов документооборота произошло в подразделениях. В административном отделе и в бухгалтерии количество документов наоборот возросло. Это является наоборот положительным моментом, так как при большой деловой активности в бухгалтерии увеличился поток финансовых документов, а в административном отделе увеличились объёмы входящих и исходящих документов.

Однако, если удастся создать такую систему документооборота, которая приведёт к сокращению потоков документов из бухгалтерии или административного отдела, то это приведёт к более значительным результатам.

Ниже в следующей таблице произведён анализ объёма документооборота в течение одного года на примере 2007 года (таблица 4). Здесь разбивка происходит помесячно для выявления сезонности.

Выявление сезонности в объёме документооборота.

Из преставленной выше таблицы видно, что в летний период снижается активность организации, так как большинство сотрудников именно в этот период уходят в отпуска. Так как основные подразделения в университете занимаются образовательной деятельностью, то из таблицы видно резкое увеличение активности подразделений в начале учебного года с 1 сентября и снижение в период летних и осенних каникул.

Динамика объёма документооборота в течение года В период весенних каникул нет снижения активности, так как в этот период идёт более интенсивная подготовка школьников, абитуриентов к выпускным экзаменам и к поступлению в вуз.

В результате проведённого анализа в этом подразделе выявлено, что основные потоки информации идут через бухгалтерию и административный отдел. Также я определил, что наблюдается некоторая сезонность работ, связанная с учебными каникулами. В результате внедрения в университете локальной сети и попытка автоматизировать частично документооборот выявлено общее снижение потока документов. Исходя из полученных результатов можно сделать вывод о необходимости дальнейшего совершенствования системы документооборота и внедрения современных информационных комплексных систем.