Оформление дел. 
Порядок формирования дел

Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи.

Сотрудник, ответственный за формирование дел в текущем делопроизводстве, обязан подшить все исполненные документы в соответствующие дела согласно номенклатуре.

Документы постоянного и долговременного сроков хранения (свыше 10 лет) должны быть подобраны в хронологическом порядке и подшиты в тричетыре прокола в твердую обложку или переплетены. Металлические скрепки из дел удаляются. Листы в деле, кроме листов с заверительными надписями и чистых, должны быть пронумерованы черным графитным карандашом или нумератором в правом верхнем углу. Листы дела, разделенного на тома, нумеруются, но каждому тому отдельно. В конце дела, на отдельном листе, делается заверительная надпись, в которой указывается количество содержащихся в деле листов, дата и подпись лица, нумеровавшего листы.

Дела временного хранения (до 10 лет включительно) оформляются упрощенно: могут храниться в скоросшивателях, листы в них не нумеруются, уточнение обозначений на обложках не производится, описи на дела не составляются, учет ведется по номенклатуре дел.

В процессе группировки документов в дела постоянного хранения рекомендуется составлять внутреннюю опись документов, находящихся в деле. Внутренняя опись помещается в начале дела и включает указание индексов документов, краткого содержания, дат и номеров листов в деле. Листы внутренней описи нумеруются отдельно, их количество в заверительной надписи обозначается после общего количества листов дела через знак + (плюс).

Обложка при заведении дел оформляется в соответствии с ГОСТ 17 914–72 согласно.

На обложках дел постоянного, долговременного и временного сроков хранения указываются:

полное наименование организации;

наименование структурного подразделения, где сформировалось дело;

индекс дела по номенклатуре дел;

заголовок дела по номенклатуре дел:

номер тома (если дело состоит из нескольких томов);дата начала и окончания дела (датой начала дела считается дата первого документа, помещенного в деле, а датой окончания — дата последнего документа);

количество листов в деле, согласно заверительной надписи (указывается после окончания дела), кроме дел временного хранения, документы в которых не нумеруются.

По окончании календарного года в оформление обложек дел постоянного и долговременного хранения (свыше 10 лет), заведенных по номенклатуре дел, вносятся необходимые уточнения:

если название структурного подразделения изменилось или дело передано для окончания в другое подразделение, на обложке вписывается новое название структурного подразделения;

в заголовках дел, содержащих распорядительные документы (приказы, указания, протоколы) указываются их номера;

для переписки, сформированной в дело из нескольких томов, заголовок в каждом томе уточняется указанием корреспондента, территории и т. п., каждый том датируется (число, месяц, год начала и окончания тома);

если в деле имеются документы — приложения за более ранние годы, чем год образования дела, на его обложке под датой делается оговорка: «имеются документы за … годы»; из заверительной надписи на обложку дела выносится количество листов в деле;

при внесении дел в опись на обложке дела проставляется номер дела по описи и по согласованию с архивом организации, номер описи и фонда.

Надписи на обложках дел следует производить четко, светостойкими чернилами или тушью. По вопросам, связанным с оформлением дел. подлежащих передаче на государственное хранение, необходимо консультироваться с архивом организации.