Вторичные документы как результат аналитико-синтетической переработки информации

План лекции:

• 1. Информационное свертывание и развертывание: понятие, сферы применения.
• 2. Виды АСПИ:
• 2.1. Индексирование
• 2.2. Библиографирование
• 2.3. Аннотирование
• 2.4. Реферирование
• 2.5. Конспектирование
• 2.6. Обзорно-аналитическая деятельность.
• 3. Методика заимствования и оформления ссылок.

Вопрос 1. В теме 2 были рассмотрены виды документов, выделенные по наиболее значимым для их поиска и использования признакам. С точки зрения переработки информации очень важен еще один признак классификации документов — отношение к фиксированному знанию. В соответствии с этим признаком документы делятся на первичные и вторичные. Первичные документы — такие, которые передают непосредственную информацию о чем-либо, фиксируют само знание. Вторичные документы передают информацию о первичных документах и их содержании, составляются на основе первичных и без них не существуют. Вторичные документы получаются путем информационного свертывания.

Под свертыванием/развертыванием информации понимается изменение физического объема сообщения (документа) в результате его аналитико-синтетической переработки, сопровождающееся уменьшением или увеличением информативности.

Свертывание и развертывание информации очень широко применяется в математике, физике, химии и других естественных науках, в технике, информатике, лингвистике, библиографоведении и т. д. Оно осуществляется путем ограничения, уменьшения объектов и величин, выделения каких-либо признаков. Например, различные законы, теоремы, положения, постулаты, формулы, правила и т. п. — это свернутая информация, полученная в результате процесса свертывания. Доказательство законов, теорем, положений, выведение следствий, интерпретация данных — это развертывание информации.

Особую роль играет свертывание/развертывание информации для поиска документов и работы с ними. Эффективность поиска и использования документов и информации для принятия решений, делового общения, научной и учебной деятельности во многом обусловливается принципом оптимальности. Оптимальность свертывания/развертывания определяется следующими факторами:

• 1) особенностями свертываемого первичного документа (наличие в нем фактографических сведений, которые обязательно надо сохранить; затруднительность свертывания литературно-художественных документов без ущерба для их полноценного восприятия и т. д.);
• 2) целевым и читательским назначением вторичного документа (т. е., для чего и кем будет использован свернутый документ);
• 3) знаниями и опытом информационного работника (референта, библиографа, аналитика).

Вопрос 2. АСПИ существует в нескольких видах. По степени свернутости выделяют: индексирование, библиографирование, аннотирование, реферирование, конспектирование, обзорно-аналитическую деятельность. Далее мы рассмотрим каждый из названных видов.

2.1. Индексирование — это описание содержания документов и запросов к ним с помощью различных информационных языков. В результате индексирования документа создается ПОД (поисковый образ документа), индексирования запроса — ПОЗ (поисковый образ запроса). Совпадение ПОД и ПОЗ обеспечивает точность, полноту и оперативность поиска и получения документов. ПОД и ПОЗ представляют собой индексы (цифровые, буквенные или смешанные), определяющие местонахождение самого документа в фонде библиотеки и его содержания в системе наук. Индекс ББК и/или УДК обязательно проставляется на документе при его изготовлении (например, на дипломной работе, учебно-методическом пособии, сборнике стихов и т. д.).

На протяжении долгого времени специалисты разрабатывали таблицы классификации документов для разных отраслей: книготорговой, книгоиздательской, библиотечной. В библиотечно-информационной сфере, как уже говорилось в теме 3, наибольшее распространение получили УДК (Универсальная десятичная классификация) и ББК (Библиотечно-библиографическая классификация).

УДК была предложена специалистами Международного библиографического института в конце XIX-начале XX века. Суть этой классификации в том, что вся совокупность знаний делится на 10 отделов от 0 (Общий отдел) до 9 (География. Биографии. История). Каждый отдел, в свою очередь, подразделяется еще на 10 разделов от 00 до 99 и т. д. С помощью сочетания цифрового и буквенного обозначения в УДК можно выразить достаточно точно любое понятие. Эта классификационная система широко применяется во всем мире. В нашей стране — с 60-х годов прошлого века в технических библиотеках и органах научно-технической информации.

