Программное обеспечение в автоматизированном учете кассовых операций

Важным элементом реализации технологии обработки информации является выбор программного обеспечения. Программное обеспечение — это важнейший элемент автоматизированных информационных систем — предназначено для отражения информации. Разработкой и созданием компьютерных систем автоматизации бухгалтерского учета занимается большое количество специализированных фирм.

Необходим «идеальный» пакет, который для начинающего бухгалтера будет хорошей обучающей системой, для опытного профессионала — отличным инструментов при просчете вариантов, для аудитора — надежным средством быстрой проверки бухучета на предприятии. Но найти такой товар на рынке программных продуктов не так просто. Из-за отсутствия информации зачастую покупаются программы, хорошо разрекламированные какой-то фирмой, но, в принципе, мало пригодные для специфических условий работы на конкретном предприятии. Причина здесь, как правило, заключается не в качестве программы, а лишь в ограниченности набора функций. Нецелесообразным является и покупка дорогостоящего мощного программного продукта для предприятия, где вполне достаточно использовать дешевую и простую в эксплуатации программу. Оправданным может быть покупка программного продукта «на вырост», если на небольшом предприятии предстоит в будущем организация трудоемкого учета производственных запасов, детализированного учета затрат и калькулирование себестоимости, сложного учета туда и заработной платы.

Основой классификации функциональных пакетов автоматизированного бухгалтерского учета может служить их ориентация на размеры предприятия: малое (пакеты мини-бухгалтерии по схеме ПгиБ: Проводки — Главная книга — Баланс или интегрированный бухгалтерский учет), среднее и крупное (комплексный бухгалтерский учет с сетевой версией бухгалтерского учета, а также управленческие системы).

В таблице 1.1. представлена примерная классификация систем по группам потребителей.

Таблица 1.1. Классификация систем по группам потребителей К программному обеспечению, используемому в бухгалтерии, относятся также программы, обеспечивающие автономию таких операций как создание и печать текстовых документов, расчет табличных данных.

Автоматизированные системы бухгалтерского учета охватывают все этапы бухгалтерского учета и включают в себя средства создания первичных документов, средства отражения на счетах бухгалтерского учета совершенных хозяйственных операций, средства формирования бухгалтерской отчетности и представления данных для анализа финансово-хозяйственной деятельности.

В компьютерной реализации бухгалтерского учета несколько иной подход к отражению информации по сравнению с традиционной формой. Если при ручном учете приходится многократно делать одни и те же записи в различных регистрах, то при компьютерном учете запись заносится один раз. Как правило, это бухгалтерская проводка, которая записывается в журнал хозяйственных операций (журнал проводок). Дело в том, что программа может легко выбрать из всего набора проводки только те, которые нужны в данный момент. На основе данных хозяйственных операций автоматически формируются все накопительные ведомости — сальдо, обороты, кассовая и главная книги и др.