Контроль и координация деятельности команды

Изменения, неминуемые в любом проекте, ведут к изменению задач команды проекта, корректирование ее деятельности. Контроль за выполнением поставленных целей и координация деятельности отдельных функциональных подразделов выступают важнейшими функциями менеджера проекта. Функция контроля в команде проекта делегируется вниз на уровень отдельного члена команды и принимает границы самоконтроля в связи с высоким уровнем сознания, дисциплины и профессиональной ответственности. Ответственность за выявленные отклонения в работе команды и осуществимые проекта, своевременное их устранение остается на уровне функционального руководителя и менеджера проекта.

Оценка деятельности команды проекта должна проводится, прежде всего, по достигнутым результатам проекта. Периодически оценивая уровень достижения поставленных целей, менеджер проекта должен корректировать деятельность команды, вносить необходимые изменения в ее работу, определяя круг текущих и перспективных проблем, самооценку команды проекта можно осуществлять с помощью теста.

3. Разработка бизнес-плана журнала «Дисконто».

Раздел 1. (Резюме)

«ДИСКОНТО» (итал. descuento — скидка при оплате наличными.) — это новый журнал в г. Владимире, созданный для освещения предложений рекламодателей. Скидки, подарки, акции от ведущих фирм города! Это журнал о шопинге, для тех, кто делает покупки. Дизайн журнала — современный, понятный, с большим количеством красочных иллюстраций. Журнал является своеобразным путеводителем по компаниям (салоны красоты, кафе, бутики, салоны штор, автосалоны…).

Журнал «ДИСКОНТО» — рекламно-информационный глянцевый каталог на 80−120 страницах (в зависимости от количества рекламодателей), тираж 2500 экземпляров. Выход 1 раз в квартал. Распространение бесплатное по офисам и почтовым ящикам.

В журнале будут представлены лучшие предложения рекламодателей, скидки, акции, распродажи и бонусы. Информация будет всегда актуальна как для жителей города, так и для самих рекламодателей, т.к. будет выгодно жителям приобретать товары со скидками, а рекламодателям привлечь как можно больше покупателей.

Задачи:

• 1. Создать конкурентно способный журнал на рынке.
• 2. Создать рентабельную финансовую модель.
• 3. Провести ряд маркетинговых мероприятий.
• 4. Создать новые рабочие места.

Проект планируется реализовать в августе 2014 года. Общая стоимость проекта: 250 000 рублей (закупка офисной техники и мебели, регистрация журнала, печать и распространение). Направление деятельности по проекту — издательская. Для реализации проекта необходимо арендовать офисное помещение, закупить офисную технику и мебель, подобрать персонал, разработать дизайн журнала.

На сегодняшний момент проект находится на начальной стадии: поиск офисного помещения (сбор документов для участия в конкурсном отборе на размещение в бизнес-инкубаторе г. Владимира), подготовка дизайна журнала. Социальная направленность журнала в том, что он будет информировать жителей города о выгодных предложениях из представленных рекламодателями акций, распродаж, скидок… Журнал будет распространяться бесплатно.

За первые год работы планируется занять 20% рынка. За второй год — лидирующие позиции. Доход планируется увеличить за счет привлечения к продукту новых рекламодателей.

Так как «Бизнес-инкубатор» предоставляет в аренду на льготных условиях полностью оборудованные офисные помещения (мебель, оргтехника, телефон, выход в интернет) — это существенно могло бы помочь на начальном этапе организации компании, значительно сократить затраты по аренде помещения и исключить кредитование для закупки оборудования. А юридическая помощь, помощь бухгалтера, бесплатное обучение в сфере менеджмента, маркетинга, юриспруденции, ведения бухгалтерского учета оказали бы незаменимую помощь и поддержку.

Раздел 2. Виды товаров (услуг).

Рекламодателям будут предложены интересные размещения (рекламные поверхности) в журнале, в виде разворота (2 страницы), на которых можно будет полно рассказать о своих предложениях. Так же будут предложены ламинированные обложки журнала. Рекламодатели смогут позволить себе такое размещение, т.к. стоимость размещения вполне демократична (две страницы по цене 10 000 рублей).