ББК — отечественная система классификации, разработанная в 50−60 годы специалистами крупнейших библиотек. За свой труд авторский коллектив в 1981 году был удостоен Государственной премии СССР, это единственный случай присуждения такой высокой награды библиотекарям. Существуют разные варианты таблиц для научных, областных, массовых, детских и школьных библиотек. Они применяются в большинстве российских библиотек, однако сегодня для расширения международного обмена информацией только ББК недостаточно. Кроме того, эта классификация создавалась в советское время, многие темы и понятия в ней отсутствовали, что вызвало необходимость внесения дополнений и изменений.

Таким образом, можно сказать, что индексирование — самый краткий вид свертывания. Например, учебник с названием «История России с древнейших времен до наших дней» будет иметь индекс ББК 63.3 (2) я73, а «Орфоэпический словарь русского языка» — 81.2 Рус — 4.

2.2. Следующий вид АСПИ — библиографирование — процесс создания библиографической информации, распространяемой как в традиционном, так и в машиночитаемом виде средствами компьютерной техники. В результате создается библиографическая запись (БЗ), в состав которой входят заголовок, библиографическое описание (БО), классификационные индексы, предметные рубрики, аннотация и др.

Библиографическое описание представляет собой совокупность библиографических сведений о документе, приведенных по определенным правилам, устанавливающая порядок следования областей и элементов и предназначенная для его идентификации и общей характеристики. Библиографическое описание — библиографическая модель документа, которая лежит в основе библиотечных каталогов и картотек, баз данных, списков литературы. Студенту придется столкнуться с библиографическим описанием при оформлении списка литературы к докладу, тезисам, реферату, курсовой и дипломной работам.

Для придания библиографическому описанию единообразия и, следовательно, облегчения поиска и идентификации документов, применяется стандартизация. Основные ГОСТы, регламентирующие требования и правила составления библиографического описания в российских библиотеках, приведены в приложении 3.

Объектами составления библиографической записи могут быть все виды опубликованных и неопубликованных документов на любых носителях: книги, периодические, нотные, изобразительные, картографические, аудиовизуальные документы, электронные ресурсы и т. д. Сведения о документе в библиографическом описании объединяются в элементы и области, которые отделяются друг от друга разделительными знаками.

Основные правила библиографического описания:

• 1. Основным источником сведений для библиографического описания является титульный лист. Дополнительные сведения берут с оборота титульного листа, оглавления, текста и других элементов документа.
• 2. Библиографическое описание составляется под заголовком (именем индивидуального или коллективного автора) и под заглавием (названием документа).
• 3. Под заголовком описывают документы, имеющие одного, двух или трех авторов; авторефераты диссертаций; сборники произведений одного автора и разных авторов без общего заглавия.
• 4. Под заглавием описывают анонимные (не имеющие автора) документы; имеющие не автора, а составителя и /или редактора; имеющие авторов более трех; сборники произведений разных авторов с общим заглавием.
• 2.3. Аннотирование — процесс АСПИ, целью которого является получение обобщенной характеристики документа, раскрывающей его логическую структуру и наиболее существенные стороны содержания. Широко используется в издательской, информационной и библиографической деятельности.

В результате создается аннотация — вторичный документ, краткая характеристика первичного документа с точки зрения его назначения, вида, формы и других особенностей. Основные функции аннотаций: сигнальная и поисковая. Аннотация — своего рода визитная карточка: она знакомит с документом и помогает принять предварительное решение о его необходимости и полезности для читателя.

Виды аннотаций: 1. По функциональному назначению выделяются:

справочные и 2) рекомендательные аннотации. Главное различие заключается в отсутствии или наличии оценки документа. Справочная аннотация уточняет неясное заглавие и сообщает в справочных целях сведения об авторе, содержании, жанре и т. д. Составляется преимущественно на официальные, научные, производственные, учебные, справочные документы. Используется при подготовке докладов и сообщений, рефератов, обзоров, статей, написании курсовых работ.

Рекомендательная аннотация призвана активно пропагандировать документ, заинтересовывать, привлекать внимание, убеждать в необходимости приобрести или прочесть его. Составляется на научно-популярные, литературно-художественные документы, издания для детей. Используется при подготовке развлекательных и рекламных мероприятий (литературные викторины, конкурсы, тематические вечера, книжные аукционы и ярмарки).

