Основные понятия документационного обеспечения управления (ДОУ)

Термин «документ» происходит от латинского слова «documentum» — доказательство, свидетельство. Этим словом обозначают любые письменные источники, соответствующим образом оформленные и поэтому имеющие юридическую силу.

В словаре русского языка С. И. Ожегова даются различные толкования понятия «документ»: 1) деловая бумага, подтверждающая какой-либо факт или право на что-либо (расходные документы, проездные документы); 2) то, что официально удостоверяет личность предъявителя (паспорт, справка, удостоверение); 3) письменное свидетельство о чем-нибудь (пр.: древнерусские грамоты являются историческими документами, договор свидетельствует о заключении соглашения в сфере услуг или производства и т. д.).

Термин «делопроизводство» в России возник во второй половине XVIII века. С этого времени его употребление фиксируют лингвистические словари. Термин был образован от сочетания слов «производство дела». Вначале он означал решение судебного или административного вопроса и понимался как деятельность, связанная с принятием решений, т. е. с производством дел. Именно это и было заложено в основу понятия «делопроизводство». Значение дела как собрания документов, относящихся к какому-либо вопросу, — более позднего происхождения по сравнению с первым значением.

Современную терминологию делопроизводства регламентирует ГОСТ Р 51 141−98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», в котором «делопроизводство» определяется следующим образом: отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Наряду с термином «делопроизводство» в последние годы употребляется синонимичный ему термин «документационное обеспечение управления» (ДОУ).

Его возникновение обусловлено изменением организационно-технической базы делопроизводства в связи с внедрением в ДОУ компьютеров, современных информационных технологий создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и использования информации.

Делопроизводство базируется на документировании, под которым понимается регламентированный процесс записи информации на различных носителях с соблюдением определенных норм, установленных правовыми и нормативными актами РФ.

Результатом документирования является документ — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами. Реквизит — это отдельно взятый обязательный элемент любого документа (печать, подпись, дата, номер и т. д.). Совокупность таких элементов позволяет опознать документ, т. е. идентифицировать.

Формуляр документа — это совокупность реквизитов документа и схема их расположения на стандартном листе бумаге. Наличие формуляра, установленного государственным стандартом, обеспечивает единство документирования и документации как в рамках одного учреждения, так и в целом по стране. Формуляр, характерный для определенного вида документов, называют типовым формуляром. В качестве носителя выступает материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации.

Носитель — это всегда результат технических достижений эпохи. В древности в качестве материального носителя для создания документов использовались различные материалы: в Месопотамии — глиняные таблички, в Египте — папирус, в странах Малой Азии, в Европе и на Руси — пергамент — особым образом выделанная бычья или телячья кожа, получившая на Руси название «хартия» или «телятина». В Древнем Новгороде, как известно, применялись береста, доска. В течение многих веков и до настоящего времени наиболее распространенным носителем документной информации во всем мире является бумага.

Наряду с бумагой в наши дни широко используются и новые носители: диски, флеш-карта и др.

Соблюдение определенных правил записи информации придает документам юридическую силу. Юридическая сила — это свойство официального документа, передаваемое ему действующим законодательством РФ, правомочностью организации издавшего его, определенным комплексом реквизитов и установленным порядком его оформления.

Обеспечение документирования — это лишь одна составляющая делопроизводства, вторая его составляющая — это организация работы с документами, которая предполагает весь спектр действий по созданию и обработке документов. Организация работы с документами предполагает проектирование документооборота учреждения, т. е. движения документов с момента их создания или получения до определения их на архивное хранение или уничтожение, а также рациональное и оперативное использование их в текущей деятельности учреждения.

В обществе документы являются основными носителями различной (управленческой, научной, технической, статистической) социально значимой информации. Документы — носители первичной информации. В них информация фиксируется впервые, в то время как книги, газеты, журналы и др. содержат переработанную, вторичную информацию. Возможность сохранения информации во времени позволяет различать документы как носители оперативной и ретроспективной информации.