Прайс-лист.

Конкурентными преимуществами журнала являются:

• — низкая стоимость размещения;
• — разноска журнала по домам и офисам;
• — размещение самых лучших предложений рекламодателей, новинки, распродажи;
• — журнал рассчитан на очень широкий круг читателей;
• — продуманный дизайн страницы позволяет легко и комфортно воспринимать информацию;
• — за счет большой площади размещения рекламы (2-е полосы) у рекламодателя будет отличная возможность продвижения товара.

Раздел 3. Рынки сбыта товаров и услуг.

Основными рекламодателями являются компании, представляющие малый и средний бизнес. Это и мебельные компании, турфирмы, клиники, салона дверей, окон, одежды, различные бутики, автосалоны, фитнес-клубы и многие другие, у которых есть интересные предложения, скидки для жителей города.

Целевая аудитория: люди в возрасте от 18 лет, заинтересованные, в приобретении товаров по выгодным ценам.

Территория распространения: г. Владимир. Распространение бесплатное.

Емкость рынка: в нашем городе более 8000 компаний. Из них около 700 — промышленные предприятия, 2000 — социальная сфера (больницы, сады, школы…), 5500 — потенциальные компании рекламодателей (магазины, салоны…). По проведенным мною опросом 10-ти рекламодателей: 8-ми идея создания такого журнала понравилась и они готовы сотрудничать, а два подумают над таким размещением. Исходя из этого, можно сделать вывод, что как минимум 1000−2000 компаний будут размещаться в журнале «ДИСКОНТО».

Раздел 4. Конкуренция на рынках сбыта.

На данный момент в городе издается журнал «100ЛИЦа». Тематика этого журнала: статьи о городе, интервью с VIP-персонами, светские мероприятия, ночные клубы и развлечения. А журнал «"ДИСКОНТО» — это полностью рекламный журнал, публикующий в виде каталога лучшие и выгодные предложения компаний. Поэтому журнал «ДИСКОНТО» полностью отличается от журнала «100ЛИЦа» и поэтому будет иметь популярность у рекламодателей и жителей города. Что же касается бесплатных газет — реклама в них достаточно дешевая, но срок работы объявления весьма короток, т.к. каждую неделю выходит свежий номер. А журналы обладают самым длительным жизненным циклом из всех СМИ. В итоге можно сделать вывод, что журнал «ДИСКОНТО» будет интересен горожанам, за счет большого количества полезной информации и востребован у рекламодателей за счет невысокой стоимости публикации.

Раздел 5. План маркетинга.

Цели маркетинговой кампании — привлечение новых рекламодателей. Для увеличения аудитории и объема продаж будут проведены ряд мероприятий: реклама на TV, радио, газеты, подарки рекламодателям. Рекламу журнала, возможно, провести по взаимозачету (компании рекламируют друг друга), не тратя на это денежные средства.

Первый выход журнала «ДИСКОНТО» планируется летом в августе 2014 года. Затем осенью в ноябре, зимой в феврале и летом в августе. За первые год работы планируется занять 20% рынка. За второй год — лидирующие позиции. Доход планируется увеличить за счет привлечения к продукту новых рекламодателей.

Раздел 6. План производства.

Журнал выходит раз в квартал и редакции достаточно времени на подготовку и сбор материалов.

Перечень основных этапов реализации проекта.

Полная производственная мощность будет достигнута в августе 2014 года.

Раздел 7. Организационный план.

В журнале будут постоянно работать:

1. Менеджер (3 человека);

Заработная плата 10 000 рублей/чел. в месяц.

Должностные обязанности:

• — поиск потенциальных клиентов;
• — ведение коммерческих переговоров с клиентами в интересах Фирмы;
• — мотивация клиентов на работу с Фирмой.
• — прием и обработка заказов клиентов, оформление необходимых документов.
• 2. Администратор (1 человек).

Заработная плата 7000 рублей в месяц.

