Характеристика организационной структуры

Организационная структура — это состав, взаимосвязь и соподчиненность самостоятельных управленческих подразделений и отдельных должностей, выполняющих функции управления. Сущность организационной структуры в делегировании прав и обязанностей для разделения труда.

Организационная структура рекламного агентства является отражением полномочий и обязанностей, которые возложены на каждого ее работника. Эта структура должна обеспечивать устойчивость связей между элементами управления и надежность функционирования системы в целом.

Целью организационной структуры являются:

• — Разделение труда;
• — Определение задач и обязанностей работников;
• — Определение ролей и взаимоотношений.

Главной задачей организационной структуры рекламного агентства «RekTime» является установление взаимоотношений полномочий, которые связывают высшее руководство с низшими уровнями работников. Эти отношения устанавливаются посредством делегирования, которое означает передачу полномочий и задач лицу, которое принимает на себя ответственность за их выполнение.

Для эффективной работы руководство должно распределить среди сотрудников все те задачи, которые необходимы для достижения цели предприятия.

Но если существующие задачи не будут делегированы, значит, руководитель должен будет выполнять их сам.

На предприятии четко распределены полномочия и меры ответственности по каждой должности. Каждый понимает, что от него ждут и кто на него опирается. Структура управления на предприятии — линейно-функциональная. Линейное управление подкреплено вспомогательными службами.

Функциональные обязанности:

Директор без доверенности действует от имени предприятия в следующих случаях:

• — осуществляет оперативное руководство деятельностью предприятия;
• — имеет право первой подписи под финансовыми документами;
• — утверждает штатное расписание, заключает трудовые договора с работниками предприятия, применяет к этим работникам меры поощрения и налагает на них взыскания;

Бухгалтер документально оформляет совершаемые хозяйственные операции на предприятии: снабжение, приобретение товаров, сырья, материалов, расчетные операции с поставщиками, транспортными организациями, бюджетом, составляет калькуляцию произведенной продукции, проводит инвентаризацию, начисляет заработную плату и налоги, ведет отчетность предприятия.

Менеджер продаж работает с впервые обратившимися клиентами, ведет коммерческие переговоры с клиентами в интересах фирмы, прием и обработка заказов клиентов, оформление необходимых документов, связанных с отгрузкой продукции для клиентов фирмы, ведет клиентскую базу.

Работники цеха осуществляют работу на специализированном оборудовании, изготавливаю рекламную продукцию, следят за оборудованием, осуществляют наладку оборудования, делают заявку технологу по закупу материалов и необходимых инструментов.

Технолог контролирует процесс создания рекламной продукции, делает расчет и проект, выезжает с монтажниками на объект, где делает замеры, фотографии объекта. Осуществляет контроль по технике безопасности всего цеха и монтажных работников.

Монтажники осуществляют монтаж по четкому плану технолога.

Дизайнер создает эскизы рекламного проекта, ведет тесную работу с технологом производства, разрабатывает фирменные стили, создает дизайн-макеты всей рекламной продукции.

Водители-курьеры осуществляют быструю и своевременную доставку документов и малогабаритных товаров, контроль за доставкой грузов и рабочие поездки.

Постоянный штат работников компании составляет 21 человек:

• — Генеральный директор — 1 чел.
• — Зам. директора — 1 чел.
• — Бухгалтер — 2 чел.
• — Секретарь — 1 чел.
• — Менеджер продаж — 5 чел.
• — Дизайнер — 9 чел.
• — Водитель-курьер — 1 чел.
• — Уборщица — 1 чел.

Но в некоторых случаях для полноценной работы агентства этого количества людей не хватает и компания прибегает к временному найму дополнительных сотрудников. В основном это промоутеры, монтажники. Найм временных работников связан с проведением разовых рекламных акций и отсутствием необходимости постоянно держать большой штат сотрудников. Привлечение временных сотрудников имеет определенную сезонность. В летнее время проводится большое количество промоакций, т.к. в теплую погоду возможно проведение акций на улицах, в парках, на зонах отдыха и т. д. А также легче нанять промоутеров, которыми в основном являются школьники старших классов и студенты желающие поработать во время летних каникул и согласны на невысокую заработную плату.

Каждое звено в РА исполняет свои определенные функции. Далее рассмотрим их.

