Информационные системы и технологии в организации коммерческой деятельности

Экономика — открытая система взаимодействующих элементов, выполняющая функцию самовоспроизводства своих компонентов. Необходимым условием ее существования является взаимодействие (взаимно обратные потоки материи, энергии, информации) с природными и другими системами.

Коммерция может рассматриваться как интегральный междисциплинарный подход к ведению предпринимательства, включающий в себя естественные процессы применения знаний в виде менеджмента, маркетинга, логистики на информационной основе.

Деятельность субъектов коммерции — экономических агентов — мотивирована сознательными целями и интересами. Они складываются из объяснений и понимания событий прошлого, настоящего и предвидения будущего. Процесс формирования целей, намерений и мотивов поведения агентов обусловлен доступной им информацией, ее качеством и своевременностью, т. е. знанием. Тезис «знать, чтобы предвидеть» становится основным правилом коммерции.

Знание (информация) слагает интеллектуальный капитал корпораций в различных формах, который и определяет их конкурентоспособность.

Экономические агенты всегда стремятся повысить эффективность своей деятельности. Прежде всего, за счет уменьшения уровня неопределенности. В этом плане продуктивно определение информации, данное К. Шенноном — как сообщения, уменьшающего неопределенность (энтропию) у его получателя. Такой функциональный подход определяет оперативную информацию, которая, в первую очередь, и рассматривается в динамике экономических процессов.

Массовая компьютеризация, внедрение и развитие новейших информационных технологий привели многие развитые страны к рывку вперед в сферах бизнеса, промышленного производства, научных исследований, образования и социальной жизни. Информация превратилась в глобальный, неистощимый ресурс человечества, вступившего в новую эпоху развития цивилизации — интенсивного освоения информационного ресурса.

В результате интенсификации информационных процессов существенно сокращается длительность управленческих процессов. Именно информация, управления и организация привели развитые страны в новую цивилизацию.

Недооценка недостатка информации — одна из основных причин, сдерживающая реформы, нацеленные на интенсификацию экономических процессов. Без достоверной информации не могут работать организации управления, инфраструктура рынка и зависящая от нее сфера производства. Поэтому одной из важнейших задач современной экономики является развитие инфраструктуры рынка на информационной основе.

Развитие информационного обеспечения рынков товаров и услуг в настоящее время характеризуется следующим:

практически во всех регионах в том или ином виде создан ряд информационных центров, которые существенно различаются по своей информационной насыщенности, количеству и качеству предоставляемых услуг, программно-техническим средствам реализации и поддержки процессов функционирования;

основная масса информационных услуг носит сугубо справочный характер и выполняется на основе имеющихся или доступных в каждом конкретном месте баз данных. Задачи сопровождения и анализа конкретных товаропотоков как внутри отдельной территории, так и по стране в целом практически не решаются;

имеются недостатки в использовании технических средств связи и передачи информации;

информационная инфраструктура рынка не замкнута в единую сеть;

слабо развиты горизонтальное информационное взаимодействие и информационные ресурсы для массового информационного обслуживания предпринимателей и населения;

формирующаяся информационная база недостаточно прозрачна и труднодоступна для среднего предпринимателя;

недостаточно подготовлена нормативно-правовая база функционирования инфраструктуры и информационного обеспечения рынка.

В рамках любой организации можно выделить управляющую часть, составляющую в совокупности систему управления. Воздействие обеих частей системы управления друг на друга осуществляется в виде передачи информации.

Информационная система управления — это производство нужной для организации информации и создание информационной и технической сред для осуществления управления информацией.

Информационная система является средой для реализации информационных технологий.

Информационная технология — система методов и способов сбора, передачи, накопления, обработки, хранения, представления и использования информации.

Информационная технология реализуется в автоматизировано и традиционном (чаще всего в бумажном) видах.

Автоматизированная технология предполагает существование комплекса соответствующих технических средств реализующих информационный процесс и систему управления этим комплексом технических средств.

На развитие информационного обеспечения управленческой деятельности воздействуют следующие факторы:

Изменение форм конкуренции: в прошлом — соревнование по цене и качеству, сейчас — конкуренция по скорости изменения бизнес моделей и продуктов.