Должностные обязанности:

• — обеспечивает подготовку офиса к рабочему дню
• — оформляет необходимые документы для заключения договоров на: поставку канцтоваров, расходных материалов и иных товарно-материальных ценностей, необходимых для работы офиса; техническое обслуживание и ремонт оргтехники; иные услуги.
• — осуществляет контроль за оформлением помещений, следит за подготовкой и выпуском рекламных и иных информационных материалов в офисе.
• — организует делопроизводство офиса, прием входящих звонков и управление исходящими звонками.
• — консультирует клиентов по телефону, предоставляет информационные и иные материалы (визитки, прайсы, буклеты, пр.).
• — ведет учет посетителей.
• — выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

По совместительству:

1. Корректор (1 человек);

Заработная плата 2000 рублей за выход журнала.

Должностные обязанности:

Вычитка — читка оригинала текста перед сдачей ее в верстку с целью устранить орфографические и пунктуационные ошибки, установить единообразие сокращений, единиц измерения, написания слов, окончательно проверить ссылки на таблицы, иллюстрации и позиции иллюстраций, указать на пропущенные автором смысловые и стилистические ошибки и т. п.

2. Дизайнер (1 человек);

Заработная плата 10 000 рублей за выход журнала.

Должностные обязанности:

• — осуществление приема заказов на разработку графической части оригинал-макетов рекламных объявлений и элементов оригинал-макетов, а также пожеланий и требований, необходимых для их создания; совместно с заказчиком и ответственным менеджером согласование сроков их изготовления.
• — создание графической части оригинал-макетов рекламных объявлений
• — создание графической части коммерческой рекламы, предназначенной для презентации рекламных возможностей потенциальным рекламодателям.
• — осуществление контроля соответствия изготавливаемых оригинал-макетов рекламных объявлений и графических элементов оригинал-макетов требованиям Закона о рекламе, требованиям заказчика, ответственного сотрудника службы рекламы, внутренним требованиям, существующим в организации, требованиям качества.
• 3. Бухгалтер (1 человек);

Заработная плата 10 000 рублей за выход журнала.

Должностные обязанности:

• — выполняет работу по ведению бухгалтерского учета имущества, обязательств и хозяйственных операций (учет основных средств, товарно-материальных ценностей, затрат на производство, реализации продукции, результатов хозяйственно-финансовой деятельности; расчеты с поставщиками и заказчиками, за предоставленные услуги и т. п.).
• — участвует в разработке и осуществлении мероприятий, направленных на соблюдение финансовой дисциплины и рациональное использование ресурсов.
• — осуществляет прием и контроль первичной документации по соответствующим участкам бухгалтерского учета и подготавливает их к счетной обработке.
• — отражает на счетах бухгалтерского учета операции, связанные с движением основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств.
• — составляет отчетные калькуляции себестоимости продукции (работ, услуг), выявляет источники образования потерь и непроизводительных расходов, подготавливает предложения по их предупреждению.
• — производит начисление и перечисление налогов и сборов в федеральный, региональный и местный бюджеты, страховых взносов в государственные внебюджетные социальные фонды, платежей в банковские учреждения, средств на финансирование капитальных вложений, заработной платы рабочих и служащих, других выплат и платежей, а также отчисление средств на материальное стимулирование работников предприятия.
• — подготавливает данные по соответствующим участкам бухгалтерского учета для составления отчетности, следит за сохранностью бухгалтерских документов, оформляет их в соответствии с установленным порядком для передачи в архив.
• — выполняет работы по формированию, ведению и хранению базы данных бухгалтерской информации, вносит изменения в справочную и нормативную информацию, используемую при обработке данных.
• — выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.
• 4. Логист (1 человек).

Заработная плата 10 000 рублей за выход журнала.

Должностные обязанности:

— распространение журнала по офисам и почтовым ящикам по ведомостям.

В перспективе через год увеличения штата до 12 человек и приглашение на постоянную работу: PR-менеджера, бухгалтера, корректора, водителя, дизайнера, верстальщика, начальника отдела продаж.