К функциям директора относятся:

• 1. Контроль за движением финансовых и материальных ценностей;
• 2. Общее управление деятельностью РА;
• 3. Контроль за состоянием оборудования и офисной техники;
• 4. Обеспечение выполнения обязанностей РА перед Заказчиком;
• 5. Решение всех вопросов касающихся коммерческой, финансово-экономической и производственно-хозяйственной деятельности фирмы;
• 6. Организация эффективной работы всех структурных отделов и их взаимодействия;
• 7. Участие в создании рекламных стратегий, основанных на перспективных направлениях;
• 8. Составление, заключение, подписание договоров, подписание и закрепление всей документации предприятия, а также документов касающихся изготовления продукции и исполнения услуг РА;
• 9. Анализ рынка спроса и предложений;
• 10. Организация методической помощи всем руководителя подразделений.

К функциям главного бухгалтера относятся:

• 1. Ведение бухгалтерского и налогового учета в соответствии с национальными стандартами и нормативными актами, действующими в РФ;
• 2. Предоставление налоговой, финансовой и статистической отчетности в сроки и органы, установленные действующим законодательством;
• 3. Предоставление ежегодного отчета в органы правления компанией;
• 4. Организация учета имущества, поступления средств и т. д.;
• 5. Принятие мер по предупреждению недосдач.

К функциям секретаря относятся:

• 1. Осуществление работы по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя;
• 2. Принятие и рассылка деловой корреспонденции;
• 3. Ведение делопроизводства;
• 4. Подготовка документов, материалов и личных заявлений на подпись руководителю;
• 5. Осуществление контроля за исполнением приказов и распоряжений в агентстве;
• 6. Организация приёма посетителей, содействие оперативности рассмотрения их жалоб, пожеланий и претензий;
• 7. Формирование дел;
• 8. Выполнение приказов и требований директора.

К функциям офис-менеджера (зам. директора) относятся:

• 1. Анализ деятельности агентов и всех подчиненных структур;
• 2. Составление, заключение договоров и оформление специальных разрешений на продукт рекламы во время отсутствия директора. А также выполнение всех его обязанностей во время его отсутствия;
• 3. Связи с общественностью;
• 4. Выяснение потребностей и пожеланий потребителей и клиентов;
• 5. Осуществление доставки и подготовки всех важных для работы агентства документов;
• 6. Участие в планировании и распределении бюджета фирмы;
• 7. Слежение за изменениями в структуре фирмы, в работе подчиненных;
• 8. Ответственность за порядок в офисе, а также точное исполнение заказов клиентов;
• 9. Осуществление коллективной работы всех сотрудников.

К функциям дизайнеров относятся:

• 1. Прием заказов на дизайнерскую часть работы;
• 2. Предварительное графическое описание и обоснование будущего продукта рекламы;
• 3. Разрешение специфических вопросов с клиентом;
• 4. Взаимодействие с художником по компьютерной графике.

К функциям специалистов по рекламе (менеджеры) относятся:

• 1. Пополнение клиентской базы РА;
• 2. Встреча клиента и презентация товара;
• 3. Ведение клиентов;
• 4. Поиск решения поставленных клиентами задач;
• 5. Планирование рекламных кампаний;
• 6. Создание положительного имиджа компании;
• 7. Составление и предоставления в установленные сроки отчетности по работе;
• 8. Стимулирование клиента на повторные заказы;
• 9. Установление и поддержка связи со СМИ в целях размещения рекламной информации;
• 10. Взаимодействие с другими работниками креативного отдела.
• 11. Разработка стратегии продвижения продукта;
• 12. Обработка информации о рынке, конкурентах, и новых тенденциях в рекламном бизнесе;
• 13. Прогнозирование и анализ продаж, спроса на услуги;
• 14.

  Введение

  новых услуг, разработка рекламных кампаний для агентства;

• 15. Организация маркетинговых мероприятий;
• 16. Контроль сроков выполнения заказов;
• 17. Поиск подрядчиков и временных специалистов (по необходимости);
• 18. Подготовка тренингов и семинаров для компании.

К функциям работников производственной базы (работники цеха, технолог, монтажники, водители-курьеры) относятся:

• 1. Прием сырьевых материалов;
• 2. Производство рекламного товара в установленный срок;
• 3. Монтаж рекламного товара.

Коллектив сотрудников состоит из профессионалов, получивших хорошую практику и имеющих огромный опыт работы в рекламном бизнесе. Собственная производственная база, станки, оборудование и специальный транспорт позволяют качественно и быстро решать любые вопросы изготовления и монтажа как простых, так и очень сложных рекламных конструкций. Разумная ценовая политика, высокое качество позволяют успешно конкурировать с крупными и средними рекламными компаниями.