Составление и исполнение документов

Чтобы документы могли служить основанием для бухгалтерских записей и иметь юридическую силу, к их составлению предъявляются определенные требования:

• 1) документ должен быть составлен на бланке (с помощью бухгалтерской программы);
• 2) документ может быть оформлен чернилами, шариковой ручкой, печатным способом (пишущая машинка, компьютер), но ни в коем случае не карандашом, не фломастером. Некоторые документы можно заполнять только одним из указанных способов (платежные поручения — только печатным способом, чек — только от руки — шариковой ручкой);
• 3) содержание документа излагается четко и ясно в полном соответствии с действительностью;
• 4) текст и цифры пишутся четко и разборчиво, чтобы не допускать различного их понимания и толкования;
• 5) в документе не должно быть подчисток, помарок, исправлений и других дефектов. Возможные ошибки в документах исправляются корректурным способом (неправильная запись зачеркивается тонкой чертой, так чтобы можно было прочитать зачеркнутое, над ней или рядом пишется правильная запись. Рядом с исправленной записью ставятся подписи лиц, ответственных за составление документа, надпись «исправлено верно». В некоторых документах любые исправления недопустимы (платежные поручения, чеки, платежные ведомости, кассовые ордера);
• 6) незаполненные пробелы в бланках прочеркиваются;
• 7) денежные суммы в документах пишутся и прописью, и цифрами;
• 8) документы должны быть снабжены разборчивыми подписями с указанием должностей подписавших их лиц, а при необходимости — печатями и штампами.

За нарушение порядка оформления документа несет ответственность лицо, оформившее документ. Если бухгалтерия приняла для обработки документ, оформленный с нарушением, — ответственность разделяют работники бухгалтерии, в том числе главный бухгалтер.

Обработка документов в бухгалтерии организации

Обработка документов в бухгалтерии организации состоит из следующих этапов.

1. Проверка.

Каждый документ должен быть проверен:

• — по форме — проверяется наличие реквизитов, правильность заполнения, оформления, подписи;
• — по существу — устанавливаются необходимость, целесообразность, законность указанной в документе операции, соответствие ее плану, нормам, сметам, учетным ценам и т. п.;
• — арифметически — проверка правильности подсчетов, произведенных в документе.
• 2. Группировка — подбор документов с зафиксированными в них экономически однородными хозяйственными операциями.

3. Контировка — проведение документа в бухгалтерском учете. Указание на документе корреспонденции счетов, вытекающей из содержания зафиксированной в нем хозяйственной операции.

Регистры бухгалтерского учета. Бухгалтерские записи осуществляются в специальных бухгалтерских документах, предназначенных для группировки данных. Такие документы называются учетными регистрами. Регистры бухгалтерского учета формируются на основе первичных или сводных учетных документов. Учетные регистры предназначены для систематизации и накопления бухгалтерской информации, которая находится в принятых к учету первичных документах, для отражения на синтетических счетах бухгалтерского учета, а также в бухгалтерской отчетности. Регистры бухгалтерского учета ведутся в специальных книгах (журналах), на отдельных листах и карточках, на электронных носителях.

Регистры бухгалтерского учета выполняют следующие функции:

• — накопление и группировка информации в разрезе экономических объектов учета;
• — обеспечение регистрации первичных и сводных учетных документов и контроль за их сохранностью;
• — оперативный анализ движения объектов бухгалтерского наблюдения организации.

Хозяйственные операции должны отражаться в регистрах бухгалтерского учета в хронологической последовательности и группироваться по соответствующим счетам бухгалтерского учета. Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их.

При организации хранения регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений. Исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления.

Обязательными реквизитами регистра бухгалтерского учета являются:

• 1) наименование регистра;
• 2) наименование экономического субъекта, составившего регистр;
• 3) дата начала и окончания ведения регистра и (или) период, за который составлен регистр;
• 4) хронологическая и (или) систематическая группировка объектов бухгалтерского учета;
• 5) величина денежного измерения объектов бухгалтерского учета с указанием единицы измерения;
• 6) наименование должностей лиц, ответственных за ведение регистра;
• 7) подписи лиц, ответственных за ведение регистра, с указанием их фамилий, инициалов, иных реквизитов, необходимых для идентификации данных лиц.

Формы регистров бухгалтерского учета утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы регистров бухгалтерского учета для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством РФ.

Согласно Федеральному закону «Об электронной подписи» предусмотрено использование электронной цифровой подписи, применяется усиленная квалифицированная электронная подпись.

Правила документооборота утверждаются в составе учетной политики учреждения по бухгалтерскому учету.

Существующие нормативные документы не регламентируют организацию документооборота и порядок его отражения в учетной политике. В то же время некоторые нормативные документы, утратившие силу, могут быть тем не менее актуальными по сути. Такие документы можно использовать как рекомендательные материалы. В отношении организации документооборота имеет смысл руководствоваться Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденным Минфином СССР 29.07.1983 № 105 по согласованию с Центральным статистическим управлением СССР. Документ, используемый в качестве рекомендательного, может применяться в части, не противоречащей действующему законодательству и нормативным актам. Правила своего документооборота каждое учреждение (иной экономический субъект) определяет самостоятельно.