Редакция будет оснащена всем для комфортного и успешного труда работников, каждый из сотрудников будет иметь личный компьютер со свободным выходом в Интернет, в редакции будет 3 компьютера, 1 ксерокс, 1факс, многоканальный телефон, 1 лазерный принтер и 1 сканер.

В проект будут приглашены квалифицированные люди с высшим образованием.

Также планируется дополнительное обучение сотрудников (например, для менеджеров — тренинги по продажам) Режим работы редакции: 5-ти дневная рабочая неделя, общие выходные, график работы с 9.00 — 18.00.

Раздел 8. Правовое обеспечение деятельности фирмы.

Направление экономической деятельности — издательская деятельность. В качестве индивидуального предпринимателя Иванова А.А.

Система налогообложения — упрощенная (доходы-расходы).

Юридический адрес: 600 021, г. Владимир, ул. Университетская, д. 9, кв. 55.

Банковские реквизиты:

ИНН 7 750 003 990 КПП 526 002 001.

Расч. счет 40 802 810 800 059 318 272.

Наименование банка Владимирский филиал ОАО «Банк Москвы».

БИК банка 42 220 893 Кор. счет 30 101 810 400 000 000 000.

Раздел 9. Оценка риска и страхование.

Финансовые риски:

• — Неполучение гранта в размере 100 000 рублей. Выход: кредит в банке ВТБ 24.
• — увеличение стоимости необходимого оборудования, аренды. Выход: оформление кредита в банке.
• — нехватка денег на выход в печать журнала. Так как компания будет работать по предоплате, по договорам, а так же будет существовать резервный фонд, такой риск не возникает.
• — нехватка или отсутствие клиентов. Выход: по предварительному опросу клиентов, многим идея создания такого журнала нравится, поэтому минимальное количество постоянных клиентов, а это 40 компаний будут размещаться. Для увеличения сбыта продукции (услуг) и увеличения объема продаж будут проведены ряд мероприятий: реклама на TV, радио, газеты, подарки рекламодателям.
• — Возможность появления на рынке сильного конкурента и более низкой ценой. Выход: компаниям нет смысла размещаться в двух одинаковых продуктах, поэтому своевременное открытие журнала даст большое преимущество перед последователями, т.к. уже будет наработана клиентская база журнала. А цена представленная журналом «ДИСКОНТО» невысокая, поэтому компании, предлагающие цены ниже будут работать себе в убыток и вскоре закроются.

Раздел 10. Финансовый план.

Полноцветный журнал «Дисконто»

Доход от продажи рекламных поверхностей: 1 880 000 рублей за год.

Расходы:

• 1. Производственные (печать и распространение журнала) 428 600 рублей.
• 2. Налоги: 249 826 рублей
• 3. Заработная плата сотрудников: 525 000 рублей.
• 4. Аренда: 114 000 рублей
• 5. Прочие расходы: 87 000 рублей
• 6. Расходы на погашение кредита 283 500 рублей.

Итого всех расходов: 1 647 926 рублей.

Прибыль за первый год составляет 232 074 руб.

Рентабельность = прибыль/себестоимость.

232 074/1647926 = 0,14.

Рентабельность 14%.

На основе вышеприведенных финансовых расчетов можно сделать вывод, что журнал будет твердо стоять на ногах, и в случае непредвиденных обстоятельств (например, уменьшения количества рекламодателей, за счет сезонности) не понесет больших убытков.

Раздел 11. Стратегия финансирования.

Для реализации проекта по созданию журнал «ДИСКОНТО» необходимы вложения в размере 250 000 рублей на закупку компьютерной техники и офисной мебели, на оплату труда сотрудникам и уплаты налогов и сборов.

Источник рублей и микрозайм 150 000 в Центр развития предпринимательства под 10,5% годовых. В случае неполучения гранта и микрозайма необходимо будет взять кредит в банке. Банк HOME CREDIT BANK, сумма 250 000 рублей на год. Срок возврата ежемесячно равными долями в размере 23 625 рублей. Кредит уже одобрен. Кредит выдается без залогов и поручителей.

Получение средств — грант на создание собственного дела в размере 100 000.