По второму признаку — объему и глубине свертывания — выделяют:

• 1) пояснительные аннотации, которые состоят из нескольких слов или одного-двух предложений, отвечают на вопрос: «Что это за документ?»;
• 2) описательные аннотации имеют объем больше и отвечают на вопрос: «О чем сообщается в документе?»;
• 3) реферативные аннотации близки по объему и методике составления к реферату и отвечают на два вопроса: «О чем сообщается в документе?» и «Что именно сообщается?». Основное различие в объеме: аннотация состоит из 150−200 знаков, реферат — 1000−1500 знаков.

Этапы составления аннотации:

• 1. Оценка информационной значимости документа и выбор вида характеристики.
• 2. Анализ содержания в целях выявления наиболее существенных сведений.
• 3. Обобщение наиболее значимой информации для составления аннотации.
• 2.4. Реферирование — процесс АСПИ, заключающийся в анализе первичного документа и извлечении из него наиболее важных в смысловом отношении сведений: основных положений, фактических данных, результатов, выводов. В итоге создается реферат — вторичный документ, представляющий собой краткое изложение первичного документа без дополнительной интерпретации или критических замечаний. Следует отличать реферат как свернутый текст первичного документа и реферат как вид учебной работы студента.

В первом случае реферат призван в лаконичной форме ответить на вопрос: «Что именно сообщается в первичном документе?» и устранить необходимость чтения полного текста документа, если он представляет для читателя второстепенный интерес. Реферат статьи объемом в несколько страниц может занимать один абзац, книги объемом в сотни страниц — несколько страниц. Этого количества информации достаточно для понимания сути документа. Рефераты составляются преимущественно на новые иностранные и отечественные научные и производственные документы и публикуются в реферативных журналах и сборниках. Основные потребители этой информации — ученые и специалисты разных областей, студенты, занимающиеся научной работой.

Реферат выполняет две основные функции: информационную и поисковую. Виды рефератов определяются по признакам:

• 1. Принадлежность к определенной области знания (общественные, гуманитарные, естественные, точные, технические и прикладные науки, отрасли экономики).
• 2. Глубина свертывания: 1) краткие (не более 850 знаков); 2) расширенные (объем не лимитирован и может составлять 10−15% от объема первичного документа.
• 3. Способ характеристики первичного документа и целевое назначение: 1) общие (рефераты-конспекты) для всех читателей и 2) специализированные или проблемно-ориентированные для отдельных категорий.
• 4. Количество источников реферирования: 1) монографические — на один документ; 2) рефераты-фрагменты — на часть документа; 3) обзорные (сводные, групповые) — на несколько документов.
• 5. Степень формализации: 1) интеллектуальные на основе представлений о значимости содержащейся в первичном документе информации и 2) формализованные на основе специальных методик.

Основные этапы реферирования:

• 1. Ознакомительное чтение, предварительный анализ с целью получения представления о первичном документе в целом, его проблематике и структуре.
• 2. Внимательное чтение, углубленный анализ для исключения несущественных сведений.
• 3. Определение вида реферата в зависимости от вида реферируемого произведения, целей и задач свертывания.
• 4. Определение структуры реферата, выбор языковых и стилистических средств.
• 5. Синтез информации, компоновка и редактирование текста.
• 6. Оформление реферата в соответствии с ГОСТ 7.9−95 Реферат и аннотация.
• 2.5. Конспектирование как разновидность реферирования представляет собой фактографическое свертывание, основанное на мыслительной переработке и письменной фиксации читаемого или прослушиваемого сообщения. В результате создается конспект — вторичный документ, позволяющий через некоторое время восстановить информацию с необходимой полнотой. Но для этого необходимо учитывать следующие особенности конспекта:
• 1) конспект обычно относится к одной науке, дисциплине или разделу, поэтому в нем можно использовать специфические для этой сферы элементы записи, сокращения;
• 2) конспект в основном пишется от руки, значит, в нем можно использовать такие приемы записи, которые нельзя или трудно сделать на компьютере или на наборной полиграфической машине;
• 3) конспект устной речи, как правило, делается в условиях дефицита времени, что требует скоростного способа записи;
• 4) конспект в дальнейшем нужно легко читать, этому способствуют формы записи, ориентированные на быстрое чтение (абзацы, пропуски, поля);
• 5) конспект должен облегчать запоминание, значит, формы записи должны быть мнемоничны. Запоминаемость облегчается структурированием, наличием цветовых и шрифтовых выделений (подчеркиваний, рамок, пиктограмм);
• 6) конспект — это личный документ, в нем используются формы записи, привычные и понятные автору. Конспект индивидуален, другой человек может его не понять из-за разных тезаурусов; разной степени свернутости и подхода к выбору значимых фрагментов; собственной системы сокращения слов и т. д.
• 7) по конспекту не требуется однозначного восстановления исходного текста, так как конспект — это запись смысла. Точная запись текста — стенограмма.