Появление и развитие новых бизнес моделей связанные с возможностью создания виртуальной экономики и различные формы электронной коммерции и торговли — яркое проявление такой экономики.

Возрастание необходимости в актуальной, своевременной информации для управления.

Новые витки глобализации и интернационализации, которые требуют более широкого использования информационных технологий.

Разделение труда на уровни управленческих функций за пределами организации вследствие горизонтальной и вертикальной интеграции.

Сокращение сроков на планирование и разработку нового продукта во многих отраслях промышленности.

Размывание границ между отраслями конвергенция и гибридизация различных технологий и знаний.

Рост удельного веса отраслей относящихся к созданию и использованию и передачи информации.

Усложнение и интеллектуализация информационных продуктов, что выражается во включении в информационную систему элементов интеллектуализации интерфейса, алгоритмов экспертных систем, распознавания образов, нечеткой логики и т. д.

Интеграция всех бизнес функций в одну модель. Деятельность организаций сегодня невозможна без построения сложных информационных систем, в которых все бизнес функции интегрированы в единое целое.

Информационные ресурсы — это организационно оформленные и систематизированная совокупность целенаправленных сведений, обеспечивающих взаимодействие между элементами организации, а также между организацией и внешней средой.

Информационные ресурсы можно рассматривать как весь имеющийся объем информации в компании.

Управление информационными ресурсами компании означает:

оценка информационных потребностей на каждом уровне и в рамках каждой функции управления.

Изучение документооборота организации, его рационализация, стандартизация типов и форм документов, типизация информации и данных.

Преодоление проблем несовместимости типов данных, создание системы управления данными.

Существует несколько способов классификации информационных технологий:

• 1. Степень охвата задач управления
• 1) электронная обработка данных
• 2) электронный офис
• 3) поддержка принятия решений (экспертная поддержка, автоматизация функций управления)

В условиях современного рынка, который характеризуется все возрастающей конкуренцией и ростом платежеспособного спроса, жесткие требования предъявляются не только к качеству и цене продукции. Посредники, в том числе и дилеры, работающие напрямую с производителем, предъявляют требования к быстроте выполнения заказа, к своевременности и качеству поставки. Кроме того, сегодня производителю необходимо вести активную работу с представителями всех уровней канала сбыта (от крупного посредника до конечного потребителя), находить схемы совместного с торговыми посредниками привлечения и удержания конечного покупателя.

Все это требует особого типа работ. Причем в современных, то есть маркетингоориентированных производственных организациях, работы данного типа должны быть объединены в единую подсистему, которая в свою очередь должна быть интегрирована в общую систему организации таким образом, чтобы играть там ключевую, определяющую роль.

Все эти работы, можно определить как коммерческие процессы в производственной организации. Таким образом, коммерческие процессы — это процессы хозяйственной деятельности по взаимодействию с поставщиками и покупателями (как реальными, так и потенциальными).

Коммерческой можно назвать организацию, деятельность которой состоит как в добыче (извлечении), производстве, так и просто в покупке и последующей продаже (в обмен на деньги или другие товары) с целью получения в конечном итоге дохода (выгоды, прибыли).

Коммерческими действиями (процессами) можно признать все покупки товаров, совершаемые или в целях их последующей (пере-)продажи в том же виде, или после их доработки и доведения до необходимого качественного состояния, или даже просто в целях сдачи их в аренду, напрокат 14.

Суть и принципиальное преимущество подобного определения заключается в подчеркивании и усилении значения коммерческих процессов (коммерческих функций) в производственной организации, являющихся важнейшей составляющей всей системы ее функциональной деятельности в условиях рыночной экономики.

Коммерческая деятельность имеет свои специфические средства и методы и требует специальной профессиональной подготовки. Здесь необходима подготовка в области маркетинга, продаж, психологии, финансов, гражданского права, логистики. Согласно принципу профессионализации коммерческой деятельности, для того чтобы работать на рынке с контрагентами, мало быть отличным производителем, досконально знать продукт и особенности его производства.