В конспекте применяется разный уровень свертывания. Для определений, формул, таблиц, схем — без сокращений, так как сокращения в данном случае могут привести к потере смысла. Прочий материал сокращается.

Система сокращений в конспектах включает следующие способы:

• 1. Использование математических, технических и прочих сокращений (V — объем, t — время или температура, + - прибавить или положительно и т. д.);
• 2. Использование арабской грамоты (запись только согласных букв);
• 3. Отбрасывание окончаний слов, пропуск середины;
• 4. Запись только значащих слов;
• 5. Пространственная запись (вилки — подразделяется на; скобки } - состоит из, включает);
• 6. Перефразирование — наиболее мощный способ, требующий полного понимания речи, творческой ее переработки и высокой скорости мышления. В данном случае нужно найти фразу, равную по содержанию, но более краткую по написанию. Например, фраза:

«Результат сложения целых чисел также является целым числом» записана при помощи 51 символа (букв);

Вариант 1: Целое + целое = целое (17 символов);

Вариант 2:? целых = целое (12 символов).

2.6. Обзорно-аналитическая деятельность предполагает подготовку обзоров на основе текстов первичных документов. Обзор — вторичный документ, литературное произведение, содержащее сводную характеристику состояния какого-либо вопроса со степенью свертывания, необходимой и достаточной для ориентации определенной категории потребителей информации в документах или информационном потоке. Функции обзоров: информационная, учебная, организационная, кумулятивная, эвристическая, гносеологическая. Виды обзоров:

Библиографические — устный или письменный рассказ о новых документах, поступивших в библиотеку или литературе по какой-либо теме.

Реферативные (сводные рефераты) — тематические информационные издания, в которых факты и сведения из источников приводятся без каких-либо комментариев и оценок. Служат для предварительного ознакомления с документом. Ведущие информационные учреждения нашей страны (ВИНИТИ, ИНИОН и др.) выпускают реферативные журналы (РЖ) и реферативные сборники (РС) в сериях для информирования о содержании новых иностранных и отечественных документов. Например, РЖ ВИНИТИ «Информатика», РЖ ИНИОН «Социальные и гуманитарные науки. Отечественная и зарубежная литература. Серия «Экономика», «РЖ «История», РС «Россия и современный мир» и др.

Аналитические — не только ориентируют в информационном потоке, но содержат оценку состояния темы (проблемы), тенденции ее развития. Подразделяются на обзоры-обоснования, итоговые, прогностические. Такие обзоры готовят специалисты-аналитики по актуальным вопросам экономики, инвестирования, банковского дела и т. д.

Вопрос 3. Многие учебные, научные и прочие документы создаются на основе уже существующих опубликованных документов путем их изучения и переработки. В зависимости от степени самостоятельности автора методы заимствования подразделяются на 1) допустимые, законные: цитирование, изложение содержания, критический анализ и б) недопустимые, неэтичные и незаконные: плагиат, компиляция.

Недобросовестные авторы могут использовать чужой текст без указания автора, выдавая его за свой труд. Такой способ называется плагиат, или литературное воровство (от латинского plagio — похищение). Замеченный плагиат в соответствии с отечественным законодательством наказуем. Если подобное явление обнаружится в диссертации или выпускной квалификационной работе, ее автор не допускается до защиты.

Компиляция (от латинского compilatio — ограбление) означает, что автор собрал части различных произведений и соединил их вместе без какой-либо самостоятельной обработки. Участие автора в данном случае проявляется в решении о расположении отдельных фрагментов.

Цитирование предполагает использование в тексте точных, неизмененных фрагментов других материалов. Оно необходимо для передачи определений, мыслей авторов и т. д. При этом действуют правила оформления цитат и обязательно ставятся ссылки внутритекстовые, подстрочные или затекстовые.

Внутритекстовую библиографическую ссылку заключают в круглые скобки. Предписанный знак точку и тире, разделяющий области библиографического описания, во внутритекстовой библиографической ссылке, как правило, заменяют точкой. Например:

(Аренс, В. Ж. Азбука исследователя. Москва: Интермет Инжиниринг, 2006).

Подстрочная библиографическая ссылка оформляется как примечание, вынесенное из текста документа вниз страницы:

Тарасова, В. И. Политическая история Латинской Америки. Москва, 2006. С. 305.

или более подробно:

Тарасова, В. И. Политическая история Латинской Америки: учеб. для вузов. — 2-е изд. — Москва: Проспект, 2006. — С. 305 — 412.

Совокупность затекстовых библиографических ссылок оформляется как перечень библиографических записей, помещенный после текста документа. Для связи с текстом документа порядковый номер библиографической записи в затекстовой ссылке указывают в знаке выноски, который набирают на верхнюю линию шрифта, или в отсылке, которую приводят в квадратных скобках в строку с текстом документа. Например, в тексте:

Общий список справочников по терминологии, охватывающий время не позднее середины ХХ века, дает работа библиографа И. М. Кауфмана⁵⁹.

В затекстовой ссылке:

Кауфман, И. М. Терминологические словари: библиография. Москва, 1961.

Если ссылку приводят на конкретный фрагмент текста документа, в отсылке указывают порядковый номер и страницы, на которых помещен объект ссылки. Сведения разделяют запятой: [10, с. 81]. Отсылки на несколько источников разделяют точкой с запятой: [3; 10; 18]. Студент может выбирать любой вариант оформления ссылок, но наиболее простой — это затекстовая отсылка.

В зависимости от расположения авторской речи цитата оформляется в соответствии с правилами пунктуации, используемыми при прямой речи. Например, слова автора предваряют цитату: В своей книге «От мечты — к открытию: Как стать ученым» Ганс Селье писал: «Наука занимается не отдельными объектами как таковыми, а обобщениями, то есть классами и теми законами, в соответствии с которыми упорядочиваются объекты, образующие класс. Вот почему классификация представляет собой фундаментальный процесс» [3, с.16].

Слова автора разрывают цитату, оформление таково: «Если не знаешь имен, — подчеркивал Карл Линней в своей „Философии ботаники“, — то теряется и познание вещей» [23, с. 80]. Слова автора следуют после цитаты: «Как в тесных рамках лишь себя проявит мастер, так нам свободу дать сумеет лишь закон», — утверждал Гете [4, с. 2]. Цитата может начинаться с прописной или строчной буквы, иметь в составе многоточие при пропуске текста.

Изложение содержания предполагает пересказ текста своими словами от третьего лица. При этом введение ссылок в текст будет выглядеть следующим образом.

Ссылки, содержащие определение понятия: В словаре… [12] термин экономика определяется, как…; Понятие город в современной культурологии трактуется как… [11; 22; 27].

Нейтральные ссылки, ссылки упоминания: Проблеме личности в истории посвящены работы…[17 — 21]; Опыт выставочной работы описан в публикациях [4 — 11]; Метод эксперимента нашел отражение в работах… [7 — 9].

Ссылки-сопоставления: Проблеме воспитания уделялось серьезное внимание в публикациях как теоретического [12−15], так и экспериментального характера [16−18]; Известны исследования по соционике как отечественных [2; 7], так и зарубежных ученых [60; 63; 65].

Критический анализ предполагает изучение, сопоставление и оценку позиций разных авторов, высказывание собственной точки зрения. При этом ссылки могут отражать отмеченное сходство взглядов: В соответствии с концепцией устойчивого развития, предложенной в монографии… [33], в статье … [21] использован способ…; Аналогичный прием был применен …[4]; Большинство специалистов считает, что… [3; 7; 10 — 11; 23].

Ссылки, отражающие различные взгляды: Противоположная точка зрения высказана в работах … [14 — 16]. Иной способ решения проблемы предложен … [34]; В отличие от работ… [9 — 10; 12; 18], трактующих социализацию как процесс, в исследовании… [25] предлагается…

Студент может высказать согласие и одобрение позиций авторов изучаемых работ: С нашей точки зрения, наиболее плодотворный подход предложен в работах… [34 — 37]; Я считаю, следует согласиться с выводом, полученным в исследовании… [54]; Глубоко прав исследователь проблемы…, утверждая, что… [45, с. 11 — 12].

Также может быть высказано опровержение, несогласие с позицией автора: Вряд ли можно согласиться с тезисом… о том, что …[30, с. 12]; Предложенный в работе … [54] способ решения проблемы страдает рядом недостатков.